صرف‌نظر از اینکه یک کسب‌وکار در مضیقه مالی باشد یا اینکه شرکتی چندملیتی، استخدام یک کارمند جدید تا ۴،۱۲۹ دلار خرج برمی‌دارد. علاوه بر این، نبود مجموعه مهارت‌های نوآورانه در بازار، خطری جدی برای سازمان‌ها به شمار می‌رود.
تکنولوژی پیوسته در حال تکامل است و به متخصصان بخش‌های اقتصادی مختلف کمک می‌کند که کارشان را سریع‌تر و بهتر انجام دهند. این تغییرات تکنولوژیکی بر شیوه استخدام افراد نیز تأثیر می‌گذارد.
استعداد انسانی مهم‌ترین عاملی است که امکان رشد کسب‌وکار را فراهم می‌کند اما هیچ‌یک از تیم‌های استخدامی بودجه بی‌حد و حصری ندارند که با استفاده از آن بتوانند به‌صورت پیوسته نیرو استخدام کنند. برای اینکه نیازهای استخدامی خود را برآورده کنید، لازم است که از جدیدترین تکنیک‌های مقرون‌به‌صرفه باخبر باشید.
تکنولوژی به‌تنهایی نمی‌تواند چالش‌های تیم‌های منابع انسانی را رفع کند. تصور کنید قبلاً با مسائلی مانند فرآیندهای استخدامی نابسامان یا کمبود مجموعه مهارت‌های مورد نیازتان دست‌وپنجه نرم کرده‌اید. در این صورت، باید تشخیص دهید که بسته به تکنولوژی‌های موجود و قابل‌دسترس، در چه مواردی باید تغییری ایجاد کنید. اینجاست که مدیریت تغییر وارد میدان می‌شود.
استقبال از تغییر در روند استخدام
ممکن است سطح تخصص، مهارت و موقعیت‌هایی که می‌خواهید همین امروز در کسب‌وکار خود داشته باشید آن مواردی نباشند که هفت سال بعد هم به آنها نیاز دارید. به‌علاوه، پیشرفت حرفه‌ای کارکنان نیز می‌تواند بر فعالیت‌های استخدامی شما تأثیر بگذارد؛ از نیازهای استخدامی بلندمدت گرفته تا برنامه‌ریزی برای نفرات جانشین.
بنابراین، برای درک پروژه‌های آینده و ایجاد یک طرح استخدامی که با جریان بازار/ صنعت و نیازهای سازمانی شما سازگار باشد، زمان کافی بگذارید. به‌عنوان‌مثال، اگر می‌توانید موقعیت‌های شغلی را که انتظار دارید مرتباً تغییر دهید، شناسایی و بر همان اساس کانالی برای جذب استعدادها ایجاد کنید.
مدیریت تغییر اختیار بیشتری برای کنترل روند استخدامی به شما می‌دهد. در اینجا به شش راهکار برای کاهش هزینه‌های استخدامی بدون لطمه زدن به کیفیت استخدام اشاره خواهیم کرد:
۱. از مزیت حمایت کارکنان خود بهره‌مند شوید
به آخرین باری که به یک رستوران یا مکان تفریحی رفتید، فکر کنید. احتمالاً قبل از هر چیز در اینترنت نظر افراد دیگر را در مورد آن مکان خاص بررسی کردید یا از دوستان نزدیکتان خواستید جایی را به شما پیشنهاد دهند. جویندگان کار نیز از همین روش استفاده می‌کنند و از همکاران و دوستان خود می‌پرسند که چگونه باید کارفرمای احتمالی خود را تحت‌تأثیر قرار دهند.
اگر اطمینان دارید که کارهایتان را درست انجام می‌دهید و کارکنانتان از عملکرد شما راضی هستند، به شما متعهد بوده و از شما حمایت می‌کنند، آنها را ترغیب کنید که تجربیات خود را در شبکه‌های مجازی مانند لینکدین، فیس‌بوک، توییتر و غیره با باقی کاربران به اشتراک بگذارند.
حمایت کارکنان ابزاری شگفت‌انگیز است که می‌تواند به شما کمک کند آن دسته از افراد متخصصی را جذب کنید که به معنای واقعی به کارکردن برای شما علاقه‌مند هستند.
