برای همه ما پیش آمده که در یک جلسه حوصله سر بر یا بی‌نظم گیر کرده باشیم. گاهی‌اوقات پیش می‌آید که علی‌رغم به موقع رسیدن شما، جلسه با تاخیر قابل توجهی شروع می‌شود، روند برگزاری جلسه واضح نیست و هیچ‌کس هم به عنوان مسئول برگزاری مراسم وجود ندارد. برخی از جلسه‌ها هم با ارائه ایده‌ها شروع می‌شوند و در نهایت هم بدون اینکه جلسه به سرانجامی برسد، به پایان رسیده و شما هم در سکوت برای وقت از دست رفته خود تاسف می‌خورید. اگر می‌خواهید از این تجربه‌ها دور بمانید، با ما همراه باشید تا قوانین برگزاری جلسات که در طول صحبت با بیش از ۵۰۰ مدیر اجرایی مشخص شده است را با هم مرور کنیم.
۱- دستور کار را مشخص کنید
ممکن است داشتن دستور کار یک اصل واضح به نظر برسد، اما بسیاری از جلسات بدون هیچ درک روشنی از هدف شروع می‌شوند. دستور جلسه می‌تواند در یک بروشور یا روی یک وایت‌برد نوشته شود یا در ابتدا به صراحت مورد بحث قرار گیرد، اما همه افراد حاضر در جلسه باید به درستی بدانند که چرا کنار هم جمع شده‌اند و قرار است چه کاری انجام دهند. دستور جلسه، راهنمایی برای مسیر گفتگو فراهم می‌کند؛ بنابراین اگر بحث از مسیر خارج شد، می‌توان خیلی سریع آن را به مسیر خود بازگرداند.
۲- به موقع شروع و به موقع هم تمام کنید
هیچ چیز به اندازه انتظار برای حضور فرد مسئول نمی‌تواند انرژی افراد حاضر در اتاق جلسه را تخلیه کند. همه ما یک بار از خود پرسیده‌ایم که چرا بسیاری از مدیران عادت بد دیر رسیدن به جلسات را دارند! آیا به این دلیل است که آنها سرشان بیش از حد شلوغ است؟ یا اینکه منتظر نگه داشتن حاضرین نشان می‌دهد که زمان آنها ارزش بیشتری دارد؟
هنگام وضع قوانین غیررسمی در یک سازمان، کارمندان قوانین را از فرد بالا دست خود یاد می‌گیرند. پس اگر شما به عنوان مدیر برگزاری جلسات، هر جلسه را به موقع شروع کنید، سایرین هم در رعایت وقت دقت می‌کنند.
به همان اندازه که شروع به موقع مهم است، پایان به موقع هم اهمیت دارد. زمان‌بندی اتمام جلسه به شما کمک می‌کند تا آنچه در دستور کار جلسه است را به طور کامل انجام دهید و افراد را به سرعت به کار خود بازگردانید.
۳- جلسه را با یک اکشن پلن به اتمام برسانید
چند دقیقه آخر هر جلسه را به صحبت در مورد مراحل بعدی کار اختصاص دهید. این بحث باید شامل تصمیم‌گیری در مورد این باشد که چه کسی مسئول چه چیزی است و چقدر مهلت دارد. در غیر این صورت، تمام زمانی که در جلسه صرف کرده‌اید بیهوده خواهد بود.
مارک تورو، یکی از مدیران املاک نورث‌امریکن[۱] مستقر در آتلانتا، از عبارتی برای پایان دادن به جلسات خود استفاده می‌کند که به یک مخفف رایج در ایمیل‌های اداری تبدیل شده: W.W.D.W.B.W، که مخفف عبارت «چه کسی، چه کاری را تا چه زمانی انجام می‌دهد؟»[۲] است.
۴- به همه افراد حاضر در جلسه یک نقش بدهید
از خود بپرسید هر شرکت‌کننده چه نقشی در جلسه دارد؟ هرچه وضوح بیشتری در مورد نقش هر یک از شرکت‌کنندگان ارائه دهید، نتیجه بهتری خواهید گرفت. اگر افراد بدانند که قرار است چه نقشی را ایفا کنند، احتمال مشارکت آنها در موضوع بیشتر می‌شود. هدف جلسه، صدور دستور است یا طوفان فکری؟ شاید هم برای بحث در مورد یک اکشن پلن دور هم جمع شده‌اید. برای مشخص کردن نوع جلسه‌ای که می‌خواهید برگزار کنید، یکی از استراتژی‌های زیر را امتحان یا از آنها به عنوان منبع الهام برای توسعه یک راهبرد شخصی استفاده کنید:
لامپ یا تفنگ؟
مشخص کنید که افکار شما یک ایده است یا یک دستور؟ داون لپور، رئیس سابق داروخانه اینترنتی دراگ‌استور دات کام، گاهی از این چارچوب به‌عنوان خلاصه‌نویسی ساده‌ای برای هدف جلساتش استفاده می‌کرد. او می‌گوید: «مردم همیشه نمی‌دانند که منظور شما از مطرح کردن یک موضوع، صرفا طرح ایده است یا می‌خواهید آن را انجام دهند. لامپ به این معناست که این فقط یک ایده است که من داشتم، پس در مورد آن فکر کنید و اسلحه یعنی که من از شما می‌خواهم این کار را انجام دهید.»
