برای این که کسبوکار شما عملکردی کارآمد داشته باشد، لازم است یک سیستم مدیریت کارکنان موثر در سازمان خود تعریف کنید؛ زیرا یکی از اصلی‌ترین کلیدهای رشد هر کسب‌وکاری، اطمینان از عملکرد مثبت کارکنان است. با مدیریت بهتر تیم خود، می‌توانید حس انگیزه و سازندگی را در تیم ایجاد کنید و در مقابل، یک سیستم مدیریتی ناکارآمد باعث می‌شود کارکنان تمام انگیزه و انرژی خود را از دست بدهند. زمانی که روحیه و انگیزه تیم از بین برود، پایه‌های کسبوکار شما متزلزل می‌شود.
مدیریت صحیح کارکنان و تیم، به افراد سازمان کمک می‌کند تا وظایف خود را بهتر انجام دهند. بدون یک مدیریت صحیح همه چیز بهم می‌ریزد، شما مجبور خواهید بود به طور مداوم نیروهای خود را عوض کنید و منابع مالی‌تان را از دست خواهید داد. در ادامه به بررسی توصیه‌هایی برای مدیریت بهتر تیم می‌پردازیم.
۱– استخدام کارکنان مناسب
این اولین قدمی است که باید برای مدیریت بهتر کارکنان خود بردارید. زمانی که قصد استخدام کسی را دارید علاوه بر مهارت‌های تخصصی و فنی لازم برای آن مسئولیت، باید به دنبال برخی ویژگی‌ها و مهارت‌های نرم هم باشید. متاسفانه در طول یک جلسه مصاحبه نمی‌توان به تمام ویژگی‌های شخصیتی افراد اشراف پیدا کرد و برای پیدا کردن فرد مناسب بهتر است پیش از استخدام رسمی، یک یا دو هفته کارمند مورد نظر خود را در محل کار مشاهده کنید. در طول این دوره آزمایشی، به دنبال ویژگی‌های شخصیتی مانند صداقت، اشتیاق، هوش هیجانی بالا و پذیرش نسبت به موقعیت‌های جدید باشید. برای شناخت کارمندان‌تان، اجازه دهید آنها روی یک پروژه به صورت گروهی کار کنند تا مشخص شود که آیا می‌توانند با سایر افراد تیم سازگار باشند یا نه. سپردن وظایف کوچک نیز راه دیگری است تا وقت‌شناسی کارکنان احتمالی خود را بسنجید.
این ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌های نرم می‌تواند تا حدی مشخص کند که آیا کارمند جدید شما می‌تواند برای مدت طولانی در سازمان شما بماند و رشد کند و باعث پیشرفت کسبوکار شما شود یا خیر؟
۲– نظارت مداوم عملکرد کارکنان
ارزیابی مداوم عملکرد کارکنان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد زیرا نظارت مداوم کارکنان احتمالا باعث ایجاد احساس ناامنی و ناراحتی در آنها خواهد شد. به همین دلیل شما باید این کار را به صورتی انجام دهید که به جای معذب کردن تیم، به نتایج مثبتی منجر شود. برای این کار می‌توانید از برخی از نرم‌افزارها برای پیگیری عملکرد روزانه کارکنان استفاده کنید. نرم‌افزارهای آنلاین پیگیری عملکرد می‌توانند بدون ایجاد احساس ناامنی بین افراد تیم، گزارشی از عملکرد کلی افراد به شما بدهند. با استفاده از این نرم‌افزارها دیگر لازم نیست به صورت شخصی ساعات ورود و خروج کارکنان خود را کنترل کنید.
در این زمینه، شما باید به هر قیمتی از مدیریت خرد اجتناب کنید. با نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد، اعضای تیم این آزادی را خواهند داشت تا وظایفی را که به آنها محول شده، بدون اینکه احساس کنند دائما تحت نظر هستند، انجام دهند.
۳– اندازه‌گیری عملکرد کارکنان
شاید نظارت و اندازه‌گیری به نظر معنای یکسانی داشته باشند؛ اما نظارت به معنای بررسی پیروی یا عدم پیروی کارکنان از تمام قوانین و دستورالعمل‌های ارائه شده است، در حالی که اندازه‌گیری عملکرد به معنای بررسی نتیجه کار آنها است. بررسی نتیجه کار به شما کمک می‌کند تا روند پیشرفت کارکنان در مهارت‌های فنی و کسب‌وکارهای خود را به بهترین نحو درک کنید. ارائه بازخورد مثبت در مورد وظایفی که به خوبی توسط کارکنان انجام شده، باعث افزایش اعتماد به نفس و انگیزه در آنها می‌شود و در مقابل، بازخورد منفی مداوم عملکرد آنها را کاملا مختل می‌کند. شما باید انتقادات سازنده را در تعادل با بازخوردهای مثبت مطرح کنید.
