استخدام و حفظ کارمندان در یک سازمان هیچ‌گاه روند ساده‌ای نداشته است. استخدام فرایندی سخت‌گیرانه و زمان‌بر است که با اعلام فرصت‌های شغلی مورد نظر سازمان آغاز شده و با انتخاب، بررسی صلاحیت و استخدام کارمند مناسب به پایان می‌رسد. به‌طور معمول کارمندان تازه‌وارد در هفته‌های اول، در محیط کاری خود احساس غریبگی می‌کنند. برای همین استعفای برخی از آنها در همان ماه‌های اول مساله دور از ذهنی نیست.
شرکت‌ها می‌توانند بستر ویژه‌ای را برای سازگاری کارمندان جدید فراهم آورند و به آنها کمک کنند تا خود را عضوی از تیم دانسته و احساس مشارکت بیشتری داشته باشند. همسوسازی کارمندان یا «آن‌بوردینگ» فرایندی حیاتی است که همه سازمان‌ها باید آن را عملی کنند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان تازه‌وارد نه‌تنها در محیط کاری خود احساس آسایش و راحتی دارند، بلکه از جایگاه خود راضی هستند و نقش سازنده‌ای را ایفا می‌کنند. همسوسازی یک مسئولیت فردی نیست و هم مدیران و هم کارمندان شرکت را درگیر می‌کند. روند همسوسازی بسته به شرایط، ممکن است تا یک سال هم طول بکشد.
چه راهکارهایی برای همسوسازی و حفظ کارمندان وجود دارد؟
به کارمندان جدید کمک کنید تا عملکردشان را بهبود بخشند
بر اساس تحقیقاتی که توسط «شورای مدیریت سازمانی» انجام شده، کارمندان هنگامی که تحت یک برنامه همسوسازی کارآمد قرار می‌گیرند، به‌طور غیرمنتظره‌ای تلاش خود را تا حدود ۲۰ درصد افزایش می‌دهند. در یک مطالعه دیگر که توسط گروه «وینهرست» (Wynhurst) در سال ۲۰۰۷ انجام شده، در صورت وجود یک برنامه همسوسازی منظم در شرکت، کارمندان تازه‌وارد ۵۸ درصد بیشتر تمایل به همکاری با شرکت مربوطه دارند. واضح است که همسوسازی کارمندان، به آنها کمک می‌کند که بهترین کارایی را داشته باشند. کارایی یک عنصر حیاتی در هر سازمان است؛ چراکه هیچ سازمانی قصد ندارد کارمندانی را استخدام کند که نسبت به کار بی‌علاقه بوده و تلاش کافی نداشته باشند. به‌عنوان بخشی از برنامه حفظ کارمندان، برخی شرکت‌ها جلساتی را برای آموزش استخدامی‌های جدید برگزار می‌کنند تا آنها را با چشم‌اندازها، اهداف، عقاید و اصول و ارزش‌های کاری سازمان آشنا سازند. این تنها، مرحله اول همسوسازی است. کارمندان همچنین باید برای درک وظایف خود در سازمان آموزش ببینند.
به کارمندان جدید اجازه دهید راحت باشند
تازه‌وارد بودن در هر جایی ممکن است سخت باشد. وقتی کارمندی توسط شرکتی استخدام می‌شود، اغلب خودش را تحت فشار قرار می‌دهد تا از همان ابتدا سریع و ماهرانه عمل کند. این احساس فشار موجب ایجاد تنش‌های غیرضروری می‌شود که بر عملکرد او تاثیر می‌گذارد و باعث می‌شود احساس ناراحتی کند. مطالعه‌ای که توسط «جک فیتز-انز» (Jac Fitz-enz) انجام شده و در کتابش با عنوان «بازدهی سرمایهگذاری انسانی» آمده، نشان می‌دهد که ارتباط واضحی بین همسوسازی کارمندان و حفظ آنها وجود دارد. این مطالعه روی ۱۲ نفر صورت گرفت که برای پست‌های مهمی در یک سازمان استخدام شده بودند. تنها چهار نفر از آنها که در گذراندن فرایند همسوسازی ناموفق بودند، استعفا دادند. پس بدیهی است که شرکت‌ها باید در ایجاد حس آسایش کارمندان جدید در رابطه با مسئولیت‌هایی که به آنها سپرده شده، بهتر عمل کنند.
