با بازگشت برخی کارکنان به محل کار و افزایش محیط‌های کار هیبرید، بسیاری از رهبران کسب و کار به دنبال راهی برای افزایش سطح بهره‌وری کارکنان خود در این نوع محیط کار که هم کارکنان دورکار دارد و هم کارکنان مستقر در محل کار هستند. بر اساس گزارش موسسه گارتنر^[۱]، ۵۵ درصد از کارکنان با شرایط کاری انعطاف‌پذیر عملکرد بهتری دارند، در حالی که این عدد در کارمندان تمام وقت تنها ۳۶ درصد است. با این حال کار کردن در محیط‌های کار هیبرید هنوز هم می‌تواند با موانعی برای تمرکز عجین باشد و منجر به کاهش بهره‌وری کارکنان شود.

برخی از این موانع و حواس‌پرتی‌ها شامل ایمیل‌ها یا پیام‌های متنی، تماس‌های صوتی یا تصویری برنامه‌ریزی نشده، اخبار مختلف، اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی و مسئولیت‌های مراقبتی یا خانگی است. در حقیقت، تحقیقات گارتنر نشان می‌دهد، کار در محیط هیبرید افراد را ۲.۵۴ برابر بیشتر از کار در دفتر مستعد برخورد با حواس‌پرتی‌های دنیای دیجیتال می‌کند. به عنوان یک رهبر تیم یا مدیر کسب و کار، وظیفه شما تقویت بهره‌وری است. در ادامه به بررسی استراتژی‌هایی برای رسیدن به این هدف می‌پردازیم.

۱- مدیریت زمان

مطالعات نشان می‌دهد مهارت‌های مدیریت زمان موثر می‌تواند باعث افزایش کارآمدی، وظیفه‌شناسی و رفاه شود و در عین حال استرس افراد را کاهش دهد. همه این موارد تاثیر بالایی در افزایش عملکرد شغلی افراد دارند. با این حال، برخی از کارکنان برای یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان به کمک نیاز دارند. به ویژه آن دسته از کارکنانی که در خانه مشغول به کارند و نظارت کافی بر آموزش آن‌ها نیست. برای کمک به آن‌ها در غلبه بر این چالش‌ها، مهم است که به اعضای تیم خود، بهترین شیوه‌های مدیریت زمان از راه دور را آموزش دهید:

•  برای کار کردن یک روتین روزانه ایجاد کنید و به آن پایبند باشید، چه زمانی که دورکار هستید و چه زمانی که در دفتر کار می‌کنید.
•  وظایف مهم و با اولویت زیاد را در زمان‌هایی که سطح انرژی بالایی دارید انجام دهید.
•  در طول روزهای کاری، زمان‌هایی را برای استراحت‌های کوتاه و دوره‌ای مشخص کنید.
•  اسمارت^[۲] هدف‌گذاری کنید. این مدل از هدف‌گذاری نه تنها مشخص می‌کند که در آینده چه دستاوردی خواهید داشت، بلکه تعیین‌کننده زمان رسیدن به آن نیز هست.
•  برای صرفه‌جویی در وقت و افزایش کارایی، فضای کار خود را مرتب و از هر وسیله غیر ضروری پاک کنید.
•  برای جلوگیری از حواس‌پرتی‌های دیجیتالی، محدودیت‌هایی برای استفاده از تلفن‌های همراه هوشمند یا شبکه‌های اجتماعی تعریف کنید.

۲- از راه‌حل‌های فناورانه مناسب استفاده کنید

یک نظرسنجی مشترک از پلتفرم‌های مدیریت پروژه ریک^[۳] و پالس^[۴] نشان داد که ۵۸ درصد از مدیران به دنبال پلتفرمی برای برنامه‌ریزی بهینه همکاری تیمی، مدیریت پروژه و ارتباطات داخلی هستند. نرم‌افزار مدیریت کار مشارکتی غیرهم‌زمان^[۵] شامل پلتفرم‌هایی مثل آسانا^[۶] یا مایکروسافت پلنر هستند. این دسته از پلتفرم‌ها به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا همه ارتباطات، پرونده‌های پروژه، وظایف محوله و به روز‌رسانی وضعیت پروژه‌ها را در یک پلتفرم آنلاین متمرکز کنند.

