در دنیای کسب‌وکار، بحران همیشه در کمین بوده و ممکن است در هر زمانی بدون هیچ‌گونه هشدار قبلی رخ دهد. از آنجا که این‌گونه اتفاقات ماهیتا غیرمنتظره هستند و اغلب پیش‌بینی آنها غیرممکن است، مدیران و رهبران باید استراتژی‌های یکپارچه‌ای در اختیار داشته باشند تا به‌سرعت نسبت به هر بحرانی واکنش نشان دهند و بقا و موفقیت کسب‌وکارهایشان را تضمین کنند.
بحران‌ها می‌توانند اشکال بسیار مختلفی داشته باشند و داشتن تنها یک برنامه که بتواند هر مساله‌ای را که ممکن است با آن روبه‌رو شوید، مدیریت کند، گزینه قابل قبولی نخواهد بود. خوشبختانه، رهبران باهوش می‌دانند چگونه باید یک استراتژی انعطاف‌پذیر برای مدیریت بحران طراحی کنند تا بسته به شرایط امکان تغییر داشته باشد.
در این مقاله ۱۴ عضو شورای مربیان فوربس به بررسی اصولی می‌پردازند که می‌توانید به‌منظور اجرا و طراحی یک استراتژی موفق در مدیریت بحران برای شرکت‌تان طی کنید.
۱. انعطاف‌پذیری را بیاموزید و نقاط ضعف‌تان را بپذیرید
رهبران برای اینکه بتوانند بر بحران‌ها غلبه کنند، باید چابک باشند و انعطاف‌پذیری را نیز بیاموزند. این مساله شامل تصمیم‌گیری‌های دشوار با اطلاعات محدود و آمادگی برای رهبری در شرایط حساس است. شما ناگزیر هستید که اعتمادبه‌نفس لازم برای اداره سازمان و تیم‌تان را به دست بیاورید. پذیرش نقاط ضعف نیز ضروری است؛ چراکه شما باید بدانید تمامی تصمیمات موجب نتایج مطلوب نمی‌شوند.
۲. این تمرین را انجام دهید: «چه اتفاقی می‌افتاد اگر … می‌شد»
داشتن آمادگی نکته‌ای کلیدی است. برای بحران یا فاجعه آماده شویم. برای یک کسب‌وکار، این کار می‌تواند به معنای ایجاد یک خط ارتباطی برای تعیین جانشین باشد که به معنای پذیرش این نکته است که هرچند پروسه بسیار مهم است، اما افراد از آن هم مهم‌تر هستند. طی یک بحران، سریع عمل کنید، به اعضای تیم‌تان قوت قلب داده و کار درست را انجام دهید؛ حتی اگر آسان نباشد.
۳. مطابق با موقعیت‌ها و افراد تغییر کنید
رهبران کسب‌وکار باید بپذیرند که مدیریت بحران بر همه اعضای شرکت‌شان تاثیر می‌گذارد. زمانی که در حال توسعه یک استراتژی هستید، لازم است موقعیتی را که در آن هستید و افرادی را که با آنها همکاری دارید، درک کنید. استراتژی شما نباید بر اساس موقعیتی که ۲۰ سال پیش در آن بودید، طراحی شود؛ زیرا شخصیت کسب‌وکارها و ساختار شرکت‌ها تغییر کرده، بنابراین رویکردها هم باید تغییر کند.
۴. تیمی برای مدیریت بحران تشکیل دهید
تیمی برای مدیریت بحران بسازید که از افراد ذی‌نفع در تمامی بخش‌ها، خطوط تولید و موقعیت‌های مختلف تشکیل شده باشد. فردی بااستعداد در زمینه ارتباطات، یک مدیر از بخش آی‌تی، یک نفر که خلاق باشد و یک نفر که به مشتریان‌تان نزدیک است را برگزینید. این گروه‌ها را تشکیل دهید تا ایده‌پردازی کرده و فهرستی از بحران‌هایی که ممکن است با آنها روبه‌رو شوید، تهیه کنند. سپس این بحران‌ها را اولویت‌بندی کنید تا محتمل‌ترین آنها که گروه باید برای آن برنامه‌ریزی کند، مشخص شود.
۵. ریسک‌های کلیدی را شناسایی کنید
گام اصلی در توسعه یک استراتژی یکپارچه برای مدیریت بحران تعیین این نکته است که شما در کجا در معرض ریسک قرار دارید. در محیط کنونی، شیوه پیشبرد کسب‌وکار محدوده ریسک بسیار بزرگ‌تری را به ما تحمیل می‌کند، اما گزینه‌های بیشتری هم وجود دارد. اگر ریسک‌های مهم را بشناسید، می‌توانید استراتژی یکپارچه‌ای ایجاد کنید تا کسب‌وکارتان را حفظ کرده و شما را از چالش طولانی‌مدت دور نگه دارد.
۶. تعیین یک «کانون بحران» با تیم‌تان را در اولویت قرار دهید
با اعضای تیم‌تان دیدار کرده و «کانون بحران» را تعیین کنید. رهبران کسب‌وکار معمولا کارهای بسیار زیادی دارند و بحران هم نیازمند توجه و منابع بسیار زیادی است. این موضوع موجب خرابکاری می‌شود. بنابراین تصمیم بگیرید که اولویت شما طی بحران چه باید باشد. این اولویت را با چشم‌انداز و ارزش‌های بلندمدت خود هماهنگ کرده و مشخص کنید که در کدام زمینه‌ها و چگونه ممکن است اشتباه کنید. گام‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف اولویت‌دار خود را نیز به‌صورت شفاف مشخص سازید.
