همه ما می‌دانیم که یک اقدام درست در زمان مناسب تا چه اندازه برای تحقق چشم‌انداز‌های یک کسب و کار بخصوص کسب و کارهای نوپا اهمیت دارد. با این حال، هر اقدامی اگر برنامه‌ریزی و استراتژی مناسبی نداشته باشد، می‌تواند تبدیل به یک فاجعه شود.

برنامه عملیاتی (Action Plan) سندی است که اقدامات لازم برای تحقق چشم‌اندازها را مشخص و تمام مزایا و چالش‌های احتمالی را بررسی می‌کند. داشتن یک برنامه عملیاتی جامع می‌تواند راه پیشرفت شما را هموار کرده و شما را به اهداف‌تان برساند.

برنامه عملیاتی لزوما برای اهداف تجاری نیست، شما حتی می‌توانید اهداف شخصی خود را در یک برنامه عملیاتی مرتب کرده تا دید بهتری به آن‌ها داشته باشید. فارغ از اینکه هدف شما چیست، یک برنامه عملیاتی مناسب می‌تواند نقشه‌ راه شما برای موفقیت باشد. یک برنامه جامع، کلیه اطلاعات مربوط به اهداف و پروژه‌های شما، مانند منابع مورد نیاز، سطح پیچیدگی کارها و سایر موارد را با جزئیات بیان می‌کند.

در ادامه به این مسئله می‌پردازیم که چگونه می‌توان یک برنامه عملیاتی جامع برای رسیدن اهداف‌ نوشت.

برنامه عملیاتی چیست و چرا اهمیت دارد؟

برنامه عملیاتی، یک خط سیر برای وظایف یا مراحلی است که باید برای رسیدن به اهداف خود انجام دهید. این برنامه، بخشی از برنامه‌ریزی‌های استراتژیک شماست و کمک می‌کند که برنامه‌ریزی کار تیمی خود را به طور قابل توجهی بهبود ببخشید. همچنین، یک برنامه عملیاتی مناسب امکان مدیریت کارآمد پروژه‌ها را فراهم می‌کند.

با تدوین یک برنامه عملیاتی جامع، شما تمام اطلاعات ضروری را که تیم‌تان باید به آن‌ها دسترسی داشته باشد، در یک مکان متمرکز می‌کنید. با توسعه کسب و کار و تغییر شرایط می‌توانید دوباره به برنامه عملیاتی خود بازگردید؛ اهداف خود را بازبینی کنید و اهداف جدید را به آن بیفزایید.

برنامه‌ریزی اقدامات به شما کمک می‌کند تا موانع پیش روی خود را بشناسید و برای رویارویی با آن‌ها آماده شوید. به‌علاوه، این برنامه باعث افزایش بهره‌وری تیم شما می‌شود و تمرکز تیم را روی کارهای فوری متمرکز می‌کند.

اما چرا داشتن یک برنامه عملیاتی تا این اندازه اهمیت دارد؟

•  یک برنامه عملیاتی، تمام اقداماتی که باید در زمان‌ مشخصی در طول مسیر انجام دهید را شفاف و برجسته به شما نشان می‌دهد و باعث می‌شود بدانید دقیقا چه قدم‌هایی را در چه زمانی و در چه جهتی باید بردارید.
•  نوشتن اهداف روی کاغذ با مراحل ساختاری مشخص، باعث ایجاد انگیزه در اعضای تیم می‌شود.
•  شما با داشتن یک برنامه عملیاتی به راحتی می‌توانید، پیشرفت خود و اعضای تیم‌تان را ارزیابی کنید.
•  زمانی که مسیر شفاف و مشخص باشد، رسیدن به چشم‌اندازها آسان‌تر است. ضمن اینکه با داشتن چنین برنامه‌ای می‌توانید مسئولیت‌پذیری و کارایی را در سازمان خود افزایش دهید.
  