جلسات ماهانه برای بررسی عملکرد کارکنان می‌تواند به برقراری ارتباط بهتر کمک کند و به کارکنان فرصتی برای بهبود عملکردشان بدهد. هر زمان که متوجه شدید کارکنان علی‌رغم تلاش، همچنان در انجام یک وظیفه دچار چالش هستند، می‌توانید وظایف آنها را بازبینی و در صورت لزوم در آنها تجدید نظر کنید.
۴– اهمیت راه‌های ارتباطی
تعامل با کارمندان برای حفظ یک سیستم مدیریتی خوب حیاتی است. اگر مدیری هستید که کارمندان بی‌دلیل از او می‌ترسند، احتمال موفقیت کسبوکار شما بسیار اندک است. با ایجاد یک محیط ارتباطی باز، می‌توانید احترام و اعتماد کارکنان خود را به دست آورید. در چنین محیطی شکایت‌ها و انتقادات، ایده‌ها و افکار کارکنان شنیده می‌شود. حتی می‌توانید یک پلتفرم برای این کار تعریف کنید که کارمندان بتوانند شکایت‌ها یا ایده‌های جدید خود را آزادانه در آن به اشتراک بگذارند. وقتی ارتباط شما با کارکنان عمیق‌تر شود و آنها را بیشتر بشناسید، درک آنها راحت‌تر می‌شود و آنها نیز احساس ارزشمندی بیشتری خواهند کرد. اگر کارکنان مشکلات خود را به اشتراک می‌گذارند، سعی کنید راه‌حل‌های مناسبی را برای عبور از مشکلات پیشنهاد دهید.
۵– تشویق ایده‌ها و نظرات کارمندان
بهتر است فضای کاری ایجاد کنید که کارکنان بتوانند در بحث‌های مربوط به رشد کسبوکار شرکت و نظرات خود را بیان کنند. با فراهم کردن فضایی برای انجام این کار، کارکنان انگیزه بیشتری برای بهبود کسبوکار شما خواهند داشت. البته این کار به این معنا نیست که لزوما همه ایده‌ها را دنبال کنید، بلکه باید نظرات را بشنوید و اگر لازم بود ایده آنها را اجرایی کنید. گوش ندادن به صدای کارکنان باعث می‌شود از شنیدن افکاری که در برخی مواقع می‌تواند برای کسبوکار شما بسیار مفید باشد محروم شوید. گاهی‌اوقات به عنوان صاحب یک کسبوکار و به دلیل فشار زیاد کار، ممکن است برخی از جزئیات کلیدی را از دست بدهید؛ در صورتی که این جزئیات عموما توسط کارمندان مورد توجه قرار می‌گیرند. توجه به نظرات کارکنان ممکن است بیشتر از آنچه تصور می‌کنید، کسبوکار شما را در مسیر موفقیت پیش ببرد.
۶- تعیین اهداف روشن و واقع‌بینانه
شفافیت و واقع‌بینی دو ویژگی‌ای است که شما برای موفقیت باید به آنها توجه کنید. تجزیه و تحلیل و درک این که دقیقا چه چیزی از کسبوکار خود می‌خواهید و به آن نیاز دارید، باعث می‌شود اهدافی ایجاد کنید که شما را در مسیر موفقیت نگه دارد. پس از تعیین اهداف واقع‌بینانه، مطمئن شوید که به صورت روشن و شفاف آنها را برای کارمندان خود تعریف و گام‌های روشنی را برای چگونگی رسیدن به آن تعیین می‌کنید. نکات کلیدی که باید هنگام تعیین اهداف به خاطر بسپارید، مشخص بودن هدف، مقیاس‌پذیری، چهارچوب زمانی و پیگیری مناسب است. تعیین هدف و سپردن آنها به کارمندان، بدون پیگیری هیچ فایده ای ندارد و تنها باعث بی‌انگیزگی آنان می‌شود.
۷- تعریف یک سیستم پاداش
درست از زمانی که همه ما خردسال هستیم تا زمانی که به مدرسه می‌رویم و پس از آن وارد دنیای بزرگسالان می‌شویم، دوست داریم برای کارهای درستی که انجام می‌دهیم پاداش بگیریم. هنگامی که متوجه سخت‌کوشی و عملکرد مثبت کارمندان خود می‌شوید، با پاداش و قدردانی از زحمات آنها، انگیزه را در تیم بالا نگه دارید. این پاداش می تواند به صورت یک هدیه یا حتی قدردانی زبانی باشد. وقتی کارکنان به رسمیت شناخته شوند، انگیزه بیشتری برای پیشرفت خواهند داشت و در عین حال سایر کارمندان نیز شروع به تلاش برای دریافت پاداش‌های مشابه خواهند کرد. تعریف سیستم کارمند برتر ماه، یک گردش تیمی پس از یک پروژه دشوار و یا اعطای مزایای ویژه به فردی که بالاترین عملکرد را در تیم داشته، همه سیستم‌های مدیریت عملکردی هستند که بسیاری از شرکت‌های بزرگ از آن پیروی می‌کنند. اما به یاد داشته باشید که پاداش و قدردانی باید منصفانه و کاملا بر اساس عملکرد حرفه‌ای کارکنان باشد.
