استیون راگلبرگ
استاد علوم سازمانی دانشگاه شارلوت کارولینای شمالی
نرخ ریزش نیروی کار در تیمی که بیل مدیریت آن را بر عهده داشت، بالا بود؛ در واقع بالاتر از تیم‌های دیگر شرکت. با اینکه بیل فکر می‌کرد مدیر خوبی است، مصاحبه‌های خروج با آن دسته از اعضا که می‌خواستند تیم او را ترک کنند، نشان می‌داد که احساس می‌کردند مشارکت معناداری در روند اجرای کارها ندارند یا نقش‌هایشان مورد حمایت قرار نمی‌گیرد و وظایف‌شان با یکدیگر تداخل پیدا می‌کند.
بعد از اینکه با بیل و اعضای تیمش صحبت کردم، مشخص شد که او در یک حوزه اشتباه عمل کرده است؛ او کمتر به‌صورت منظم با کارمندان مستقیمش جلسات یک‌به‌یک برگزار می‌کرد. زمانی هم که به‌صورت انفرادی با یکی از اعضای تیم دیدار می‌کرد، موضوع بحث همیشه مسئله مهمی بود که برای انجام آن به کمک نیاز داشت؛ نه کارها و پیشرفت کارمندان.
واضح است که تیم در رابطه با جلسات یک‌به‌یک از دانش کافی برخوردار نبود. از ۲۵۰ کارمند مستقیمی که در یکی از نظرسنجی‌های من شرکت کردند، تقریبا نیمی از آنها تجربه‌های خود از جلسات یک‌به‌یک را نامطلوب توصیف کردند. البته جای تعجبی وجود ندارد، زیرا سازمان‌های کمی وجود دارند که به مدیران‌شان آموزش می‌دهند چه زمان و چگونه به‌صورت تک‌به‌تک با کارمندان‌شان جلسه بگذارند.
بهترین مدیران می‌دانند که جلسات یک‌به‌یک مواردی بنیادی هستند. آن دسته از افرادی که این جلسات را فضایی در نظر می‌گیرند که رهبری در آن اتفاق می‌افتد، می‌توانند خروجی روزانه تیم‌شان را بهتر و کارآمدتر سازند، امنیت روانی و اعتماد ایجاد کنند و تجربه‌ها، انگیزه و مشارکت اعضای تیم‌شان را بهبود بخشند.
چندین دهه است که من به مطالعه تیم‌ها، رهبری، مشارکت و جلسات کاری پرداخته‌ام و در طول سه سال گذشته به‌طور خاص تصمیم گرفته‌ام که بفهمم چه چیزی باعث می‌شود جلسات یک‌به‌یک بهترین کارایی را داشته باشند. در این مقاله به شما خواهم گفت چگونه جلسات یک‌به‌یکی موثر را تسهیل کرده و برای آن آماده شوید.
پیش از جلسات
۱. برنامه مبتکرانه خود را با اعضای تیم در میان بگذارید
چه برگزاری جلسات یک‌به‌یک برای تیم‌تان کاری جدید باشد، چه نباشد، باید در یکی از جلسات گروهی آن را با دیگران در میان بگذارید تا این پیام به‌طور همزمان به گوش همه برسد و هیچ‌کس احساس نکند که مورد تبعیض واقع شده است. جلسات و ارزش‌های سازمان و ارزش‌های شخصی‌تان را به هم گره بزنید. همچنین بر این نکته تاکید کنید که هدف از این گفت‌وگوها اعلام نارضایتی از عملکرد تیم و کنترلگری نیست.
۲. هماهنگی ایجاد کنید
تحقیقات من نشان می‌دهد که در رابطه با تعداد دفعات برگزاری جلسات یک‌به‌یک، شما باید یکی از طرح‌های زیر را انتخاب کنید: ۱. با هر یک از اعضای تیم‌تان یک بار در هفته و به مدت حدود ۳۰ دقیقه جلسه می‌گذارید. در نظرسنجی‌های من، کارمندان صرف‌نظر از رتبه شغلی‌شان، این رویکرد را مطلوب‌ترین گزینه ارزیابی کردند؛ این موضوع با بالاترین میزان مشارکت نیز هم‌بسته است. ۲. در رویکرد بعدی که در رتبه دوم قرار دارد، شما یک هفته در میان به مدت ۴۵ تا ۶۰ دقیقه با بعضی از اعضای تیم جلسه می‌گذارید. ۳. در طرح ترکیبی شما به‌صورت هفتگی با برخی از اعضای تیم جلسه برگزار می‌کنید و با برخی دیگر هر دو هفته یک بار. هر طرحی انتخاب کردید، هدف‌تان این باشد که در طول یک ماه، مدت‌زمانی تقریبا مساوی را برای همه کارمندان در نظر بگیرید تا همه اعضای تیم به‌طور مساوی از حمایت حضوری شما برخوردار شوند. در نهایت نیز از لغو کردن جلسات یک‌به‌یک پرهیز کنید، زیرا می‌تواند مانع پیشرفت اعضای تیم شود و این حس را به آنها القا کند که برای شما در اولویت قرار ندارند. یکی از مشکلات بیل این بود که به محض اینکه سرش شلوغ می‌شد، جلسات را لغو می‌کرد.