  

اکنون که از اهمیت داشتن یک برنامه عملیاتی آگاه شدیم، به این موضوع می‌پردازیم که چگونه می‌توان یک برنامه عملیاتی جامع نوشت؟

وقتی نوبت به ایجاد یک برنامه عملیاتی می‌رسد، روش‌ها و ابزارهای مختلف عملی وجود دارد که می‌تواند به شما در تهیه یک برنامه قدرتمند کمک کنند. با دنبال کردن استراتژی ۷ مرحله‌ای که در ادامه به آن می‌پردازیم، می‌توانید نوشتن یک برنامه عملیاتی را شروع کنید.

این مراحل نه‌ تنها به ایجاد یک برنامه عملیاتی منجر می‌شود؛ بلکه می‌تواند نقشه راهی برای رسیدن به موفقیت و شفاف کردن هدف شما باشد.

۱- هدف خود را مشخص کنید

تعیین هدف، ایجاد نقشه راه و همسویی آن با برنامه‌ریزی استراتژیک، یک ضرورت است. شما به عنوان یک کارآفرین باید اطمینان حاصل کنید اقداماتی که انجام می‌دهید در راستای رسیدن به اهداف شرکت است. این کار را با ارزیابی نقش اعضا در رسیدن به موفقیت شروع کنید.

اگر درک درستی از هدف نداشته باشید، برنامه‌ریزی ممکن است به امری چالش برانگیز تبدیل شود. تعیین وضعیت فعلی و هدفی که قصد رسیدن به آن را دارید به شما کمک می‌کند تحلیل دقیقی از وضعیت خود داشته باشید، راه‌حل‌های بالقوه برای حل چالش‌ها را کشف کنید و استراتژی‌های رسیدن به موفقیت را به درستی پیاده کنید.

۲- اهداف  S.M.A.R.T را انتخاب کنید

S.M.A.R.T بودن اهداف یعنی اهداف باید خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و محدود به زمان باشد. این روش تعیین هدف به مدیران و کارمندان کمک می‌کند اهداف بلند‌مدت و کوتاه‌مدت خود را تعیین و قابل نظارت و دستیابی کنند.

هنگامی که نقشه، دامنه و هدف خود را ترسیم کردید، مرحله بعدی شما را ملزم به تعیین اهداف کاملاً مشخص و قابل اندازه‌گیری می‌کند. برنامه‌ای از تمام آنچه اعضای تیم باید انجام دهند و مهلت انجام آن‌ها تعیین کنید و مطمئن شوید که کل تیم شما در روند کارها مشارکت و به برنامه عملیاتی دسترسی دارند. اگر این مرحله به درستی انجام شود، کنترل پروژه‌ها و بهره‌وری تیمی افزایش چشم‌گیری پیدا می‌کند.

اگر برخی اهداف پیچیده به نظر می‌رسند، بهتر است آن‌ها را به اجزا و اقدامات کوچک‌تری تبدیل کنید تا رسیدن به آن‌ها آسان شود.

۳- برنامه خود را به تصویر بکشید

هنگامی که برای اقدامات عملیاتی خود برنامه‌ریزی می‌کنید، پس از تعیین اولویت‌بندی وظایف و نقاط عطف، نوبت به ایجاد یک تصویر از برنامه عملیاتی است. این تصویر به شما کمک می‌کند، اعضای تیم را درگیر کنید و به همه این امکان را می‌دهد تا فعالیت‌های خود را دنبال کنند.

ایجاد یک نمودار بصری از آنچه باید انجام دهید، به شما کمک می‌کند تا چشم‌انداز خود را به درستی ببینید. با این روش می‌توانید اهداف و وظایف خود را که قادر به انجام یا دستیابی به آن‌ها نیستید شناسایی کرده و با برنامه‌ریزی مناسب، آن‌ها اولویت‌بندی کنید.

شما می‌توانید برنامه عملیاتی خود را با استفاده از یک نقشه مفهومی شرح دهید و با این‌ کار تمام اجزا و ملزومات رسیدن به هدف را در کنار هم قرار دهید. می‌توانید در این نقشه مفهومی، صاحبان وظایف، منابع لازم، اهداف، مهلت انجام کارها و هر آنچه برای دستیابی به موفقیت لازم است را برای همه اعضای تیم قابل دسترس کنید.

برای این‌کار شما می‌توانید از پلتفرم‌های آنلاین همکاری بصری استفاده کنید تا مفاهیم ساده و پیچیده را تبدیل به نقشه مفهومی مصور و ساختاریافته کنید.