با بهره‌گیری از چنین پلتفرم‌هایی به آسانی می‌توان پروژه‌ها را برنامه‌ریزی و اعضای تیم را از همه تغییرات بدون نیاز به برگزاری جلسه یا ایمیل‌های اطلاع‌رسانی، مطلع کرد. این بدان معناست که اعضای تیم در شرایط کار هیبرید می‌توانند بدون توجه به مکانی که در آن قرار دارند، با سایر افراد در ارتباط باشند؛ دیگر نیازی به برنامه‌ریزی جلسات آنلاین هم‌زمان برای هماهنگ کردن افراد وجود ندارد و با حذف فوریت ارتباط هم‌زمان، که اغلب باعث مشغله ذهنی می‌شود، بهره‌وری افراد افزایش پیدا می‌کند.

۳- اهداف و انتظارات را شفاف بیان کنید

در یک محیط کار هیبرید، نمی‌توانید کارکرد اعضای تیم را با استفاده از معیارهای پایه سنتی مانند ساعت‌های کار در دفتر اندازه‌گیری کنید. در عوض، باید انتظارات شفافی از آنچه که آن‌ها باید ارائه دهند داشته باشید. بررسی‌ها نشان می‌دهد تقریبا نیمی از کارمندان روز خود را بدون داشتن تعریف مشخصی از چیزی که انتظار می‌رود به دست آورند، آغاز می‌کنند.

توصیه می‌شود انتظارات خود را در مورد سه حوزه کلیدی عملکرد روشن کنید:

●  کار و وظایف هر فرد

هر فرد چه وظایفی بر عهده دارد و باید چه اهدافی را برای رسیدن به موفقیت برای خود تعیین کند؟

●  تیم هر فرد

کارمند مورد نظر در کدام گروه و با چه کسانی باید همکاری کند؟

●  مشتری هر فرد

چه گروهی از افراد، مشتری کارمند شما هستند و او چگونه می‌تواند مشتریان خود را افزایش دهد؟

۴- از اهمیت برقراری تعادل بین کار و زندگی غافل نشوید

در حالی که ۷۰ درصد از کارکنان گزینه انعطاف‌پذیر شرایط کار هیبرید را می‌خواهند، یک نفر از هر پنج نفر احساس می‌کند مدیرش به تعادل کار و زندگی او اهمیتی نمی‌دهد. یک نظرسنجی توسط شرکت مایکروسافت نشان می‌دهد که علاوه بر این تعداد، ۹۳ درصد از کارکنان در شرایط کار هیبرید احساس خستگی مفرط می‌کنند که ناشی از کار بیش‌ از حد است.

اگر این روند ادامه یابد، می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی شود که انرژی، انگیزه، هدف‌مندی و کیفیت کلی عملکرد کارکنان را کاهش می‌دهد. بنابراین، ضروری است که در زمینه تعادل بین کار و زندگی برای تیم خود الگو باشید. ساعت‌های خاصی را برای برقراری ارتباط در روز مشخص و پس از آن کار را تعطیل کنید. در برابر میل به ارسال یا پاسخ دادن ایمیل‌ها پس از ساعت‌های کاری مقاومت کنید و به کارمندان هم امکان دهید مرزهای خود را ایجاد کنند.

۵- محدودیت‌هایی را برای جلسات مجازی تعیین کنید

بر اساس تحقیقات مایکروسافت که پیش‌تر هم به آن اشاره کردیم، مدت زمان صرف شده در جلسات مجازی در سالی که گذشت ۲ برابر شده است. مدت زمان هر جلسه نیز از میانگین ۳۵ دقیقه به ۴۵ دقیقه افزایش یافته است. علاوه بر این، ۶۲ درصد از این جلسات، بدون برنامه‌ریزی قبلی برگزار شده است. این روند باعث مختل شدن روند کار کارکنانی می‌شود که باید در این جلسات شرکت کنند.

مطالعه دیگری در سال ۲۰۱۹ نشان داد که وقفه در محل کار استرس را افزایش می‌دهد، محدوده توجه را ضعیف می‌کند و منجر به بروز خطاهای غیرارادی بیشتری می‌شود. در برخی موارد، برگزاری جلسات مجازی ضروری است، اما هنگامی که این جلسات بدون برنامه‌ قبلی برگزار شود یا فراتر از زمان تعیین شده به‌طول بینجامد، می‌تواند حجم کاری و استرس را که اغلب کارمندان در شرایط کار هیبرید تجربه می‌کنند، بیشتر کند.

