این وظیفه شرکت‌ها نیست که تسهیلات ویژه‌ای را در اختیار تازه‌واردان قرار دهند، اما هر کسب‌وکاری باید درک کند که کارمندان تازه‌وارد در ابتدای کار خود کمی احساس اضطراب دارند.
با توجه به این واقعیت که احساس تنهایی در محل کار برای کارکنان مسئله‌ای جدی است، همه شرکت‌ها، چه بزرگ و چه کوچک، باید مراحلی را دنبال کنند تا هیچ کارمند جدیدی در اولین روزهای کاری خود احساس اضطراب، تنهایی یا انزوا نکند. برخی از مهم‌ترین کارهایی که باید برای کارمند جدید خود انجام دهید عبارت‌اند از:
۱- قبل از شروع کار، دسترسی به شبکه داخلی شرکت را به او دهید
اگر سازمان شما اینترانت یا شبکه داخلی برای ارتباط اعضا دارد، مطمئن شوید که دسترسی زودهنگام را برای کارمند جدید فراهم کرده‌اید. با این کار، کارمند جدید شما پیش از شروع کار با همکارانش آشنا می‌شود. اگر از کارکنان فعلی خود آلبوم عکس آنلاین ندارید، در نظر داشته باشید که یک تابلوی اعلانات از نام، عکس و سایر اطلاعات کارمندان در هر بخش ایجاد کنید.
۲- یک نامه رسمی خوشامدگویی از طریق واحد منابع انسانی ارسال کنید
این نامه خوشامدگویی برای کارمند جدید باید حاوی تاییدیه مواردی مانند تاریخ و ساعت شروع، فرم مناسب برای لباس کار، محل مراجعه، برنامه روز اول کاری و سایر جزئیاتی باشد که کارمند جدید باید از آنها مطلع شود.
۳- پیش از شروع روز اول کاری، با او تماس بگیرید
به محض اینکه کارمندی کار خود را در یک سازمان شروع می‌کند، باید با سایر کارکنان از طریق تماس‌های تلفنی و ایمیل ارتباط برقرار کند. اگر پیش از روز اول کاری، با کارمند تازه‌وارد ارتباط برقرار کنید و تماس بگیرید، فرآیند ورود او و شروع به کار برای او بسیار تسهیل می‌شود. شما می‌توانید در یک تماس تلفنی یا ایمیل به کارمند جدید بگویید که چقدر از آمدن او به سازمان خوشحال هستید و در صورت وجود هرگونه مشکل یا سوال می‌تواند با شما تماس بگیرد.
۴- مطمئن شوید که همه چیز قبل از ورود او مرتب است
اقدامات لحظه آخری برای پیدا کردن لپ‌تاپ برای کارمند جدید و تمیز کردن میز کار او، کمی ناخوشایند است. اگر کتابچه راهنمای خوشامدگویی وجود نداشته باشد و همه به محض ورود فرد تازه‌وارد کمی مات و مبهوت به نظر برسند، این احساس را به کارمند جدید شما می‌دهد که اهمیت کافی برای سازمان نداشته است. یک پکیج خوشامدگویی کوچک (شامل چند هدیه با آرم برند شما یا یک جعبه شکلات) هم سرگرم‌کننده است و هم احساس خوبی به افراد می‌هد. همانطور که یک میز تمیز با لپ‌تاپ یا رایانه رومیزی آماده، خوشامدگویی خوبی برای افراد تازه‌وارد است.
۵- یک برنامه گشت و گذار در سازمان داشته باشید و با دیگر کارمندان ملاقات و احوال‌پرسی کنید
در حالی که همراه با کارمند تازه‌وارد در محل کارتان کمی گشت می‌زنید و چیزهای کوچکی مانند نحوه عملکرد دستگاه قهوه‌ساز و اسکنر را به او توضیح می‌دهید، وقت بگذارید و او را با برخی از چهره‌های کلیدی شرکت آشنا کنید. این به شکستن یخ بین افراد کمک می‌کند و به کارمند جدید دید درستی از نحوه کار در شرکت می‌دهد. اگر در یک تیم بزرگ کار می‌کنید، بهتر است یک ناهار خوشامدگویی در یک رستوران نزدیک برگزار کنید؛ زیرا این کار به تقویت روحیه و بهره‌وری تیم کمک می‌کند.
۶- آهسته شروع کنید
کارمند جدید را به آرامی با وظایفش آشنا کنید و پروژه‌ها را به‌تدریج به او بسپارید. زیرا کار روی یک پروژه مهم، آن هم وقتی هنوز با همه جوانب کار آشنایی ندارد، کار بسیار سختی است. فقط زمانی که بخوبی متوجه شد هر کاری چگونه انجام می‌شود و انتظارات مدیران از خود را بخوبی درک کرد، وظایفی که باید به او محول شود را به برنامه کاری‌اش اضافه کنید.
۷- یکی از کارکنان قدیمی‌تر را به‌عنوان مربی یا راهنمای کارمند جدید قرار دهید
هر شخص تازه‌واردی باید کسی را داشته باشد که سوال‌های بزرگ و کوچک خود را از او بپرسد. یکی از کارمندان قدیمی‌تر که صبر خوبی هم دارد را برای همراهی با شخص تازه‌وارد انتخاب کنید. کارمندان جدید ممکن است صدها سوال داشته باشند و اگر احساس کنند با پرسیدن سوال‌هایشان مزاحم کارکنان دیگر می‌شوند، دیگر سوال‌های خود را نمی‌پرسند؛ در نتیجه یادگیری آنها بسیار کندتر می‌شود و شما نتیجه لازم را از آنها نخواهید گرفت.
۸- پایان روز از آنها بازخورد بخواهید
آیا این کار با انتظارات آنها هم‌خوانی داشته است؟ آیا سوالی وجود داشته که از پرسیدن آن در طول مصاحبه ترسیده باشند؟ آیا آنها تمام اطلاعات مورد نیاز برای شروع کار خود را دریافت کرده‌اند؟ برگزاری یک جلسه بازخورد اولیه با مدیر تیم در پایان روز اول کاری، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا درک کنند که کارکنان جدید چه احساسی دارند و آیا می‌توان کارهای بیشتری را در طول فرآیند پذیرش به عهده آنها سپرد یا خیر؟