۴- وظایف خود را اولویت‌بندی کنید

ضروری است که فعالیت‌ها را با اهداف‌تان هماهنگ کنید و به اطلاع اعضای تیم مربوط برسانید. وقتی همه وظایف خود را فهرست و اولویت‌بندی می‌کنید، پیگیری وضعیت، پیشرفت و تکمیل پروژه‌ها امری قابل دسترس می‌شود.

شما می‌توانید فهرست وظایف خود را بر اساس اهمیت منظم کنید؛ به این ترتیب، همه می‌دانند که کدام کارها باید اول انجام شود تا برنامه زمانی به درستی رعایت شود. در این صورت اعضای تیم چشم‌انداز روشنی از آنچه باید انجام دهند خواهند داشت که به آن‌ها این امکان را می‌دهد کارهای خود را برنامه‌ریزی کنند.

۵- نقاط عطف را مشخص کنید

نقاط عطف، به اهدافی گفته می‌شوند که تیم شما باید برای دستیابی به پیشرفت در یک پروژه خاص، در زمان مشخصی به آن‌ها برسند. وقتی این نقاط عطف مشخص باشند، کار شما جریان روان‌تری خواهد داشت.

هنگامی که نقاط عطف را تعیین می‌کنید، در اصل در حال تقسیم کردن اهداف بزرگ به اجزای کوچک‌تر هستید که باعث هموارتر شدن مسیر رسیدن به اهداف بزرگ می‌شود. لازم به ذکر است که افزودن نقاط عطف به برنامه عملیاتی نقش مهمی در تشویق و ایجاد انگیزه در اعضای تیم دارد.

۶- منابع خود را شناسایی کنید

قبل از شروع هر پروژه‌ای، اطمینان یافتن از در دسترس بودن منابع لازم برای انجام کارها ضرورت دارد. طبیعی است که شما همه منابع رسیدن به هدف را در اختیار نداشته باشید و شناسایی منابع به شما این امکان را می‌دهد که استراتژی موثری برای استفاده از هر آنچه در اختیار دارد، تدوین کنید. برای اطمینان از اینکه هیچ یک از جنبه‌‌‌های کار از قلم نیفتد، باید تمام مولفه‌های اساسی مانند تعداد پروژه‌ها، بودجه در اختیار، جدول زمانی و هر چیزی که برای رسیدن به هدف لازم است را در برنامه خود بگنجانید.

اینکه بدانید چه کاری باید انجام دهید، شانس موفقیت کار یا پروژه‌ را افزایش می‌دهد. اگر منابع لازم برای رسیدن به اهداف را تامین نکنید، به زودی شاهد این خواهید بود که برای رسیدن به اهداف و مهلت‌های زمانی مشخص‌شده دچار مشکل می‌شوید.

۷- نظارت، اندازه‌گیری و به‌روزرسانی برنامه را فراموش نکنید

اختصاص زمان و منابع برای ارزیابی پیشرفت پروژه‌ها و نحوه کار تیم، امری اساسی است. اطمینان حاصل کنید که جلسات پیگیری با اعضای تیم به طور منظم و مستمر برگزار می‌شود و همه اعضای تیم در مسیر درست برای رسیدن به اهداف هستند.

شما باید در مورد پیگیری و ارزیابی تیم‌ها در برنامه عملیاتی خود توضیح شفاف و مشخصی ارائه دهید. این کار استراتژی‌های موثر را مشخص و از دخیل شدن در استراتژی‌های بی‌اثر جلوگیری می‌کند.

کلام آخر

برنامه عملیاتی، ابزاری ضروری است که به شما کمک می‌کند راه خود را برای تحقق اهداف مشخص کنید. این کار تصویر ذهنی شما از هدف را به مراحل عملیاتی و قابل اجرا تبدیل می‌کند.

یک برنامه عملیاتی در رسیدن به موفقیت، نقش بسیار مهمی دارد و روش مشخصی است که به همه اعضای یک سازمان کمک می‌کند فعالیت‌ها، وظایف، منابع، بودجه، اهداف و چالش‌های احتمالی پیش روی خود را مشخص کنند.