به احتمال زیاد شما و تیم‌تان در زمان دورکاری، تعداد جلسات بیشتری برگزار کرده‌اید. اکنون با عبور از دورکاری، زمان آن است که تعیین کنید چه جلساتی برای حفظ عملکرد حیاتی هستند. اگر می‌توانید، بهتر است یک روز خاص در هفته را به عنوان روز «بدون ملاقات» در نظر بگیرید تا کارکنان زمانی را برای اختصاص به کارهای خود داشته باشند. در صورتی که تصمیم به ساده‌تر کردن جلسات مجازی گرفتید، مطمئن شوید که اولویت‌ها و عوامل مزاحم در طول جلسات را مشخص کرده‌اید و سعی در حذف آن‌ها داشته باشید.

۶- بر ایجاد روحیه تیمی تمرکز کنید

کارکنان منعطفی که می‌توانند روابط خود را با همکاران هم به صورت حضوری و هم در بستر مجازی حفظ کنند، در یک محیط کار هیبرید پیشرفت خواهند کرد. اما کسانی که در برقراری ارتباط مهارت چندانی ندارند، ممکن است برقراری ارتباط از راه دور را دشوار بدانند. به گزارش هاروارد بیزینس ریویو، برای این گروه از افراد، عدم انسجام منجر به احساس عدم هماهنگی با همکاران و مدیران می‌شود و توانایی آن‌ها برای همکاری را کاهش می‌دهد.

همکاری ضعیف می‌تواند در وهله بعد به بهره‌وری آسیب برساند. بنابراین با ابتکارات زیر، فرهنگ روحیه تیمی را در سازمان خود تقویت کنید:

●  بازخورد منظم کارکنان

هر هفته زمانی را به کارکنان اختصاص دهید تا ایده‌هایی در مورد گردش کار یا بهبود سازمان ارائه دهند، سپس به صورت گروهی تصمیم بگیرید ایده‌ چه کسی برنده است.

●  فعالیت‌های تیمی

زمان صرف نهار یا استراحتی کوتاه برای نوشیدن قهوه به صورت گروهی هم در بین گروه‌های حاضر در محل کار و هم افراد دورکار (از طریق ویدئو کنفرانس) وقت خوبی برای برقراری ارتباط است. با توجه به تعداد کارکنانی که می‌خواهند در چنین برنامه‌هایی شرکت کنند، می‌توانید گروه‌های کوچک‌تری برای عمق بخشیدن به ارتباطات تعیین کنید.

●  ارتقاء سلامتی افراد

کلاس‌های تمرین مجازی برای بهبود سلامت روان یا چالش‌های تناسب اندام را برای ارتقاء رقابت دوستانه بین همکاران و سرمایه‌گذاری در رفاه و تندرستی آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

●  فعالیت‌های انسان‌دوستانه

برای یک ماموریت خیریه با هم همکاری و بودجه‌ای جمع‌آوری کنید، زیرا این کار می‌تواند به همه اعضای تیم در حرکت به سمت یک هدف مشترک کمک کند و روحیه تیم را از طریق فعالیت‌های بشردوستانه بهبود دهد.

●  انتخاب کارمندان

به کارکنان اجازه دهید تا برنامه‌های تیمی خود را داشته باشند. وقتی گروه در انتخاب این برنامه‌ها اختیار داشته باشد، می‌تواند برای شرکت در آن هیجان بیشتری داشته باشند.

تیم هیبرید خود را به سمت حداکثر بهره‌وری هدایت کنید

محیط کار هیبرید یکی از روش‌های کار رایج در سازمان‌های سراسر جهان است. با این حال، این مدل تنها در صورتی باعث بهبود عملکرد سازمان می‌شود که کارکنان نیز در چنین محیط‌های کاری احساس موفقیت و تاثیرگذاری داشته باشند. با تمرکز بر این استراتژی‌ها نه تنها خروجی تیم خود را به حداکثر می‌رسانید، بلکه مطمئن می‌شوید که آن‌ها علی‌رغم چالش‌های محیط کار جدید، احساس تعلق و خوشحالی خواهند داشت.

^[۱] Gartner

^[۲] SMART

^[۳] Wrike

^[۴] Pulse

^[۵] Asynchronous collaborative work management

^[۶] Asana