احتمالاً در مورد انواع متدهای مدیریت پروژه شنیده‌اید؛ اجایل (Agile)، کانبان (Kanban)، واترفال (Waterfall) یا اسکرام (Scrum) متدهای مختلف مدیریت پروژه هستند. اما کدام یک از این مدل‌ها برای تیم شما مناسب است؟ در این مقاله با اسکرام آشنا می‌شویم.
مدل اسکرام چیست؟
متد مدیریت پروژه اسکرام ساختاری است که برای سازماندهی و مدیریت قسمت‌های غیرثابت یک پروژه استفاده می‌شود. اسکرام که در ابتدا برای استفاده در زمینه توسعه نرم‌افزار طراحی شده بود، اکنون توسط سازمان‌ها و مدیران پروژه در تمام رشته‌ها استفاده می‌شود. این روش برای تیم‌های کوچک‌تر موثر است؛ تیم‌هایی که پروژه‌هایی با چالش‌هایی نظیر “تغییرات در تاریخ تحویل”، “راه‌حل‌های ناشناخته” و “تعامل زیاد با مشتریان یا کاربران” را در دست دارند.
در اسکرام، مراحل رو به رشد و تکرارشوندۀ تولید، با هدف ارائه سریعتر محصولات ارجحیت دارد. به قول آنتونیو نیتو رودریگز، نظریه‌پرداز مشهور جهان درحوزۀ مدیریت پروژه “اسکرام راهی عالی برای حذف کنترل‌های سخت مدیریت پروژه سنتی و به کار انداختن خلاقیت یک تیم برای رسیدگی به نیازهای در حال تغییر مشتری است.”
علاوه بر توانمندسازی تیم‌ها برای داشتن تفکر خلاق، درایوهای اسکرام با سازماندهی ویژگی‌ها و اهداف، اولویت‌بندی‌های یک پروژه را تقویت می‌کنند. به این ترتیب، ابتدا مهم‌ترین کار انجام می‌شود. اصطلاح اسکرام از راگبی آمده است؛ اسکرام جایی است که بازیکنان در زمان بازی دور هم جمع می‌شوند تا یک تصمیم استراتژیک بگیرند. اسکرام می‌تواند توسط هر کسی که نیاز به تولید محصول نهایی مانند یک صفحه وب، یک برنامه نرم افزاری یا حتی یک پروژه ساخت و ساز دارد، استفاده شود.
مزایای اسکرام
پیاده‌سازی یک روش مدیریت پروژه جدید برای تیم شما با چالش‌هایی همراه خواهد بود، اما “اسکرام چابک” (Agile Scrum) مزایای منحصربه‌فردی دارد:
سازگاری: پروژه‌های Agile Scrum شامل بررسی‌ها و به‌روزرسانی‌های مکرر هستند، بنابراین اگر پروژه‌ای نیاز به تغییر داشته باشد، خیلی سریع متوجه آن تغییرات می‌شوید. شما قادر خواهید بود یک مشکل یا تغییر ضروری را شناسایی کرده و بدون از دست دادن زمان، روال کار خود را به سرعت تغییر دهید.
چشم‌انداز و مشاهده: ذینفعان پروژه، این گزینه را دارند که پیشرفت کارشان را در طول تولید آن مشاهده کنند. این مشاهده، نه فقط در فواصل زمانی خاص مثل ابتدا، میانه و پایان اتفاق می‌افتد، بلکه آنها نیز مانند کل اعضای تیم احساس مشارکت در پروژه را داشته و همه مراحل را مشاهده می‌کنند.
کارایی: هدف هر فرآیند Agile انجام کار بیشتر و کارآمدتر است و اگر شما و تیمتان Agile Scrum را به خوبی اجرا کنید، نتیجه‌اش را خواهید دید.
نقش های اسکرام
برای شروع استفاده از روش اسکرام، چند نقش کلیدی وجود دارد: مالک محصول، استاد راهنما و تیم توسعه.
مالک محصول
مالک محصول در این نقش‌ها جایگاه خاصی دارد و باید بیشترین منفعت ذینفعان را در حین کار و با سرعت و اولویت‌بندی در نظر داشته باشد. نقش مالک محصول هدایت تیم و تشویق ارتباطات باز در همه موقعیت‌هاست. یک صاحب محصول موفق، همیشه در دسترس است تا به سوالات پاسخ داده و در طول پروژه مسائل را شفاف کند.