افزایش انگیزه کارکنان باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شود
استفاده از کارمندان ناکارآمد در بلندمدت می‌تواند بسیار گران تمام شود. در ایالات متحده و انگلستان شرکت‌ها به خاطر اینکه کارمندان جدیدشان وظایف خود را به‌درستی درک نمی‌کنند، سالانه میلیارد‌ها دلار ضرر می‌بینند. همسوسازی مناسب باعث می‌شود هزینه‌های مرتبط با آموزش مقدماتی کارمندان کاهش یابد. این سرمایه اضافی ذخیره‌شده می‌تواند در راه ایجاد انگیزه کارمندان و تلاش برای حفظ آنها صرف شود. پس شرکت‌ها می‌توانند از طریق اجرای روش‌های موثر همسوسازی، در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند.
روند شروع‌به‌کار نیرو‌های جدید را تسهیل کنید
برخی شرکت‌ها به استعدادهای جدید خود زمان کافی برای سازگاری و آشنایی با محیط کار نمی‌دهند. ممکن است مدیران به محض استخدام، یک کار سخت را بدون نشان‌دادن روش یا به قول خودشان «طناب» به کارمند جدید بسپارند. معرفی کارمند جدید به اعضای تیم و همه کارمندان شرکت ضروری است. همسوسازی مناسب، مانند آماده‌سازی کارمند جدید برای سفر پیش رویش است. به‌عنوان مثال، یک مدیر می‌تواند کارمند جدید را به سایر اعضای تیم معرفی کند، همه کارهای اداری را قبل از روز اول کاری به پایان رساند و مطمئن شود که میز کار کارمند جدید آماده شده است. هرچه این مرحله شروع‌به‌کار ساده‌تر باشد، شانس حفظ استعداد جدید هم بیشتر می‌شود.
کاری کنید که کارمندان احساس کنند تلاش‌شان دیده می‌شود.
چه در خانه و چه در محل کار، بیشتر مردم مایل‌اند که احساس کنند دیگران از آنها قدردان هستند. کارمندانی که شغل جدیدی پیدا می‌کنند، اغلب تلاش زیادی می‌کنند تا ارزش خود را به مدیران اثبات کنند. با این حال، اگر تلاش‌های آنها با انتقادات منفی روبه‌رو شود یا اصلا دیده نشود، این کارمندان رفته‌رفته ناراضی و بی‌‌انگیزه می‌شوند.
این مساله می‌تواند به‌شدت بر بازدهی کاری آنها تاثیر بگذارد و باعث شود احساس تعلق خود به تیم را از دست بدهند. از سوی دیگر، کارمندانی که حمایت‌های فراوانی از طرف مدیران و همکاران خود دریافت می‌کنند، نگرش مثبت‌تری دارند و حتی بهتر عمل می‌کنند. در نتیجه قدردانی می‌تواند به حفظ کارمندان کمک کند.
روش‌های حیاتی برای همسوسازی موثر کارمندان کدام‌اند؟
برنامه‌هایی ایجاد کنید که باعث جلب اعتماد شوند
مدیرکل برای طراحی یک چهارچوب اعتمادسازی موثر در شرکت، باید با مدیران سطوح پایین و سرگروه‌ها همکاری کند. این چهارچوب را می‌توان در برنامه جامع همسوسازی شرکت وارد کرد. به‌عنوان مثال وقتی یک فرد جدید به استخدام یک بخش شرکت درمی‌آید، مدیر مربوطه می‌تواند عملکرد‌ها و سیاست‌های سازمانی را به او آموزش دهد. حساس‌سازی کارمند به این شکل، باعث محکم‌شدن پایه اعتماد بین کارمندان می‌شود.
