صدای کارمندان اغلب به معنای فرصت‌هایی است که به کارکنان داده می‌شود تا ایده‌ها، نگرانی‌ها و دیدگاه‌های خود را بدون ترس از پیامدهای اجتماعی در محل کار بیان کنند. بیان این ایده‌ها و شنیده شدن آن‌ها به کارکنان توانایی تاثیرگذاری بر تصمیم‌گیری‌های محل کار را می‌‌دهد.

این بازخوردها باعث می‌شود رهبران بر اساس گفتگو با کارکنان، اقدامات خود را برنامه‌ریزی کنند. این اقدامات می‌تواند نشان‌دهنده راه جدیدی برای تکمیل کار، پذیرش ایده‌ها و فرآیندهای کاری نوآورانه، بهبود فرهنگ یا حتی حل مشکلات درونسازمانی باشد.

صدا فقط به معنای حرف زدن نیست

یک نظرسنجی که در شرکت سخت‌افزاری بزرگ آی‌بی‌ام صورت گرفت، نشان داد که تنها ۶۲ درصد از کارکنان بالای ۵۰ سال بر این باورند که مدیران بر اساس نظرات آن‌ها عمل می‌کنند، در حالی که این آمار در نسل‌های جوان‌تر ۷۸ درصد است. محققان آی‌بی‌ام^[۱] دریافتند که مهم‌ترین جنبه شنیدن صدای کارمندان، پاسخ به این صداها با اقدامات معنادار و مناسب است. این تنها زمانی محقق می‌شود که مدیران یاد بگیرند فعالانه به آنچه کارکنان می‌گویند گوش دهند و سپس اقدامی مناسب انجام دهند. در واقع، ۹۰ درصد از کارکنان اظهار کرده‌اند که می‌خواهند در سازمانی کار کنند که مدیران صدای آن‌ها را می‌شنوند و بر اساس آن عمل می‌کنند. همان‌طور که فرآیندهای دریافت بازخورد را تعریف و از صدای کارکنان در سراسر سازمان خود دفاع می‌کنید، به یاد داشته باشید که از ناامیدی ناشی از عدم اقدام در کارکنان خود جلوگیری کنید و اقدامات مناسب را در مورد مسائل انجام دهید. با اجرای چهار عنصر کلیدی زیر، تعامل با کارکنان در سازمان به طور چشم‌گیری بهبود می‌یابد.

۱- گوش دادن فعال را در اولویت قرار دهید

قدرت گوش دادن فعال را نمی‌توان نادیده گرفت. گوش‌ دادن فعال یک مهارت حیاتی برای رهبران و تکنیکی است که در آن، شنونده آنچه را که شخص دیگری می‌گوید کاملا دریافت و درک کرده؛ سپس متناسب با موضوع پاسخ می‌دهد. مرکز رهبری خلاق به رهبران توصیه می‌کند که مهارت‌های گوش دادن فعال را بیاموزند تا مربیان بهتری برای کارکنان خود باشند. شما باید در لحظات مختلف مثل مکالمات طولانی یا حتی در لحظات کوتاه راهنمایی دادن به یک کارمند، نسبت به صحبت افراد پذیرا باشید. گوش دادن فعال شش عنصر دارد:

۱- توجه

۲- خودداری از قضاوت

۳- دقت در جزئیات

۴- رفع ابهامات

۵- خلاصه کردن

۶- اشتراک‌گذاری

یک شنونده فعال شاید الزاما با آنچه گفته می‌شود موافق نباشد اما همواره با گوینده همدلی دارد. با ارائه یک راه ارتباطی همیشه فعال برای ارائه بازخورد در هر زمانی از روز، می‌توانید فعالانه به کارمندان خود گوش دهید. نظرسنجی سالانه، مشارکت افراد را آن‌طور که باید برنمی‌انگیزد و مهم است که رویکرد با دوام‌تری را در سازمان خود اتخاذ کنید. اگر سازمان شما هنوز آماده تغییر رویه از نظرسنجی مشارکت سالانه به راه ارتباطی همیشه فعال نیست، سعی کنید نظرسنجی‌های سه ماهه را به عنوان نقطه شروع انتخاب کنید.