۸- ایجاد فضای کاری سالم
از آن جایی که کارکنان، بیشتر ساعت‌های روز را در محیط کار هستند، باید از آن لذت ببرند. زمانی که افراد محیط کار خود را دوست داشته باشند، انگیزه آنها افزایش می‌یابد. با انگیزه‌ترین افراد هم پس از قرارگیری در یک محیط کاری تاریک، بدون تهویه و با چیدمان کسل‌کننده، کم کم انرژی خود را از دست داده و عملکردشان به شدت افت می‌کند. اما بسیاری از صاحبان مشاغل در این مورد دچار اشتباه می‌شوند و فکر می‌کنند که ایجاد یک فضای کاری سالم و لذت‌بخش برای کارمندان، به معنای تهیه یک کنسول بازی یا راه‌اندازی یک سالن ورزشی مجلل است. گرچه این موارد می‌تواند مفید باشد اما برای ایجاد یک فضای کار سالم، اصول اولیه‌ای وجود دارد.
وجود یک اتاق اختصاصی برای نوشیدن قهوه یا صرف ناهار، یک محیط کاری تمیز و میز و صندلی‌های استاندارد، پایه‌ترین چیزی است که باید در محیط کار شما رعایت شود.
۹- انعطاف در سبک مدیریتی
برای هیچ دو سازمانی عملی نیست که دقیقا از یک سبک مدیریت واحد پیروی کنند. درست است که می‌توان از رویکرد کسب‌وکارهای موفق الهام گرفت، اما شما باید رویکرد خود را شخصی‌سازی کنید و انعطاف‌پذیر باشید؛ زیرا هر سازمانی شخصیت، نقاط قوت و ضعف متفاوتی دارد و نمی‌توان از یک رویکرد برای همه استفاده کرد. برای مثال برخی از کارمندان زمانی که تحت فشار هستند پیشرفت می‌کنند و برخی دیگر در فشارها، راندمان خود را از دست می‌دهند. شما باید در سبک مدیریتی خود نسبت به هر دو نوع کارمند انعطاف‌پذیر باشید و رویکرد خود را با توجه به نقاط قوت و ضعف هر کارمند شخصی‌سازی کنید.
۱۰- اجتناب از یکنواختی
یکی از رایج‌ترین دلایل از بین رفتن تمرکز و ثبات کارکنان، یکنواختی است. افزودن تمرین‌های تیمی و برخی سرگرمی‌ها مانند دور هم جمع شدن کارکنان می‌تواند از یکنواختی و فرسودگی کارکنان جلوگیری کند.
تعطیلات یا مرخصی استعلاجی با حقوق نیز به کارمندان کمک می‌کند تا انرژی و تمرکز خود را بازیابند. ارائه بیمه برای نیازهای پزشکی نیز باعث می‌شود که کارکنان شما رفاه بیشتری داشته باشند.
کلام آخر: سیستم مدیریت کارکنان برای آینده‌ای روشن‌تر
هنگام راه‌اندازی یک سیستم مدیریت کارآمد کارکنان، موارد زیادی باید در نظر گرفته شود. نکات بالا می‌تواند به شما کمک کند تا پایه‌های کسبوکار خود را توسط کارکنان با انگیزه تقویت کنید. یکی از راه‌های مدیریت موثر کارکنان، خودکار کردن هر چه بیشتر فرآیندها‌ست. این روزها بسیاری از ابزارهای مفید مدیریتی به صورت آنلاین در دسترس هستند که می‌توانند در سازماندهی و ساده‌سازی تمام وظایف و فرآیندهای مدیریتی کمک شایان توجهی داشته باشند.
این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند در زمان، تلاش و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. با خودکار شدن کارها شما قادر خواهید بود بر همه چیزهایی که در کسب‌وکارتان می‌گذرد نظارت داشته باشید و به طور همزمان روی جنبه‌های مهم‌تری که به توجه شما نیاز دارند تمرکز کنید.
اگر کارکنان شما دورکار هستند، وجود این سیستم‌ها می‌توانند حتی سودمندتر هم باشد. نظارت روی عملکرد کارمندان از راه دور می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، زیرا کنترل راندمان، تعامل و انگیزه، زمانی که از نزدیک با کارکنان خود کار نمی‌کنید، دشوار است. تحولات دیجیتال می‌تواند به ایجاد کانال‌های ارتباطی موثر کمک کند و تعامل را زنده نگه دارد. پس با استفاده از نکات بالا و ایجاد راه‌های خودکار برای مدیریت کارکنان، کسبوکار خود را در مسیر موفقیت نگه دارید و شاهد پیشرفت روز‌افزون آن باشید.