راه‌های ارتباطی شفاف ایجاد کنید
وقتی کارمندی کار جدید خود را شروع می‌کند، ممکن است بسته به وظایف و مسئولیت‌های پستش، احساس وحشت کند. در نتیجه، از بیان مشکلات و نگرانی‌های خود به مدیریت اجتناب می‌ورزد یا این موضوع برایش به یک ریسک وحشتناک تبدیل می‌شود. بخشی از فرایند همسوسازی شرکت شما باید شامل ایجاد راه‌های ارتباطی مناسب باشد که استخدامی‌های جدید را تشویق کند تا نظرات خود را در مورد کارشان مطرح کنند. اگر مدیران بخواهند کارمندان خود را حفظ کنند، باید همه آنها، چه تازه‌وارد و چه قدیمی را مورد حمایت قرار دهند. همسوسازی کارمندان تا حدودی شامل از بین بردن فشارهای غیرضروری به نیرو‌های جدید و آسودگی خاطر آنهاست.
بازخورد مستمر ارائه دهید
همان‌طور که قبلا هم اشاره شد، کارمندان تازه‌وارد باید در جایگاه خود احساس آرامش و ارزشمندی کنند. دستیابی به این شرایط سخت نیست. مدیران صرفا باید به‌طور منظم بابت تلاش‌های کارمندان به آنها بازخورد مثبت دهند تا آنها را حفظ کنند. اگر فردی در یک پست به‌طور فوق‌العاده‌ای عمل کند، مدیریت باید کاملا در جریان تلاش‌های او باشد. از سوی دیگر، اگر فردی به اندازه متوسط تلاش کند، مدیریت باید نقد مثبت ارائه دهد و حمایتش کند تا موفقیت حاصل شود. به این ترتیب استخدامی‌های جدید مطمئن می‌شوند که از آنها قدردانی می‌شود و نهایتا احساس تعلق به تیم خواهند داشت.
مربیانی را به کارکنان جدید اختصاص دهید
یکی دیگر از راهکار‌های موثر برای اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن فرایند همسوسازی این است که کارمندان باتجربه‌تر (و نه لزوما مدیر) را به‌عنوان مربی برای نیرو‌های جدید در نظر بگیرید. این امر نه‌تنها به آنها اجازه می‌دهد تا با افراد هم‌سطح خود معاشرت کنند، بلکه روند سازگاری و آشناسازی را ساده‌تر می‌کند. مربیان باید نگرش مثبت و شخصیت دوستانه‌ای داشته باشند تا الگویی ایده‌آل برای کارمندان جدید در نظر گرفته شوند. این مربیان شروع‌به‌کار استخدامی‌های جدید را ساده می‌کنند، به آنها نشان می‌دهند که کارها چطور پیش می‌رود و برای انجام‌شان به آنها انگیزه می‌دهند.
خلاق باشید
هیچ راهبرد قاطعی برای همسوسازی کارمندان وجود ندارد؛ چراکه این مساله جای زیادی برای خلاقیت دارد. به‌عنوان مثال، مدیریت می‌تواند پیشنهاد دهد که همه افراد تازه‌وارد هفته اول ناهار را مهمان شرکت باشند. یا بعد از ساعت کاری یک برنامه غیررسمی برای رفتن به بولینگ یا بیس‌بال تدارک ببینید. با چنین اقداماتی می‌توانید دل کارمندان جدید را به دست آورید. به‌طور طبیعی، هر قدم مثبتی که در جهت بهبود حفظ کارمندان برمی‌دارید، اقدام بجایی است. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که کارمندان‌شان تمام ابزار مورد نیاز را برای پیشبرد کارشان در اختیار دارند. این شامل آماده‌سازی میز کار، اطمینان از عملکرد صحیح تلفن و کامپیوتر و فراهم‌کردن هر ابزار مورد نیاز دیگر برای کارمند است. مطمئنا وقتی کارمندان رفتار محترمانه‌ای ببینند، قدردانی خود را ابراز می‌کنند.
