تقریبا همه ما روزهایی را تجربه کردیم که در آن تعداد کارهایی که باید انجام دهیم از ساعت‌هایی که در روز داریم پیشی می‌گیرد. اگر شما هم چنین فشردگی را به صورت مکرر در روزهای خود تجربه می‌کنید، شاید زمان آن رسیده که با تغییر نحوه سازماندهی فرآیند‌ها نه تنها در وقت و زمان خود صرفه‌جویی کنید، بلکه کارایی کسب و کارتان را نیز افزایش دهید.
از عادت‌های کوچک گرفته تا تغییرات بزرگ‌تر، مجموعه‌ای از اقدامات وجود دارد که می‌توانید برای افزایش بهره‌وری و کارایی کار خود انجام دهید.
۱- روی نرمافزارهای تخصصی سرمایه‌گذاری کنید
چرا همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید وقتی نرم‌افزارهایی وجود دارند که می‌توانند آنها را به بهترین نحو برای شما انجام دهند؟ بسته به حوزه کاری شما، نرمافزارهای مختلفی وجود دارند که می‌توانند به شما در خودکار کردن فرآیندهای دستی کمک کنند و باعث شوند زمان زیادی را برای انجام کارهای ضروری دیگر ذخیره کنید.
یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهایی که تمام استارتاپ‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند، نرمافزارهای حسابداری است. امور مالی جزء آن دسته از امور دقیقی است که قطعا نمی‌خواهید اشتباهی در آن رخ دهد، بنابراین باید مطمئن شوید که کارکنان شما همیشه به موقع حقوق می‌گیرند و منابع مالی به خوبی مدیریت می‌شوند. برخی نرمافزارهای مالی به شما امکان می‌دهند تا فاکتورهای خود را در عرض چند ثانیه آماده و هزینه‌ها را پرداخت کنید. کمک گرفتن از چنین نرم‌افزارهایی بدین معناست که شما نیازی به تلاش مضاعف برای تدوین لیست پرداخت‌ها و تعقیب مشتریان خود برای هزینه‌های نهایی ندارید.
۲- تعداد و مدت جلسات غیر ضروری را کاهش دهید
اگر جلسات روزانه شما بیش از یک ساعت به طول می‌انجامد، در واقع در حال از دست دادن زمانی هستید که می‌توانید آن را برای انجام سایر امور ضروری صرف کنید.
سعی کنید جلسات تیمی خود را کوتاه و موثر برگزار کنید و تنها به بررسی اولویت‌ها بپردازید. در صورت لزوم جلسات پیگیری پروژه‌ها را برگزار کنید، اما از مدام مطرح کردن مباحث یکسان بپرهیزید. به یاد داشته باشید، به عنوان رهبر تیم نباید اجازه دهید که جلسات کاری بیش از حد منحرف شوند، بنابراین مکالمات غیر ضروری و غیر کاری را در زمان‌هایی مانند استراحت و ناهار مطرح کنید.
۳- برقراری ارتباط را فراموش نکنید
در حالی که باید از برگزاری جلسات طولانی مدت اجتناب کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که برقراری ارتباط نقش بسیار مهمی در افزایش کارایی فرایند‌ها دارد. همه اعضای تیم شما باید در جریان کارها قرار بگیرند و با هم همکاری کنند. برای رسیدن به این هدف شما می‌توانید با اشتراک‌گذاری تقویم رویداد‌ها و پوشه‌های مشترک همه اعضای تیم را جریان امور نگه دارید.
مطمئن شوید که اعضای تیم برای بررسی کارها یا اطلاع از تغییرات ناگهانی در برنامه، راه تماس ساده‌ای در دسترس دارند. شکاف در ارتباطات بین تیم می‌تواند باعث به‌هم‌ریختگی دقیق‌ترین کارها شود، بنابراین کانال‌های ارتباطی را در ساعت‌های کاری باز نگه دارید.