۲. روند غربال‌کردن رزومه‌ها را اتوماتیک کنید
مسئول استخدام، مسئولیت‌های فراوانی دارد؛ از آپلودکردن شرح وظایف شغلی در سایت‌های مختلف آگهی شغلی و حساب‌های شبکه‌های اجتماعی گرفته تا پیگیری افراد متقاضی استخدام، تعیین قرار ملاقات برای ارزیابی‌ها یا مصاحبه‌های پیش از استخدام و غیره. سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS[۱]) این امکان را برای شما فراهم می‌کند که کارهای کسل‌کننده مانند بررسی صدها رزومه را اتوماتیک کنید.
با استفاده از ابزارهایی مانند SmartRecruiters، Linkedin Recruiting و Greenhouse می‌توانید برای هر موقعیت شغلی چند کلمه کلیدی مشخص کنید؛ مانند کلمات مربوط به مدارج علمی، موقعیت مکانی یا سابقه کار. این کلمات به سیستم اجازه می‌دهند که به‌صورت اتوماتیک هر درخواست را بررسی کرده و ببیند که آیا آن کلمات کلیدی را در بر دارد یا خیر.
با یک ATS قوی می‌توانید فرآیند استخدام را ساده و مؤثر کنید، داده‌های ورودی تکراری را به حداقل برسانید و از اطلاعات مربوط به داوطلب‌ها حفاظت کنید. اگر ابزارهای درستی در دسترس خود نداشته باشید، زمان زیادی را صرف انجام کارها به‌صورت دستی خواهید کرد و بدین‌گونه هزینه‌های استخدامی را افزایش خواهید داد.
۳. طرحی برای معرفی کارمند جدید تهیه کنید
اگرچه داشتن برنامه معرفی کارمند جدید بدین معناست که باید بودجه‌ای را برای آن دسته از کارمندانی کنار بگذارید که یک کارمند جدید را به شما معرفی می‌کنند، اما با این‌حال باز هم داشتن این برنامه مقرون‌به‌صرفه است.
دلیل این امر آن است که در این صورت احتمال بیشتری وجود دارد که افراد متخصصی به شما معرفی شوند که واجد شرایط یک موقعیت شغلی خاص بوده و با فرهنگ شغلی سازمان شما هم‌سو باشند.
احتمال بیشتری وجود دارد که چنین کارمندانی در درازمدت با شما بمانند. به‌علاوه، نیازی نیست با تلاش فراوان، زمان و منابع زیادی را صرف استخدام افراد کنید. بر اساس گزارش‌های شرکت JobVite، به کمک این روش تنها ۲۹ روز طول می‌کشد که یک فرد معرفی‌شده را استخدام کنید اما این فرآیند برای داوطلبان دیگر به‌طور متوسط ۵۵ روز طول می‌کشد.
برنامه معرفی کارمند جدید مراحل زیادی را که عموماً در فرآیند استخدام طی می‌شوند، حذف می‌کند؛ مانند بررسی رزومه‌ها، چاپ تبلیغات در سایت‌های آگهی شغلی و تماس‌های تلفنی. این اتفاق در نهایت باعث کاهش چشم‌گیر هزینه‌های استخدام می‌شود.
۴. از رسانه‌های اجتماعی بهره ببرید
توانایی و میل به برقراری ارتباط در شبکه‌های اجتماعی این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که اجازه بدهند دیگران نیم‌نگاهی به فعالیت‌های روزانه، اقدامات، نگرش و نوع افرادی که در آنجا کار می‌کنند، بیندازند.
این سطح از اصالت، اعتبار و شفافیت می‌تواند باعث افزایش تعداد درخواست‌های دریافتی از طرف کارمندان احتمالی شود که مشتاق پیوستن به سازمان شما و کارکردن در شرکتتان هستند.
نکته مهم‌تر این است که رسانه‌های اجتماعی کاملاً رایگان هستند. تنها چیزی که نیاز دارید این است که اندک زمانی صرف گردآوردن پیام‌ها و کمپین‌های مناسب کنید. شرکت‌هایی مانند G2، Salesforce و HubSpot عکس‌ها و فیلم‌هایی را از کارمندانشان به اشتراک می‌گذارند که فرهنگ سازمانی‌شان را به‌طور برجسته به تصویر می‌کشد.
اگر می‌خواهید این کار را شروع کنید، به‌جای اینکه در تمام شبکه‌های اجتماعی ممکن فعالیت کنید، تنها روی تعداد اندکی از آنها تمرکز کنید. لینکدین مرتبط‌ترین شبکه ممکن برای برآورده‌کردن نیازهای استخدامی شماست، پس یک استراتژی منسجم را به کار بگیرید تا روند استخدام خود را کارآمدتر کنید.