۳. مکانی را تعیین کنید
در تحقیقات من، ارزیابی کارمندان از جلسات یک‌به‌یک حضوری اندکی مطلوب‌تر از جلسات یک‌به‌یک مجازی بود، اما ارزش نهایی جلسات را، فارغ از شکل آنها، به یک شکل ارزیابی کردند. اگر می‌توانید به‌صورت حضوری با آنها جلسه بگذارید، مکانی را انتخاب کنید که هم شما و هم کارمندان‌تان در آن احساس راحتی کنید، هوشیار باشید و حواس‌تان نیز پرت نشود.
۴. دستورجلسه تهیه کنید
بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که جلسات یک‌به‌یک بسیار غیررسمی هستند و نیازی به دستورجلسه ندارند، اما تحقیقات من نشان می‌دهد که داشتن دستورجلسه کارایی جلسه را به‌خوبی پیش‌بینی می‌کند؛ حال چه این دستورجلسه از پیش تعیین شود (که گزینه ایده‌آل همین است)، چه طی جلسه (در صورت لزوم).
مشارکت کارمند در تهیه دستورجلسه مسئله مهم‌تری است. دوست من، بیل، عادت داشت که جلسات یک‌به‌یک را حول محور اولویت‌ها و نیازهای خودش برنامه‌ریزی کند و این به معنای آن بود که دغدغه‌های اعضای تیمش معمولا به پایان جلسه موکول می‌شد و اغلب اگر زمان به پایان می‌رسید، اصلا به آنها نمی‌پرداختند.
در طول جلسه
زمانی که برای جلسه آماده شدید، داشتن گفت‌وگویی پرثمر به توانایی شما برای ایجاد محیطی بستگی دارد که کارمندان در آن احساس راحتی کنند. یک جلسه یک‌به‌یک ارزشمند هم به نیازهای کاری و هم به نیازهای شخصی کارمندان (اینکه احساس کنند مورد احترام، اعتماد و ارزشمند هستند) می‌پردازد.
اصولا با تمام هوش و حواس‌تان در جلسه حضور داشته باشید. هشدار ایمیل‌ها و پیام‌ها را روی تلفن همراه‌تان خاموش کنید و تلفن همراه را کنار بگذارید. با آغاز جلسه به خودتان یادآوری کنید که آن جلسه اساسا به نیازها، عملکرد و مشارکت کارمندتان مربوط می‌شود.
زمانی که وارد جلسه شدید، وضعیت احساسی‌تان را بررسی کنید. تحقیقات نشان داده‌اند حال و هوایی که به جلسه می‌دهید، واگیردار است، پس با انرژی و امیدواری کار را شروع کنید. اهداف و انتظارات‌تان را از جلسه تصریح کرده و سپس به سراغ موضوعات غیرکاری، ایجاد رابطه، بُردها و قدردانی از کارمندتان بروید تا باعث ایجاد انگیزه شوید و احساس امنیت روانی ایجاد کنید. یکی از مشکلات بیل این بود که جلسات یک‌به‌یک را یکی از وظایف معمولی مانند دیگر کارهایش می‌دانست؛ کاری که فقط باید سرسری انجام می‌داد. در ادامه توجه شما را به چند نکته مهم جلب می‌کنم:
۱. بیشتر از اینکه صحبت کنید، گوش بدهید
بر اساس پژوهش‌های من، مشارکت فعال کارمند مهم‌ترین عاملی است که موفقیت جلسات یک‌به‌یک را پیش‌بینی می‌کند. این مشارکت با توجه به مدت‌زمانی که یک کارمند طی جلسه صحبت می‌کند، اندازه‌گیری می‌شود. بنابراین پیش از صحبت‌کردن، به صحبت‌های کارمندتان گوش دهید تا کاملا حرف‌هایش را درک کنید. بدون هیچ‌گونه پیش‌داوری علاقه‌ای حقیقی به سخنان او نشان دهید و حتی اگر با دیدگاه او مخالف هستید، آن را به رسمیت بشناسید. برای اینکه دیدگاهش را روشن ساخته و به شکل سازنده‌ای به چالش بکشید، از او سوال بپرسید. اعضای تیم‌تان را تشویق کنید تا در مورد مسائل جاری نظر بدهند و راه‌حل‌هایی احتمالی برای مشکلات ارائه دهند. حواس‌تان کاملا به زبان بدن و واکنش‌هایتان باشد تا مطمئن شوید فضایی امن و دوستانه ایجاد کرده‌اید.
