خیلی از ما در شروع هر روز کارهایی را که باید در طول آن روز انجام دهیم در یک لیست می‌نویسیم یا در ذهنمان برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنیم، اما با رسیدن به ظهر شاید بخش زیادی از انگیزه و تمرکزمان را از دست داده باشیم و انجام کارهای مهم خود را به تعویق بیندازیم. راه حل این مشکل چیست و چگونه می‌توانیم کنترل زمان خود را دوباره به دست آوریم؟ از آن‌جایی که ممکن است تمام راه‌کارهای افزایش بهره‌وری برای همه قابل اجرا و مفید نباشد، به بررسی راه‌حل‌هایی می‌پردازیم که شما می‌توانید هر کدام از آن‌ها را بسته به شخصیت و سبک کار خود بهینه کنید.

۳ اصل بهره‌وری

علی‌رغم تمام تفاوت‌هایی که بین افراد و شرکت‌ها در زمینه قوانین و شرایط کاری وجود دارد، می‌توان از ۳ اصل کلی برای انتخاب بهترین راهکار افزایش بهره‌وری کمک گرفت. این ۳ اصل به شرح زیر است:

۱- به پیشرفت‌های کوچک اعتماد کنید
نمی‌توانید انتظار داشته باشید که یک عادت کاری با قدمت چندین ساله را یک شبه تغییر دهید. تغییرات کوچک در عادت‌ها می‌تواند به تدریج تغییرات بزرگ‌تر و پایدارتری را در بهره‌وری ایجاد کند. برای شروع، یک تغییر مثبت را در روند خود وارد کنید و همچنان که به دنبال استراتژی‌هایی برای افزایش عملکرد خود هستید، تغییرات بیشتری را به روند زندگی خود بیافزایید.

۲- پاسخگو باشید
این پاسخگویی چه در یک جلسه بررسی هفتگی با یک همکار باشد چه در تعیین ضرب‌الاجل‌های خود و اعلام آن به دیگران، تا حد زیادی می‌تواند انگیزه شما را برای انجام کارها افزایش دهد.

۳- خودتان را ببخشید
همه ما انسان هستیم پس باید بپذیریم که گاهی ممکن است بلغزیم، حواس‌مان پرت شود و روز بدی داشته باشیم. باید از سرزنش کردن خود دست برداریم و در عوض پس از هر لغزش، دوباره به روتین خود بازگردیم.

برای مولتی تسکرها

اگر سعی کنید چندین کار را همزمان با هم انجام دهید، معمولا راندمان هر کدام، کمتر از حالتی خواهد بود که روی یک کار تمرکز کنید.

یک غیرممکن بیولوژیکی

شاید فکر کنید با انجام همزمان چندین کار می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید. مثلا حین انجام امور مهم روزانه یا نوشتن یک ایمیل، با همکاران خود تماس بگیرید. ممکن است احساس کنید که سازنده هستید، اما احتمالا هیچ یک از این وظایف را به طور کامل انجام نمی‌دهید.

همه ما ظرفیت شناختی محدودی داریم، این یعنی تعداد افکار و خاطراتی که می‌توانیم هر لحظه در ذهن خود نگه داریم محدود است. مغز شما ممکن است خود را فریب دهد و فکر کند که از ظرفیت بیشتری نسبت به آنچه که واقعا دارد برخوردار است، اما واقعا پردازش چندین فکر آن هم به طور همزمان و مدیریت آن‌ها برای هر مغزی کار دشواری است. ارل کی میلر، استاد علوم اعصاب در موسسه فناوری ماساچوست، می‌گوید: «انجام چندین وظیفه‌ هم‌زمان از نظر بیولوژیکی برای انسان‌ها امکان‌پذیر نیست.»