۷. موانع سلسله‌مراتبی سنتی را فراموش کنید
چارت سازمانی را پاره کنید و موانع سلسله‌مراتبی سنتی را از بین ببرید. صرف‌نظر از رتبه و جایگاه افراد، آن دسته از رهبرانی که دانش، تجربه و اشتیاق لازم برای کار مورد نظر را دارند به کار بگیرید. سپس، استراتژی منعطفی ایجاد کنید که همه افراد را قادر می‌سازد کارهای مورد نیاز در زمینه مدیریت بحران را انجام دهند.
۸. توسعه چهارچوب را برون‌سپاری کنید
ایجاد چهارچوب مدیریت بحران را به متخصصان این حیطه بسپارید. این کار قابلیت اصلی شرکت شما نیست. روی چهارچوب و برنامه سرمایه‌گذاری کرده و سپس ورودی سازمان‌تان را آماده کنید. تیم‌های شرکت شما می‌توانند جزئیات بیشتری ارائه دهند، بحران‌های احتمالی بیشتری را شناسایی کنند و مطمئن شوند که برنامه مورد نظر نیاز تمام دست‌اندرکاران را برآورده می‌کند. حتما برنامه خود را به‌صورت سالانه به‌روزرسانی کنید.
۹. برای سازگاری با بسیاری از ناشناخته‌ها برنامه‌ریزی کنید
یک برنامه یکپارچه برای مدیریت بحران باید بسیاری از ابعاد را پوشش دهد. حتما زیرساخت‌های مهم مورد نیاز، تاثیرات فرایند و تاثیرات افراد را ارزیابی کنید. بدانید که نمی‌توانید برای همه چیز برنامه‌ریزی داشته باشید. یک برنامه‌ریزی خوب پروسه نظارت بر شیوه تغییر بحران و همزمان با آشکار شدن جزئیات، برنامه‌ریزی مجدد را نیز شامل می‌شود. این برنامه نباید فقط اقدامات مقتضی شما را دربر داشته باشد، بلکه باید به شیوه برنامه‌ریزی شما برای سازگاری با هزاران مورد ناشناخته نیز بپردازد.
۱۰. پروسه‌ها را مستند کنید و مانورهای منظم را انجام دهید
لازم است برای اینکه بدانید آن طرف کوهستان چه چیزی انتظار شما را می‌کشد، سوالات دشواری را مطرح کنید. در مورد هر خطر، مشکل و بیراهه غیرمنتظره‌ای که وقوع آن محتمل است، سوالاتی بپرسید. روال‌های کاری و پروسه‌ها را مستند سازید، ایفای نقش کنید و مانورهای فی‌البداهه‌ای را انجام دهید که مشارکت اعضای مختلف تیم را می‌طلبد. آنها باید نقش‌های مختلف را در بحران بپذیرند و ابتکار عمل خود را در حل مساله و تفکر انتقادی تقویت کنند.
۱۱. روی طرحی که به شکست می‌انجامد از آخر به اول کار کنید
هر چیزی را که به شکست می‌انجامد، تعریف کنید. سپس برای اعضای تیم‌تان مشخص کنید جهت اجتناب از این موارد که به شکست می‌انجامند، به چه چیزهایی نیاز دارید و سپس از آخر به اول قدم‌به‌قدم روی طرح‌تان کار کنید. سپس به جلو پیش بروید و اقداماتی را برای اجتناب از شکست در نظر بگیرید. ببینید خلاقیت کارمندان‌تان چگونه به تلاش‌های شما کمک می‌کند و به موفقیت می‌رسد. بعد رصد کنید که اعضای تیم‌تان برای دستیابی به نتیجه چطور دور هم جمع می‌شوند.
۱۲. یک طرح ارتباطی را با تمام تیم‌ها به اشتراک بگذارید
یکی از گام‌های بسیار مهمی که باید در مدیریت بحران طی شود، این است که یک طرح ارتباطی یکپارچه طراحی کنید که اعضای تیم‌های مشارکت‌کننده و نقش‌های آنها را شناسایی کند. این طرح باید در طرح اضطراری کلی برای شرایط بحران گنجانده و با تمامی اعضای تیم‌ها به اشتراک گذاشته شود. زمانی که روی یافتن راه‌حل‌های موثر متمرکز شوید، پیامد مطلوب بسیار سریع‌تر رخ می‌دهد.
۱۳. مسئولیت هر بحرانی را بپذیرید
مسئولیت هر بحرانی را که رخ می‌دهد، بپذیرید. تاخیر و غفلت بسیار هزینه‌بر خواهد بود. همچنین ایجاد استراتژی برای مدیریت بحران به‌منظور اجرای استراتژی و به حداکثر رساندن استعدادها، مستلزم تحقیق برای آگاهی از روند آمادگی، رهبری و تشکیل تیم است.
۱۴. استراتژی خود را به‌صورت منظم آزمایش کنید
یک استراتژی یکپارچه برای مدیریت بحران را باید حداقل یک بار در سال آزمایش کنید. از رهبران سازمانی و یا تیم مدیریت بحران بخواهید استراتژی‌تان را مورد آزمایش قرار دهند تا هر شکافی که در آن وجود دارد را شناسایی کنند. همچنین مطمئن شوید تمام کارمندان، مدیران و رهبران جدید آموزش‌های لازم را در زمینه مولفه‌های کلیدی طرح مدیریت بحران شما می‌بینند؛ زیرا در صورتی که اختلالی در روند کسب‌وکار پیش بیاید، آنها باید نقش خود را درک کنند.