معایب همسوسازی ضعیف کارمندان چیست؟
- همسوسازی ضعیف کارمندان، روحیه جمعی شرکت را کاهش می‌دهد
وقتی یک استعداد متعهد از کارش ناامید می‌شود و تصمیم به استعفا می‌گیرد، روی روحیه جمعی شرکت تاثیر می‌گذارد. حتی ممکن است باعث ایجاد مشکلات بزرگ‌تری شده و تاثیرات منفی بیشتری روی کارمندان بگذارد.
- همسوسازی ضعیف با نرخ بالای جایگزینی کارمندان برابر است
هزینه جایگزینی کارمندانی که به‌تازگی استخدام شده‌اند، می‌تواند بسیار بالا باشد. در حقیقت، برای یک شرکت خرج‌کردن منابع به‌منظور همسوسازی کارمندان هزینه بسیار کمتری دارد تا تکرار روند استخدام از نو. همسوسازی صحیح باعث می‌شود که از همان ابتدا رابطه بهتری بین کارفرما و کارمند شکل بگیرد.
- همسوسازی ضعیف باعث عدم رشد کسب‌وکار می‌شود
شرکت‌هایی که از روش‌های ناکارآمد همسوسازی بهره می‌برند، اغلب نرخ رشد آهسته‌‌تری را تجربه می‌کنند. گذشته از این، گاهی یک کارمند جدید به محض اینکه وارد شرکتی می‌شود، به‌سرعت و بدون آموزش مقدماتی وظایف، دستوراتی به او داده می‌شود. این عملکرد بازدارنده است. عدم همسوسازی مناسب می‌تواند برای هر سازمانی مضر باشد.
- همسوسازی ضعیف، نرخ حفظ کارمندان را کاهش می‌دهد
وقتی استخدامی‌های جدید در شغل جدید خود احساس نارضایتی یا عدم تحسین و قدردانی می‌کنند، ممکن است حس کنند که باید استعفا دهند و به‌دنبال شغل رضایت‌بخش‌تری باشند. در نتیجه، نرخ کلی حفظ کارکنان کاهش می‌یابد. سازمان‌هایی که برنامه‌های همسوسازی خوبی دارند، ارزش استعدادهای جدید را درک کرده و برای حفظ آنها دست به هر تلاشی می‌زنند.
چگونه آشناسازی کارمندان و همسوسازی آنها با هم پیش می‌روند؟
همسوسازی کارمندان به هیچ‌وجه امری مقطعی نیست. همسوسازی موفق ممکن است تا ۱۲ ماه و حتی بیشتر هم طول بکشد و نیازمند تلاش همگانی همه اعضای سازمان است. با این حال، همسوسازی به یک سازمان اجازه می‌دهد تا استعدادهای برتر خود را حفظ کند و انگیزه کارکنان را برای ارائه بهترین عملکرد بالا ببرد. شرکت‌هایی که مایل به استخدام کارمندان پربازده هستند، نخست باید فورا نیازهای کارمندان جدید را برآورده کنند. همسوسازی و آشناسازی به یک معنی نیستند و نباید اشتباه گرفته شوند. آشناسازی فرایندی است که می‌تواند محدود به منابع انسانی یا یک گروه خاص باشد که هدفش نیازسنجی عملیاتی است و معمولا در طول یک هفته به پایان می‌رسد، اما همسوسازی تلاش گسترده‌تری است که حتی سهام‌داران و ذی‌نفعان را نیز دربر می‌گیرد.
آشناسازی و همسوسازی در کنار هم روش‌هایی هستند که باید برای سازگاری کارمندان جدید با اهداف و ارزش‌های شرکت اجرا شوند. همچنین به کارمندان کمک می‌کنند که احساس مشارکت بیشتری با تیم داشته باشند و نهایتا موجب حفظ آنها می‌شوند.