خطاهای بیشتر و خلاقیت کمتر

وقتی چند وظیفه را با هم انجام می‌دهید، احتمال بیشتری برای ارتکاب خطا وجود دارد. دکتر میلر معتقد است هنگامی که بین کارها سرگردان هستید، شبکه‌های عصبی مغز شما باید مدام به عقب برگردند تا بفهمند وظیفه قبلی را در کجا متوقف کرده‌اید و سپس برای ادامه آن کار برنامه‌ریزی کنند. این فعالیت اضافی باعث کاهش سرعت پردازش مغز شما می‌شود و احتمال ارتکاب خطاها را بیشتر می‌کند.

به گفته دکتر میلر، اگر افراد تنها روی انجام یک‌ وظیفه متمرکز شوند، کارآمدی بسیار بالاتری دارند. علاوه بر این، تلاش برای انجام چند کار در یک زمان، مانع از بروز خلاقیت می‌شود. تفکر نوآورانه زمانی به وجود می‌آید که به مغزمان اجازه دهیم مسیر منطقی افکار و ایده‌های مرتبط به آن را دنبال کند و این امکان زمانی به وقوع می‌پیوندد که بتوانیم روی یک مسیر ذهنی برای مدت طولانی تمرکز کنیم.

به گفته دکتر میلر مغز ما مانند یک ماهیچه است که با تمرین قوی‌تر می‌شود. هرچه بیشتر ارتباطات ذهنی خود را با تمرکز بر یک کار تقویت کنیم، توانایی ما در پردازش و انجام آن کار بهتر می‌شود.

چگونه تنها روی یک کار تمرکز کنیم؟

بهتر است محیط کاری برای خود داشته باشید که بتوانید روی یک کار تمرکز کنید. هرچند واقع‌بینانه نیست که ساعت‌ها روی یک کار وقت صرف کنید، اما حتی متعهد شدن به انجام یک کار به مدت پنج دقیقه هم می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد.

در ادامه چند تغییر کوچک را بررسی می‌کنیم که می‌توانید بسته به سبک زندگی و شرایط کاری خود آن‌ها را اعمال کنید:

وسوسه را حذف کنید

در حالی که مشغول کار روی یک پروژه هستید، فعالانه در برابر تمایل به بررسی رسانه‌های اجتماعی نامرتبط مقاومت کنید. برخی از کارمندان ممکن است نیاز به نصب برنامه‌های ضد حواس‌پرتی مانند SelfControl، Freedom، StayFocusd و Anti-Social داشته باشند که دسترسی به اعتیادآورترین بخش‌های اینترنت را برای دوره‌های مشخصی مسدود می‌کنند.

فقط روی یک صفحه کار کنید

تلفن همراه خود را کنار بگذارید و اگر مانیتور دیگری دارید، آن را خاموش کنید. دکتر میلر می‌گوید: «اگر متوجه شدید که تمرکز خود را از دست داده‌اید، یک جمله را بارها و بارها می‌خوانید یا اگر ذهن شما مدام از موضوع خارج می‌شود، بلند شوید و برای مدت کوتاهی راه بروید. یک پیاده‌روی کوتاه اطراف دفترتان می‌تواند خلق‌وخوی شما را بهبود دهد و به تمرکز مجدد شما کمک کند.»

کار در فواصل زمانی

یک تایمر را روی پنج یا ۱۰ دقیقه تنظیم کنید و متعهد شوید که در این مدت روی کار مشخصی تمرکز کنید. سپس به خودتان اجازه دهید برای یک دقیقه حواس‌پرت باشید، به شرطی که پنج یا ۱۰ دقیقه دیگر دوباره به کار خود بازگردید.

