اگر از افراد موفق دلیل موفقیت‌شان را بپرسید، اکثرا «مدیریت زمان» را علت این موفقیت می‌دانند. مشکل این روزهای بسیاری از افراد، بخصوص قشر کارآفرین، این است که تمرکز خود را روی انجام کارهای زیادی به طور هم‌زمان قرار می‌دهند. اما باید بدانید که کارها زمانی شروع به بهبود می‌کنند که روی کارهای کمتر اما با اهمیت بالاتر تمرکز کنید.
تدوین یک برنامه مدیریت زمان به این معنی است که کارهای خود را اولویت‌بندی و کارهای بی‌اهمیت را از لیست کارهای روزانه خود حذف کنید. بدیهی است که کار بی‌اهمیت امروز می‌تواند در آینده جزء کارهای در اولویت باشد و مدیریت زمان دقیقا به معنای رسیدن به کارها در زمان درست است. این یک روش هوشمندانه برای کاهش استرس و در عین حال افزایش بهره‌وری شما است.
۴ گام برای یک برنامه‌ریزی موثر
مهارت‌های مدیریت زمان به طور طبیعی به وجود نمی‌آیند. حتی افراد با بیشترین بهره‌وری هم بدون برنامه به سختی می‌توانند در مسیر خود باقی بمانند.
اگر وظایف و کارهای خود را از قبل برنامه‌ریزی نکنید، باید به‌صورت لحظه‌ای برای انتخاب بین چندین کار تصمیم بگیرید. این روند در ساعت‌های اولیه روز شاید کار کند اما هرچه به انتهای ساعت کاری نزدیک می‌شوید، ذهن شما خسته و خسته‌تر می‌شود و برای تصمیم‌گیری نیازمند انرژی بسیار زیادی خواهید بود. مشکل بزرگ دیگری که می‌تواند باعث اخلال در کارهای شما شود، برنامه‌ریزی اشتباه است.
ما انسان‌ها ذاتا در حدس زدن مدت زمان انجام کارها ضعیف هستیم. ما مایل هستیم بسیار خوش‌بینانه مدت زمان لازم برای انجام کارها را تخمین بزنیم و تصور می‌کنیم می‌توانیم سریع‌تر از آنچه در واقعیت عملی است، کارها را به پایان برسانیم.
به همین دلیل است که در ابتدای روز، تصور می‌کنیم قرار است پنج کار بسیار مهم را تمام کنیم؛ اما با رسیدن به پایان روز، تنها یکی از کارها را، آن هم نصفه و نیمه تمام کرده‌ایم. ضمن اینکه بسیاری از روزها حتی یک کار در اولویت را هم به پایان نمی‌رسانیم و روی یک سری پروژه‌های کوچک که حتی مهم هم نیستند، گیر می‌کنیم.
با داشتن مهارت در تدوین برنامه زمانی اصولی، خستگی تصمیم‌گیری را کاهش می‌دهید، اشتباه برنامه‌ریزی را از بین می‌برید و قادر خواهید بود زمان و بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید.
۱- بودجه زمانی ایجاد کنید
مشخص کردن زمان انجام هر کار برای اکثر ما امری دشوار است. ردیابی زمان می‌تواند گره این مشکل را باز کند. با ردیابی زمانی که در حال حاضر برای انجام هر کار صرف می‌کنید، می‌توانید در تخمین زمان لازم برای انجام کارهای مشابه در آینده بهتر عمل کنید. بدون ردیابی زمان، دقت تخمین‌های شما کمی کمتر می‌شود، اما همچنان می‌توانید این کار را انجام دهید. می‌توانید با نوشتن زمان شروع و پایان برای تمام کارهایی که در روز باید انجام شود، زمان خود را به صورت دستی پیگیری کنید.
لیستی از تمام وظایف و اهداف خود تهیه کنید
برای ایجاد بودجه زمانی، تمام وظایف و اهداف تکراری خود را برای هفته پیش رو فهرست کنید. فراموش نکنید که وظایف اداری مانند پرداخت صورتحساب‌ها، حقوق و دستمزد و کارهایی از این دست را نیز در نظر بگیرید.
تخمین بزنید که چقدر زمان نیاز دارید
هنگامی که فهرستی از همه کارهایی که باید انجام دهید تهیه کردید، سعی‌کنید زمان لازم برای تکمیل هر کار را تخمین بزنید.
تا زمانی که به طور دقیق نمی‌توانید مشخص کنید که هر کار چقدر وقت خواهد برد، از تخمین‌های خود استفاده کنید و با افزودن کمی زمان به تخمین اولیه، به خودتان فرصتی برای خطا بدهید.