۲. دیدگاه خودتان را نیز مطرح کنید
وقتی به دقت گوش کردید، لحظاتی در جلسه فرا می‌رسد که باید دیدگاه خودتان را مطرح کنید. جلسات یک‌به‌یک فرصت‌های خوبی برای بیان صادقانه بازخوردهای به‌خصوص نسبت به چشم‌انداز‌ها و اقدامات کارمندان‌تان هستند. همچنین مکان خوبی برای مشارکت در روند حل مسئله مشارکتی از طریق درک واقعی مسائل جاری، جمع‌آوری اطلاعات، شناسایی علل ریشه‌ای و ایجاد راه‌حلی که هر دو طرف احساس خوبی نسبت به آن داشته باشند، هستند.
۳. منعطف باشید
همزمان که دستورجلسه خود را پیش می‌برید، اجازه دهید گفت‌وگو به‌صورت طبیعی همان‌طور که نیاز است، پیش برود تا ارزش ایجاد کند. روی بخش‌هایی تمرکز کنید که بیشترین اهمیت را دارند. اگر زمان کافی برای رسیدگی به بعضی بخش‌ها وجود نداشت، آنها را به جلسه یک‌به‌یک بعدی موکول کنید. همچنین برای اینکه با هر یک از کارمندان مستقیم‌تان ارتباط خوبی برقرار کنید، اولویت‌های آن فرد را از لحاظ روابط، همکاری و غیره در نظر بگیرید و رویکرد رهبری خود را با آن هماهنگ کنید.
۴. جلسه را به‌خوبی تمام کنید
نکات جلسه و اقدامات لازم را برای هر دو طرف روشن سازید، از جمله اینکه خودتان چطور از مراحل بعدی حمایت خواهید کرد. وقتی هم مدیر و هم کارمند این موارد را مستند کنند، شانس بیشتری وجود دارد که اقداماتی صورت بگیرد. همچنین این کار باعث تداوم برگزاری جلسات شده و امکان پیگیری‌های مورد نیاز بعدی را نیز فراهم می‌کند.
پس از اینکه بیل این تغییرات را اعمال کرد، به خاطر آورد که جلسات یک‌به‌یک او فقط معامله‌هایی نیستند که باید انجام شوند، بلکه نمایانگر داستان پیشرفت کارمندان هستند. در نهایت یادتان باشد از اینکه کارمندتان وقتش را در اختیار شما قرار داده، قدردانی کنید.
به‌مرور عملکردتان را بهبود بخشید
حالت ایده‌آل این است که در پایان هر دو نفری که در جلسه شرکت می‌کنند، احساس کنند که ارزشمند، مورد احترام و آگاه بوده و از مراحل بعدی پروژه‌ها، راه‌حل مشکلات و تعهداتی که هر یک به آن پایبند شده‌اند، اطلاع دارند. اما مهم‌ترین معیار موفقیت یک جلسه این است که آیا کارمندتان آن را از لحاظ تاکتیکی ارزشمند و از لحاظ شخصی رضایت‌بخش می‌داند یا خیر.
برای اینکه بدانید وضعیت جلسات یک‌به‌یک‌تان چگونه است و به‌منظور بهتر کردن آنها، از هر یک از اعضای تیم بخواهید به شما بازخورد داده و ایده‌هایی را مطرح کنند که جلسات آتی را بهبود بخشد.
آنچه بیل از نظرسنجی مربوط به جلسات یک‌به‌یک خود فهمید، بسیار روشنگر بود. اعضای تیمش حتی بیشتر از چیزی که در مصاحبه‌های خروج می‌گفتند، عنوان کردند که نگرانی‌شان این است که آیا بیل به رشد و عملکردشان اهمیت می‌دهد یا خیر و سپس به لغو شدن جلسات از طرف بیل اشاره کردند. اما زمانی که بیل بازخورد آنها را شنید، حال‌وهوای اعضای تیمش کم‌کم تغییر کرد.
شاید به نظر برسد برگزاری جلسات انفرادی با هر یک از اعضای تیم‌تان مسئولیت سنگینی است، اما برگزاری جلسات نیم‌ساعته باعث بهبود عملکرد تیم و شرکت‌تان و حفظ کارمندان شده و از صرف زمان اضافی برای استخدام نیروهای جایگزین جلوگیری می‌کند. همچنین به اعضای تیم‌تان کمک می‌کند که دستاوردهای بیشتری داشته باشند و پیشرفت کنند.
