محققان مدت‌هاست سه نیاز روان‌شناختی ضروری را برای ساخت تیم‌های خارق‌العاده و با عملکرد خوب مطرح کرده‌اند:‌ استقلال، شایستگی و ارتباط.

دهه‌ها تحقیق و ارزیابی گروه‌های با عملکرد خوب و مقایسه آن‌ها با سایر گروه‌ها نشان می‌دهد که وقتی افراد از نظر روانی احساس رضایت کنند، سالم‌تر، شادتر و سازنده‌تر عمل خواهند کرد.

از بین این سه نیاز ضروری، ارتباط یا میل به برقراری ارتباط با دیگران، همیشه چالش‌برانگیزترین نیاز در سازمان‌ها بوده است. جذب کارمندان با استعداد، یک موضوع است و اینکه چگونه می‌توان آن‌ها را به برقراری ارتباط با هم تشویق کرد، موضوع دیگری.

کرونا نیز شرایط را دشوارتر کرده است. کار از خانه برای اغنای نیاز خودمختاری و استقلال بسیار مفید است و به بسیاری از افراد برای تصمیم‌گیری در مورد زمان و مکان کار قدرت می‌دهد. اما عدم نزدیکی فیزیکی به همکاران، ایجاد پیوندهای شخصی نزدیک را بیش از هر زمان دیگری در تاریخ چالش‌برانگیز کرده است.

با همه این توصیفات، تحقیقات جدید نشان می‌دهد در پاندمی کرونا تیم‌هایی که بالاترین عملکرد را در هر سازمان داشته‌اند،‌ راه‌های به‌خصوصی برای استفاده از ارتباطات اجتماعی به منظور افزایش شانس موفقیت خود پیدا کرده‌اند. این یافته‌ها سرنخ‌های مهمی را در مورد راه‌های تقویت ارتباط افراد با هم، حتی در دوران دورکاری و فاصله‌گذاری‌های اجتماعی به ما می‌دهد. این مقاله نتیجه بررسی اقدامات ۱۱۰۶ کارمند عضو تیم‌های با راندمان بالا در ایالات متحده است تا بفهمیم آن‌ها چه کارهایی را متفاوت از سایرین انجام می‌دهند.

برای شناسایی اعضای این تیم‌ها، از کارکنان سازمان‌های مختلف درخواست شده تا اثربخشی تیم خود را ارزیابی و عملکرد تیم را با سایر تیم‌ها در صنعت‌شان مقایسه کنند. کارمندانی که در هر دو مورد به تیم خود امتیاز کامل می‌دادند، در دسته تیم‌هایی با عملکرد خوب قرار می‌گرفتند.

مطالعه اخیر، پنج تفاوت کلیدی بین اقدامات تیم‌های موفق و تیم‌های با عملکرد معمولی را مشخص کرده که همه آن‌ها بر نقش حیاتی ارتباط نزدیک بین همکاران به عنوان محرک عملکرد تیم، تاکید می‌کند.

۱- تیم‌های موفق، ترسی از تماس تلفنی ندارند

با وجود اینکه تعداد افرادی که این روزها تماس‌ تلفنی برقرار می‌کنند در حال کاهش است، اما این مورد در رابطه با تیم‌های با عملکرد بالا صادق نیست. تحقیقات نشان می‌دهد تیم‌های موفق به طور کلی تمایل بیشتری به برقراری ارتباط دارند و به طور قابل توجهی، بیشتر از سایرین با همکاران خود ارتباط تلفنی برقرار می‌کنند.

مطالعات اخیر نشان داده این تصور نادرست است که بیشتر مردم، تماس‌های تلفنی را ناخوشایند و ناراحت‌کننده تلقی می‌کنند. تماس‌های تلفنی نه تنها در عمل ناخوشایند نیستند، بلکه منجر به تقویت روابط می‌شوند و از ایجاد سوتفاهم‌ها جلوگیری و به تعاملات پربارتر بین اعضای تیم کمک می‌کنند.

۲- تیم‌های موفق در جلسات خود، استراتژیک رفتار می‌کنند

بر کسی پوشیده نیست که جلسات بدون برنامه و بی‌هدف باعث نارضایتی کارکنان و هدر‌رفت مبالغ زیادی در سازمان‌ها می‌شود. یافته‌ها نشان می‌دهد تیم‌های موفق با استفاده از شیوه‌هایی برای ایجاد گردهمایی‌های سازنده‌تر، از برگزاری جلسات بی‌هدف اجتناب می‌کنند. بین تیم‌های بررسی شده، تیم‌های موفق در اکثر مواقع پیش از جلسات، کارهای خود را به سرانجام می‌رسانند؛ دستور جلسه‌ای مدون تهیه می‌کنند و هر یک از اعضا سایرین را از پیشرفت‌های خود مطلع می‌کند.

با اطمینان از اینکه وقت گذراندن با اعضای تیم، هم منجر به کارآمدی و هم باعث مشارکت در کارها می‌شود، تیم‌های برتر نه تنها از جلسات خود بهتر استفاده می‌کنند، بلکه زمینه را برای تعاملات پربارتر فراهم و به روابط بهتر کمک می‌کنند.