ساعت کار خود را در هفته زیر ۴۰ ساعت نگه دارید
سعی کنید برنامه هفتگی خود را برای کارهای هفته آینده به چیزی کمتر از ۴۰ ساعت برسانید. اگر زمان تخمینی شما بیشتر از این باشد، احتمالا باید در اولویت‌های خود تجدید نظر کنید یا بخشی از کار را به افراد دیگر بسپارید.
اگر برنامه شما ۳۰ ساعت یا کمتر است، احتمالا برخی از کارهای کوچک را فراموش کرده‌اید. این کارهای کوچک می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پاسخ دادن به ایمیل‌ها
- چک کردن کارها با کارمندان
- کمک به مشتریان
- برنامه‌ریزی برای هفته بعد
- برنامه‌ریزی برای اتفاقات غیرمترقبه
در نهایت، به یاد داشته باشید که هر چقدر هم در برنامه‌ریزی زمان خود ماهر باشید، گاهی به ناچار در موقعیت‌هایی قرار خواهید گرفت که وظایف یا تعهدات غیرمنتظره‌ای جلوی شما ظاهر می‌شوند که باید در اسرع وقت تکمیل شوند.
پس زمانی را در هفته به انجام این کارهای پیش‌بینی‌نشده اختصاص دهید تا مطمئن شوید که می‌توانید همه کارهای در اولویت را تکمیل کنید.
۲- وظایف را اولویت‌بندی کنید
بعد از ایجاد بودجه زمانی و فهرست کردن هر کاری که باید در هفته انجام دهید، وقت آن است که فهرست خود را اولویت‌بندی کنید.
به لیست وظایف خود نگاه کنید و یک ستاره در کنار هر چیزی که برای شما در اولویت است قرار دهید. این اولویت‌ها شامل کارهایی است که هم باید در زمان مقرری انجام شوند و هم برای موفقیت کسبوکار شما مهم هستند. در قدم بعدی، یک نقطه یا علامت در کنار کارهایی که در اولویت‌های پایین‌تر قرار دارند بگذارید. این‌گونه می‌دانید کدام کارها در اولویت هستند. از کارهای با اولویت شروع کنید و اگر موفق به انجام آنها شدید به سراغ کارهای کم اهمیت‌تر بروید.
از واگذاری برخی از وظایف به دیگران نترسید
گاهی‌اوقات می‌توانید برخی از کارهایی که در فهرست اولویت‌ها در انتها قرار دارند را به افراد دیگر بسپارید.
این وظایف ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- کارهای تکراری که در جریان کار شما قرار می‌گیرند.
- وظایفی که با رویه‌ها و نتایج به وضوح تعریف شده است.
- وظایف مدیریتی که نیاز به دانش یا تخصص کمتری دارند.
در نهایت، پس از واگذاری برخی وظایف به افراد دیگر، می‌توانید لیست کارهای خود را کوتاه و قابل اجرا کنید. اگر کاری چه از نظر زمانی و چه از نظر موفقیت کسبوکار ضروری نیست و ارزش واگذاری به شخص دیگری را ندارد، می‌توانید به حذف آن از لیست خود فکر کنید.
۳- یک برنامه زمانی ایجاد کنید
اکنون که به طور حدودی می‌دانید انجام کارهایتان چقدر طول می‌کشد و اولویت‌های شما هم مشخص شده، می‌توانید برنامه‌ریزی را شروع کنید.
برنامه خود را بر اساس هفته پیش‌رو ترسیم کنید
برنامه‌ریزی کردن برای چندین هفته آینده، کاری وسوسه‌انگیز است اما بهتر است این کار را نکنید. اگر سعی کنید برای چند هفته برنامه‌ریزی کنید، فقط از مسیر خارج می‌شوید.
از بلوک‌های زمانی استفاده کنید
یک راه عالی برای ایجاد برنامه هفتگی و پایبندی به آن، استفاده از بلوک‌های زمانی است. این تکنیک شامل اختصاص مدت زمان مشخص برای انجام هر کار خاص است. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که ۱۵ دقیقه ابتدای هر روز کاری خود به ایمیل‌ها پاسخ دهید و سپس ۹۰ دقیقه روی مهم‌ترین کار روز وقت بگذارید.
از بلوک‌های زمانی برای مشخص کردن وقت‌هایی از روز استفاده کنید که می‌خواهید روی کار خاصی متمرکز باشید.