نوع ۱، ۲ یا ۳
چه کسی تصمیم نهایی را می‌گیرد؟ شیلا لیریو مارسلو، مدیر اجرایی کسب‌وکار اینترنتی که به افراد کمک می‌کند تا برای خود نیروی مراقبتی پیدا کنند، این سیستم را توسعه داد تا مشخص کند چه کسی مسئول انجام کارهاست. او می‌گوید: «تصمیم‌های نوع ۱ تنها تصمیم فرد است. در تصمیم‌های نوع ۲ افراد می‌توانند ایده‌های خود را ارائه دهند و سپس رئیس جلسه تصمیم نهایی را می‌گیرد و در نوع ۳ همه افراد در تصمیم نهایی شریک هستند.»
تصمیم من، یا توافق جمع؟
همه تصمیمات با توافق جمع گرفته نمی‌شود. یکی از مسئولیت‌های اصلی رهبر این است که تا حد امکان نظرات دیگران را بشنود و تصمیم بگیرد. اما گاهی شما می‌خواهید توافقی جمعی داشته باشید. کارل باس، مدیر اجرایی سابق اوتو دسک[۳]، گفت که اغلب یک تنش درونی در تشویق افراد برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود وجود دارد، زیرا ممکن است باعث شود آنها فکر کنند که باید در تصمیم‌گیری شریک شوند. او می‌گوید: «ما در ابتدای هر جلسه کاملا شفاف بیان می‌کنیم که آیا نتیجه نهایی در گرو تصمیم یک نفر یا رسیدن به اجماع است. من فکر می‌کنم درک این موضوع اهمیت زیادی دارد، زیرا در غیر این صورت افراد از اینکه نظرات خود را ارائه کرده‌اند اما تصمیم نهایی خلاف نظرات آنها بوده احساس ناامیدی می‌کنند.»
۵- اجازه دهید افراد صحبت کنند
اگر جلسه‌ای را برگزار می‌کنید، در مورد دستور کار و آنچه می‌خواهید در نهایت به آن برسید کاملا شفاف باشید و سپس وقت آن است که سکوت کنید و اجازه دهید دیگران صحبت کنند. اگر از ابتدا افکار خود را به اشتراک بگذارید، احتمالا کارکنان نیز اعلام خواهند کرد که با شما موافق هستند.
این درسی است که نوین ناگا، رئیس DNN که یک شرکت نرم‌افزاری محتوای وب است، مطرح می‌کند: «وقتی شما از همان اول نظر خود را بیان می‌کنید، دیگر بحثی شکل نمی‌گیرد و هیچ‌کس دیگر نظرش را بیان نمی‌کند؛ در صورتی که این دیدگاه‌ها برای درک روند کسب‌وکار یا تصمیمات لازم است. پس اجازه دهید افراد صحبت کنند.»
وظیفه شما به عنوان یک رهبر این است که در پایان جلسه درست تصمیم بگیرید، نه در ابتدای جلسه. شما باید در ابتدا همه حقایق و نظرات را بشنوید و در پایان یک تصمیم خوب اتخاذ کنید.
کلام آخر
گاهی برگزار نکردن یک جلسه از بی‌برنامه برگزار کردن آن بهتر است. تحقیقات متعددی نشان می‌دهد که سازمان‌ها عمده وقت خود را در جلسات بی‌نتیجه هدر می‌دهند. پس اگر می‌خواهید کسب‌وکار شما رو به جلو حرکت کند، نسبت به برگزاری جلسات خود به شیوه موثر اهتمام ورزید. در این متن با هم به بررسی برخی نکات برای بهینه برگزار کردن جلسات پرداختیم تا بهترین نتایج را از جلسات خود بگیرید.
[۱] North American
[۲] Who will do what to when?
[۳] Autodesk