از طریق ایجاد این مسیرهای ارتباطی با اولویت بالاتر (که همواره در دسترس هستند) نسبت به مکالمات حضوری، کارمندان احساس خواهند کرد که همیشه دعوت‌نامه‌ای برای به اشتراک گذاشتن بازخوردشان در دست دارند. مدیران همچنین می‌توانند ایده‌های ارزشمند افراد را جمع‌آوری کرده و از این ایده‌ها در اقدامات خود بهره‌ بگیرند.

۲- برای بهبود عملکرد کارمندان در آینده، به آن‌ها بازخورد دهید

دادن بازخورد به کارکنان در مورد جزئیات محل کار، از عملکرد کاری گرفته تا پیشرفت شغلی، یک مهارت تعاملی موثر است. بازخورد مناسب می‌تواند تعامل کارمندان را تقویت کند و اعتماد بین کارمند و مدیر را افزایش دهد. مردم تنها زمانی بازخوردها را می‌پذیرند که معتقد باشند فرد بازخورد‌دهنده، برای رفاه آن‌ها این کار را می‌کند. نکته مهم این است که بازخورد مربوط به عملکرد افراد باید مفید و آینده‌نگرانه باشد. درست است که باید موفقیت‌های کوچک کارکنان را ببینید و همه اعضا را برای دستاوردهایی که تیم به دست آورده حسین کنید اما ارائه بازخورد درباره عملکردشان هم به همان اندازه اهمیت دارد.

به گفته گالوپ، تنها ۲۶ درصد از کارمندان بر این اعتقاد هستند که بازخوردهای دریافتی به عملکرد کاری آن‌ها کمک می‌کند. برای اینکه بازخورد شما موثر واقع شود و صدا و تعامل کارمندان را تقویت کند، مکالمات باید شخصی و در بستر یک گفتگوی دو طرفه باشد. در مورد راه‌های حل مشکلات با کارمندان خود صحبت و آن‌ها را در ارائه ایده‌ها و توصیه‌های خود توانمند کنید.

۳- شفافیت داشته باشید

مطالعات علوم اعصاب نشان می‌دهد که برای جلب اعتماد کارکنان به مدیران و سایر همکاران باید به آن‌ها نشان دهیم در جریان امور هستند. در غیر این صورت نه تنها آن‌ها نسبت به همکاران خود بی‌اعتماد می‌شوند، بلکه انگیزه کمتری برای انجام کارهای خود احساس خواهند کرد. در یک مطالعه، کارکنانی که احساس می‌کردند بیرون از حلقه همکاران هستند، ۵۸ درصد در جایگاه خود در گروه عقبب‌نشینی کردند. در جریان امور نبودن یعنی ابهام و به گفته دانشمندان علوم اعصاب، برای مغز انسان ابهام به مثابه تهدید تعبیر می‌شود.

ابهام در سازمان‌هایی که به کارمندان فرصتی برای صحبت نمی‌دهند، امری رایج است. اگر به کارمندان شفافیت داده نشود و احساس کنند که شنیده نشده‌اند، احساس قدرت کافی برای مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها را نخواهند داشت و قادر نخواهند بود تا خروجی ارزشمندی ارائه دهند. در طول جلسات و بررسی عملکرد‌ها به شفافیت هم فکر کنید و زمانی را برای اطلاع‌رسانی و به‌روز نگه داشتن کارمندان نسبت به اتفاقات در حال وقوع، در نظر داشته باشید. اگر کارمندی احساس می‌کند اطلاعات یا منابع کافی ندارد، اجازه دهید بازخورد خود را به‌طور ناشناس از طریق نظرسنجی‌های مستقیم یا کانال‌های ارتباطی با شما به اشتراک بگذارد.