این تکنیک علاوه بر اینکه شما را قادر به منظم کردن برنامه‌تان می‌کند، باعث می‌شود برای انجام آن کار در وضعیت ذهنی مناسبی قرار بگیرید. زیرا با این روش شما دقیقا می‌دانید چه زمانی قرار است چه کاری را انجام دهید.
زمان اتمام روز کاری را مشخص کنید
اگر می‌خواهید دچار فرسودگی شغلی نشوید و در طول روز کاری بهره‌وری خود را حفظ کنید، زمان استراحت و اتمام کارها را مشخص کنید.
۴– روی نرم‌افزارهای مدیریت زمان سرمایه‌گذاری کنید
در حالی که مطمئنا می‌توانید از یک لیست ساده برای مدیریت کارها و زمان خود استفاده کنید، یک ابزار مدیریت زمان می‌تواند در ردیابی زمان، سازماندهی وظایف و کارهایی از این دست به شما کمک کند.
تله‌های مدیریت زمان که نباید در آن بیفتید
فهرست کردن وظایف، تنها یک بخش از برنامه‌ریزی است نه کل آن. اگر در حال حاضر با مدیریت زمان دست‌وپنجه نرم می‌کنید، احتمالا در اولین تلاش‌های خود اشتباهاتی انجام خواهید داد. البته به مرور زمان با آزمون و خطا مدیریت زمان را به خوبی یاد می‌گیرید. اما اگر می‌خواهید سریع‌تر به نتیجه برسید، مراقب اشتباهات رایج زیر باشید:
اشتباه رایج شماره ۱: نداشتن اولویت‌بندی
هنگامی که زمان لازم برای انجام کارها از زمان موجود در یک روز بیشتر می‌شود، یعنی در پایان یک روز برخی از کارها انجام نشده باقی خواهد ماند.
اولین قدم این است که بپذیرید شما در یک روز کاری تنها قادر به انجام مقدار محدودی کار هستید. در مرحله دوم باید اولویت‌های خود را طوری تنظیم کنید که کارهایی که واقعا باید انجام شوند در لیست کارهای روزانه نوشته شوند. افرادی که نمی‌توانند کارهای خود را به ترتیب اهمیت اولویت‌بندی کنند، عموما کارهای نا‌تمام زیادی دارند و ددلاین‌ها را از دست می‌دهند.
اشتباه رایج شماره ۲: نادیده گرفتن زمان استراحت
وقفه‌هایی که در طول کارها برای استراحت تعریف می‌شوند به شما کمک می‌کنند تمرکز خود را در ساعت‌های کاری حفظ کنید و بهره‌وری بالاتری داشته باشید.
برخی از افراد زمانی که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند، از استراحت کردن صرف نظر می‌کنند. گرچه در ابتدا ایده خوبی به نظر می‌رسد، اما در واقع خلاف آنچه به نظر می‌رسد، عمل می‌کند.
نتیجه نادیده گرفتن زمان استراحت، خستگی مفرط ذهنی است. زمانی که ذهن شما خسته باشد، انجام کارها سخت‌تر می‌شود و تا پایان روز، کار کمتری از آنچه انتظار داشتید انجام خواهید داد.
استراحت‌های منظم و روی برنامه یکی از بهترین کارهایی است که می‌توانید برای بهبود بهره‌وری خود انجام دهید.
اشتباه رایج شماره ۳: تلاش برای کامل بودن
با خودتان صادق باشید؛ آیا تا به حال یک هفته دقیقا طبق برنامه پیش رفته‌اید؟ در این دنیا هیچ چیز کامل نیست. پس مراقب باشید که زمان زیادی را برای رسیدن به یک استاندارد غیرممکن صرف نکنید.
کمال‌گرایی یک عادت خطرناک است زیرا می‌تواند به عملکرد شما آسیب برساند. برای بی‌نقص انجام دادن یک کار، شما ناگزیر خواهید بود که سایر کارها را قربانی کنید. افراد کمال‌گرا به احتمال بیشتری فرسودگی شغلی و اضطراب را تجربه می‌کنند.
وقت آن است که برنامه مدیریت زمان خود را تهیه کنید
در این مطلب استراتژی‌هایی را بررسی کردیم که به کمک آنها می‌توانید برای زمان خود به شکل موثری برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ریزی هفته کاری ایده‌آل خود را با نوشتن تمام کارهایی که باید انجام دهید و زمانی که تخمین می‌زنید برای تکمیل آنها نیاز دارید، شروع کنید.
به یاد داشته باشید که از نرم‌افزارهای مدیریت زمان بهره ببرید و همیشه به رویداد‌های غیرمنتظره وقتی را اختصاص دهید.