۳- تیم‌های موفق در ارتباطات خود روی موضوعات غیر کاری سرمایه‌گذاری می‌کنند

از دیدگاه مدیریتی، مکالمات غیر کاری کارمندان در محل کار باعث ایجاد نارضایتی می‌شود. همچنین اکثر مدیران باور دارند کارمندانی که وقت ارزشمند خود در زمان کاری را صرف گپ زدن درباره یک رویداد ورزشی بزرگ یا یک فیلم پرفروش می‌کنند، هیچ سودی به دست نمی‌آورند.

شاید عجیب باشد اگر بدانید تحقیقات نشان می‌دهد که بحث در مورد موضوعات غیر کاری، مزایای عمده‌ای دارد. ما در مکالمات شخصی علایق مشترک را شناسایی می‌کنیم که باعث عمیق‌تر شدن علاقه و ارتباطات می‌شود.

چیزی که کارشناسان متوجه آن شدند این است که اعضای تیم‌های موفق در بخشی از زمان خود در دفتر، به بحث در مورد مسائل غیر‌کاری با همکاران خود می‌پردازند. صحبت‌های آن‌ها عموما پیرامون ورزش، کتاب و خانواده است. همچنین به احتمال زیاد در طول ۶ ماه گذشته همکاران خود را برای صرف قهوه، چای یا گفت‌وگو، در ساعت‌های غیر اداری ملاقات کرده‌اند.

به عبارت دیگر، بهترین تیم‌ها لزوما بیشترین پروژه‌های کاری را انجام نمی‌دهند؛ بلکه برای برقراری ارتباط به روش‌های واقعی وقت صرف می‌کنند که باعث دوستی نزدیک‌تر و کار تیمی بهتر در آینده می‌شود.

۴- قدردانی در تیم‌های موفق، امری همیشگی است

یک عامل کلیدی دیگر در بهبود عملکرد تیم‌ها، احساس ارزشمندی، قدردانی و احترامی است که به طور متقابل بین سازمان و اعضای تیم وجود دارد. در مطالعه اخیر، اعضای تیم‌های موفق قدردانی بالایی را در محل کار، هم از سوی همکاران و هم از سوی مدیران گزارش داده‌اند. هرچند بر اساس گزارش آن‌ها این قدردانی عمدتا از سوی همکاران هم‌رده آن‌ها بوده، نه از سمت مدیران رده بالاتر. این موضوع نشان می‌دهد حتی در بهترین تیم‌ها، هنوز هم قدردانی افراد در رده‌های بالا از افراد رده‌های پایین‌تر به اندازه کافی جریان ندارد.

۵- تیم‌های موفق ارتباط صادقانه‌تری در محل کار دارند

اعضای تیم‌های موفق به طور قابل توجهی احساسات مثبت خود را به همکاران ابراز می‌کنند و بیشتر احتمال دارد از هم‌تیمی‌های خود تعریف یا با آن‌ها شوخی کنند. این افراد در ایمیل‌ها، بیشتر از علامت تعجب، ایموجی‌ها و حتی گیف برای نشان دادن احساسات خود استفاده می‌کنند.

با این حال، جالب است که آن‌ها همان‌قدر که احساسات مثبت خود را نشان می‌دهند، به همان‌اندازه نیز در بروز احساسات منفی خود صادق هستند. تیم‌های موفق بیشتر از سایر گروه‌ها از هم‌تیمی‌های خود انتقاد می‌کنند یا به آن‌ها کنایه می‌زنند.

اما سوال این است که چرا ابراز احساسات منفی در محل کار، عملکرد مثبت بیشتری را به همراه دارد؟ پاسخ این است که احساسات منفی اگر ابراز نشوند، سرکوب می‌شوند و سرکوب از نظر شناختی، انرژی زیادی از افراد می‌گیرد. این انرژی شامل صرف منابع شناختی ارزشمند برای پنهان کردن احساسات از دیگران است و نیروی ذهنی کمتری برای انجام کار باقی می‌گذارد.

مطالعات قبلی در حیطه روان‌شناسی سازمانی نشان داده‌ است که صداقت، به رفاه در محیط کار و بهبود عملکرد فردی کمک می‌کند. مطالعات جدید نیز از این نتایج حمایت می‌کنند. البته مواقعی نیز وجود دارد که ابراز احساسات منفی در دفتر کار، مناسب به نظر نمی‌رسد. آنچه یافته‌های جدید نشان می‌دهند این است که داشتن امنیت روانی برای ابراز طیف کامل احساسات خود با همکاران،‌ به تنهایی عملکرد کلی تیم را بهبود می‌بخشد.

در مجموع، نتایج بررسی‌ها نشان می‌دهد که ایجاد یک تیم با عملکرد خوب، چیزی فراتر از استخدام افراد مناسب و فراهم کردن ابزارهای کاری مناسب برای آن‌هاست. ایجاد چنین تیمی مستلزم ایجاد فرصت‌هایی برای توسعه روابط واقعی و صادقانه است.

ایجاد ارتباط نزدیک بین هم‌تیمی‌ها نیاز به صرف هزینه یا زمان زیادی ندارد. با ترکیب شیوه‌های ساده و مبتنی بر شواهد که ارتباط بهتر، جلسات سازنده‌تر و دوستی‌های عمیق‌تر را به همراه دارد، هر تیمی قادر است که نیازهای اساسی و روان‌شناختی اعضایش را ارضا کند و عملکرد تیمی را بهبود دهد.