کارکنان خود را در جریان امور نگه دارید و مطمئن شوید که آن‌ها احساس شنیده شدن توسط شما را داشته باشند. کارمندانی که احساس می‌کنند صدایشان در محل کار شنیده می‌شود، تقریبا خود را پنج برابر بیشتر از دیگر کارکنان، توانمند احساس می‌کنند.

۴- به مشارکت‌ها پاداش دهید

کارمندانی که نظرات و بازخوردهای خود را بیان می‌کنند شناسایی و با دادن پاداش بابت مشارکت، آن‌ها را تشویق کنید. زمانی که از افراد بابت انجام کاری قدردانی شود، احتمال تکرار آن عمل به طور چشم‌گیری افزایش خواهد یافت. در واقع ۹۲ درصد از کارمندان اعلام کرده‌اند زمانی که به انجام عملی خوب شناخته می‌شوند، احتمال بیشتری دارد که در آینده دوباره آن کار را انجام دهند. کارکنان هرچه بیشتر به دلیل تعامل مثبتی که دارند شناخته شوند و پاداش دریافت کنند، این رفتار در آن‌ها به عادت تبدیل می‌شود.

شنیدن صدای کارکنان را از کجا شروع کنیم؟

تحقیقات جهانی زیادی در زمینه کسب‌و‌کار، به شنیدن صدای کارکنان اختصاص یافته و استراتژی‌های تعاملی مختلفی هم وجود دارد.  برخی از این استراتژی‌ها به شرح زیر است:

• از طریق ابزارهای مختلف، مانند نظرسنجی‌ها و چت‌بات‌ها، از کارکنان بازخورد بگیرید.
• برای کارمندان امکان مخفی نگه داشتن هویت خود هنگام ارائه بازخورد را فراهم یا نمایندگان بی‌طرفی را مشخص کنید تا نگرانی‌ها، انتقادات، پیشنهادات و ایده‌ها‌ی کارکنان را دریافت و در صورت تمایل کارکنان، بدون ذکر نام به شما منتقل کنند.
• برخی تصمیم‌گیری‌ها را به صورت جمعی انجام دهید.
• سیاست درهای باز را اجرا کنید.
• سایر مدیران را تشویق کنید تا برای بررسی نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان، بحث در مورد روش‌های موفقیت و پیشرفت‌ها و ایجاد یک اکشن پلن گروهی، جلسات تیمی برگزار کنند.
• برگزاری جلسات دوره‌ای به رهبری مدیران ارشد در سطح شرکت، کارمندان را تشویق می‌کند تا ایده‌های خود را ارائه دهند.
• حتی اگر ایده کارکنان در لحظه اول مورد پسندتان واقع نشد، به سرعت آن را رد نکنید و به آن‌ها نشان دهید که روی پیشنهادشان فکر می‌کنید و در آخر هم برای هر ایده پاسخی ارائه دهید. مثلا چرا ایده آن‌ها رد شده یا اگر ایده‌شان را پذیرفته‌اید، چگونه قرار است آن را اجرایی کنید.

این استراتژی‌ها فقط فهرست کوتاهی از راه‌های تقویت صدای کارکنان در یک سازمان است. روش‌های زیادی برای تقویت این صدا وجود دارد که همه آن‌ها در نهایت منجر به توانمندسازی کارکنان و در نتیجه توانمندسازی کسب‌وکار شما می‌شود. فراموش نکنید که کسب‌وکار شما مانند یک سیستم عمل می‌کند و هر کدام از کارکنان، فارغ از جایگاهی که در شرکت دارند، جزئی از این سیستم هستند. این سیستم به خوبی کار نخواهد کرد، مگر آنکه تمامی اجزای آن احساس رضایت داشته باشند و به خوبی کار کنند.

^[۱] IBM