وقتی عوامل حواس‌پرتی غلبه می‌کنند

حواس‌پرتی یا توجه به محرک‌های محیطی قدمتی دیرینه دارد؛ درست از اولین روزهای خلقت انسان و زمانی که ما نیاز داشتیم فورا به شیرها، ببرها و سایر شکارچیانی که امنیت ما را تهدید می‌کردند پاسخ دهیم. هر ورودی حسی در آن دوران، مسئله‌ای حیاتی بود و گاهی‌اوقات پاسخ ما به آن، مرگ یا زندگی را تعیین می‌کرد. مغز ما این مکانیسم باستانی بقا را رها نکرده و هنوز هم برای حفاظت از ما، محرک‌های محیطی را مانند هشدار تلقی می‌کند.

خوشبختانه، هر چه بیشتر روی تمرکز و نادیده گرفتن حواس‌پرتی کار می‌کنیم، قشر جلوی مغزمان را قوی‌تر می‌کنیم و تمرکز برای ما آسان‌تر می‌شود.

برای وقت‌ تلف‌کن‌ها

مسئولیت‌پذیری، چه نسبت به خودتان باشد و چه در برابر شخص دیگری، برای بهره‌وری شما بسیار مفید است.

پاسخگو باشید

برای مبارزه با اهمال‌کاری، یک شریک برای کارهای خود پیدا کنید و کارهای لازم‌الاجرا را به او گزارش دهید. مثلا این شخص می‌تواند یک همکار یا یک مدیر باشد که نقشش دریافت گزارش پیشرفت منظم پروژه شماست. فردی که انتخاب می‌کنید باید نقش خود را جدی بگیرد، اگر به هدف خود نرسیدید ابراز ناامیدی کند و اگر به آن رسیدید از شما قدردانی کند. برخی از افراد حتی روی مجموعه‌ای از پاداش‌ها یا مجازات‌ها توافق می‌کنند تا با ضرب‌الاجل‌هایشان همراه شوند.

در مسیر بمانید

تهیه لیستی از کارها باعث می‌شود شما مسئول بمانید و در مسیر قرار بگیرید. جولی مورگنسترن، کارشناس مدیریت زمان، توصیه می‌کند که قبل از ترک محل کار پس از یک روز کاری، فهرستی از پنج تا هشت هدفی که می‌خواهید روز بعد به آن‌ها برسید بنویسید. در یک لیست جداگانه، هر کار شخصی‌ای را که باید در آن روز انجام دهید اضافه کنید. این لیست نباید بیش از دو یا سه مورد داشته باشد. در مورد آنچه می‌توانید در یک روز کاری به دست آورید واقع‌بین باشید و در مقابل میل به تهیه فهرستی از کارهای کل هفته مقاومت کنید، زیرا می‌تواند باعث ایجاد احساس استرس و بی‌انگیزگی در شما شود.

لیست کارهایتان را خاص، واقع‌بینانه و ساده بسازید. هشت یا ۱۰ کار را زیرمجموعه یک آیتم بزرگ مانند «به پایان رساندن پروژه» قرار ندهید. در عوض، پروژه خود را به اجزای کوچک، مجزا و دقیق تقسیم کنید.

ابزارهای فهرست‌بندی کارها

برخی از افراد دوست دارند لیست‌ کارهای خود را روی کاغذ نگه دارند و هر زمان که یک کار را انجام می‌دهند کنار آن تیک بزنند یا روی آن خط بکشند. برخی دیگر فهرست‌بندی دیجیتال را ترجیح می‌دهند. اگر شما هم در این دسته قرار دارید، اپلیکیشن‌های زیادی در دسترس هستند. برای مثال:

● Todoist: این برنامه در بسیاری از سیستم‌عامل‌ها به خوبی کار می‌کند و دارای ویژگی‌هایی مانند یادآوری، یادداشت‌‌برداری و توانایی همگام‌سازی لیست‌ها با دستگاه‌های دیگر شما است.

● Remember the Milk: این اپلیکیشن علاوه بر ویژگی‌های رایج این نوع برنامه‌ها، شامل ویژگی دیگری است که به کاربران امکان می‌دهد وظایف خود را با همکاران، دوستان و اعضای خانواده به اشتراک بگذارند.