۵. کانال‌هایی برای جذب استعداد و شبکه‌هایی از کارمندان پیشین ایجاد کنید
گاهی اوقات، داوطلب‌های ممتاز بسیار زیادی برای یک موقعیت شغلی درخواست می‌فرستند. شما یکی از آنها را انتخاب می‌کنید اما همیشه می‌توانید برای موقعیت شغلی مشابهی که در آینده باز می‌شود، کانال‌هایی برای جذب استعداد و متشکل از افرادی ایجاد کنید که می‌توانید در آینده با آنها تماس بگیرید.
متقاضیانی که صلاحیت آنها از قبل بررسی شده است می‌توانند فرآیند استخدام را کوتاهتر کرده و آن را مقرون‌به‌صرفه‌تر کنند. هرچه یک متقاضی در کانال استخدام بیشتر پیش رفته باشد، شما چیزهای بیشتری در مورد او می‌دانید.
به همین طریق با کارمندانی که سازمان شما را ترک می‌کنند نیز در تماس باشید، چرا که آنها می‌توانند یکی از متقاضیان شغلی در آینده باشند. لطفاً آنها را ترغیب کنید که دوباره برای یک موقعیت شغلی در سازمان شما درخواست بفرستند (مگر اینکه اخراج شده باشند) یا یکی از دوستان یا اعضای خانواده‌شان را به شما معرفی کنند.
۶. کانال استخدامی خود را کوتاهتر کنید
از مصاحبه‌های تصویری استفاده کنید تا برداشتی سریع از وضعیت متقاضی داشته باشید. این رویکرد روند مصاحبه‌ها را یکسان می‌کند و این امکان را برای متقاضیان و استخدام‌کنندگان فراهم می‌سازد که به‌راحتی از خانه‌هایشان با یکدیگر صحبت کنند.
در این پروسه باید مصاحبه‌های تصویری را ضبط و بعداً در یک‌زمان مناسب آنها را تماشا کنید. متقاضیان مناسب را به‌آسانی جدا کنید و زمانی را که صرف هر متقاضی می‌کنید کاهش دهید.
به همین منوال، مصاحبه‌های تلفنی نیز می‌توانند چیزهای زیادی در مورد یک فرد به شما بگویند و حتی می‌توانند در عرض ۵ دقیقه به اتمام برسند. مصاحبه‌های کوتاهتر به معنای کاهش هزینه‌های استخدامی هستند.
حالا نوبت شماست
علاوه بر عمل به تکنیک‌هایی که در بالا به آنها اشاره شد، متقاضیان داخلی را نیز در نظر بگیرید که ممکن است واجد شرایط یک موقعیت شغلی جدید باشند و بتوانند از یک فرصت بالقوه برای توسعه شغلی بهره‌مند شوند. کاری کنید که مدیرها کارمندان را به‌طور منظم و تک‌به‌تک ارزیابی کنند و از این طریق حواستان به کارمندانی باشد که علاقه دارند در چارت سازمانی به‌صورت افقی یا عمودی حرکت کنند.
این کار منجر به ایجاد فرهنگی می‌شود که در آن کارمند احساس می‌کند صدایش شنیده می‌شود و مورد احترام است؛ این یک مؤلفه کلیدی برای کاهش نرخ ریزش نیروی انسانی به شمار می‌رود. علاوه بر این، با فکرکردن به منافع کارمندان خود، مزایایی را برای آنها در نظر بگیرید.
به‌عنوان‌مثال فراهم‌کردن بیمه‌ای با پوشش بالاتر ممکن است در نگاه اول گران‌قیمت به نظر برسد، اما می‌تواند با حفظ کارکنان در بلندمدت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود. سایر گزینه‌های رایگان مانند ساعات کاری متغیر و مدل‌های کار هیبریدی می‌توانند به‌خوبی هزینه‌های استخدامی شما را کاهش دهند.
ممکن است هیچ‌یک از تکنیک‌های بالا برای شما عملی نباشد؛ بنابراین مطمئن شوید که ترکیبی از این روش‌ها و ابزارها را به کار می‌گیرید تا به شما کمک کنند بدون ولخرجی و صرف هزینه‌های گزاف روند استخدامی کارآمدی داشته باشید. پیداکردن استراتژی ایده‌آل زمان می‌برد. موفق باشید!
[۱] Applicant Tracking System