۴- از برون‌سپاری کارها نترسید
بعضی‌اوقات برخی کارهای روزانه وقت زیادی را به خود اختصاص می‌دهند. بسته به ماهیت این کارها، سپردن آنها به یک متخصص در خارج از سازمان می‌تواند کارآمدتر باشد. برون‌سپاری تقریبا برای هر کاری ممکن است، بنابراین در نظر بگیرید که کدام کار به دانش فنی بیشتری نیاز دارد. به عنوان مثال، می‌توانید با استخدام کارشناس شبکه‌های اجتماعی، تمام کانال‌های ارتباطی خود با مشتریان را به روز نگهدارید.
در حالی که به نظر می‌رسد برون‌سپاری باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود، اما در عمل می‌تواند به صرفه‌جویی در منابع مالی هم منجر شود. اگر تیم بازاریابی شما به جای اجرای یک استراتژی موثر، مجبور به پاسخگویی به ایمیل‌ها و پیام‌های مشتریان باشد، پس احتمالا منابع مالی تخصیص یافته به بازاریابی به درستی هزینه نمی‌شود. همکاری با یک کارشناس شبکه‌های اجتماعی می‌تواند مقرون به صرفه‌تر باشد و به متخصصان بازاریابی شما امکان می‌دهد تا کارهایی را که در آن تخصص دارند، (مانند پیاده‌سازی یک استراتژی جذب مشتری موثر) انجام دهند.
۵- به کارکنان خود انگیزه دهید
بهترین راه برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکارتان، ایجاد انگیزه در کارکنان برای تمایل به کار است. با ایجاد یک محیط کاری دلپذیر و با ارائه انگیزه و راهنمایی‌های مناسب باعث می‌شوید کارکنان از صمیم قلب خود بخواهند کاری را انجام دهند، نه صرفا بر اساس اجبار. باید انتظارات خود را از کارکنان واقع‌بینانه تنظیم کنید و این انتظارات را کاملا شفاف به آنها انتقال و تسهیلات لازم برای موفقیت را در اختیار آنها قرار دهید. فراموش نکنید که پس از رسیدن به اهداف باید از تلاش کارکنان خود قدردانی و به آنها یادآوری کنید که زحمات آنها را دیده‌اید. ما انسان‌ها به طور پیش فرض پذیرای احساس موفقیت هستیم، به همین دلیل است که دیده شدن تلاش افراد و قدردانی از تلاش آنها می‌تواند پیشرفت قابل توجهی را در کارایی کسب‌وکارها ایجاد کند.
۶- فرآیندهای حل مسئله را ساختارمند کنید
گاهی‌اوقات نیاز به توقف در انجام کارها دارید تا با بررسی مجدد آنها مطمئن شوید در مسیر درستی برای رسیدن به هدف قرار دارید. یک فرآیند حل مسئله ساختارمند می‌تواند به شما کمک کند با سرعت بیشتری کارها را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که تلاش‌های شما در مسیر درست قرار دارد.
شما می‌توانید از ساختار زیر در انجام فرآیندهای خود استفاده کنید:
- با استفاده از طوفان فکری مشکلات را شناسایی کنید.
- تخمینی از سود حاصل از حل هر مشکل داشته باشید.
- راه‌حل‌های قابل اجرا را با استفاده از طوفان فکری بررسی کنید و هزینه لازم برای حل هر مشکل را برآورد کنید.
- برای یافتن هم‌افزایی‌ها و علل ریشه‌ای هر مشکل، نگاهی جامع و چندجانبه به مشکلات و راه‌حل‌ها داشته باشید.
- ترکیب و رتبه‌بندی پروژه‌های آینده را بررسی کنید.
- پروژه‌هایی را برای اجرا انتخاب کنید که معیارهای اصلی شما را داشته باشند.
- اجرای پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنید.
- نتیجه راه‌حل‌های خود را با ارزیابی تغییرات مثبت یا منفی ایجاد شده اندازه‌گیری کنید.