اسکرام مستر یا استاد راهنما
اسکرام مستر موانع را حذف و در جاهایی که لازم است انتقال مفاهیم را تسهیل می‌کند تا سرعت کار حفظ شود. یک تفاوت اساسی بین یک اسکرام مستر و مدیر پروژه سنتی وجود دارد و آن این است که یک اسکرام مستر در لحظه درباره پروژه نظر نداده و به تیم جهت نمی‌دهد، بلکه در ابتدای کار، او و صاحب محصول برای اولویت‌بندی ویژگی‌ها و سازماندهی اسپرینت (بازه زمانیِ یک فرایند) ملاقات می‌کنند، تصمیم می‌گیرند و نقشه راه می‌کشند.
گروه توسعه
بقیه حاضرین در یک اسکرام، اعضای تیم توسعه هستند که وظیفه اجرای پروژه را بر عهده دارند. هر کسی که در ایجاد محصول نقش داشته باشد در تیم توسعه است؛ برنامه نویسان، طراحان، نویسندگان، و متخصصین پلتفرم. در اسکرام، تیم توسعه توسط خودشان هدایت می‌شوند و همه اعضا با هم کار کرده تا سرعت کار پایین نیاید.
سه مرحله از فرآیند اسکرام
هر دو هفته یکبار سرعت فرآیند دراسکرام بر اساس این سه فعالیت بررسی می‌شود:
برنامه‌ریزی اسپرینت
قبل از شروع هر کاری، تیم اسکرام باید برای ایجاد ویژگی‌های محصول و اولویت‌بندی تشکیل شود. “بک‌لاگ” محصول لیستی از وظایفی است که تیم موافقت می‌کند در یک اسپرینت (بازه زمانی) مشخص انجام دهد. برنامه‌ریزی اسپرینت باید به دو سوال پاسخ دهد:
- با زمان و سرعت تعریف شده برای انجام پروژه، کدام ویژگی‌ها قابل دستیابی هستند؟
- برای دستیابی به این نتایج چگونه کار خواهیم کرد؟
می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار اسکرام یا روش قدیمی قلم و کاغذ برای اسپرینت برنامه‌ریزی کنید، اما ممکن است بخواهید برنامه‌تان، قابلیت به‌روزرسانی دائم را داشته باشد. با استفاده از Lucidchart، می‌توانید به راحتی کارهایی را که برنامه‌ریزی کرده‌اید، ترسیم و تجسم کنید. همچنین همه اعضای تیم هم می‌توانند در این ویرایشِ دائم و لحظه‌ای همکاری کنند.
جلسه روزانه اسکرام
جلسات روزانه اسکرام برای صحبت در مورد کارهای روز قبل، بحث در مورد تعطیلات و تعریف اینکه چه‌کاری در آن روز تکمیل خواهد شد، برگزار می‌شود. هر یک از اعضای تیم می‌توانند گروه را در مورد آنچه که روی آن کار کرده، به‌روز و هر مشکل یا سوالی که دارد را مطرح کند.
در حالت ایده آل، یک جلسه روزانه اسکرام نباید بیش از ۱۵ دقیقه طول بکشد.
بررسی سرعت
یک اسپرینت معمولاً دو هفته طول می‌کشد و در پایان آن، تیم برای بررسی پیشرفت و فرآیند کار دور هم جمع شده و به هم بازخورد می‌دهند. در طول یک بررسی اسپرینت، استاد اسکرام، مالک محصول، تیم توسعه و ذینفعان، آنچه را که در طول اسپرینت انجام داده‌اند در مقایسه با آنچه که قصد انجامش را داشته‌اند، بررسی می‌کنند. این جلسه ممکن است شامل نمایش محصول برای مشتری یا سهام‌داران هم باشد. در این جلسات هر گونه تغییرات لازم اعمال می‌شود.
مهم است به یاد داشته باشید که روش اسکرام تنها یکی از رویکردهای متعددِ مدیریت پروژه است. آنتونیو می‌گوید: اغلب از من می‌پرسند که آیا من اسکرام را ترجیح می‌دهم یا مدیریت پروژه سنتی را؟ و من پاسخ می‌دهم که مانند رهبری، این مساله هم به اولویت‌بندی زمانیِ پروژه و چالشی که پیش روی شماست بستگی دارد.
