در این مطلب چند روش بهبود روابط گروهی را مورد بحث قرار می‌دهیم که از طریق آنها هر کسب‌وکاری فارغ از اندازه‌اش، می‌تواند همکاری بین نیروهای کار خود را افزایش دهد.
۱- روش‌های ارتباطی
طبق نظرسنجی که در کشور انگلستان صورت گرفت، اکثر کارکنان برای برقراری ارتباط متنی با همکاران خود، ایمیل را به سایر ابزارها ترجیح می‌دهند؛ به طوری که در انگلستان هر کارمند اداری متوسط ۳۶ بار در هر ساعت صندوق ورودی ایمیل خود را چک می‌کند! علیرغم سهولت استفاده از ایمیل، تبدیل ایمیل به راه اصلی ارتباطی در محل کار می‌تواند موانعی را بر سر راه همکاری‌ها ایجاد کند و زمان قابل توجهی را هدر دهد. به خصوص در مورد پیام‌های ساده‌ای که از طریق یک تماس تلفنی یا یک پیام متنی از طریق پیام‌رسان‌ها یا پیامک منتقل می‌شوند.
با توجه به آنچه گفته شد، ممکن است در نظر گرفتن روشی جایگزین برای ارتباط کارمندان با یکدیگر مفید باشد. بهتر است کارمندان به جای ارتباط‌های متنی به تعاملات رو‌دررو، چه از طریق تماس‌های تصویری و چه از طریق قرارملاقات‌های کاری کوچک تشویق شوند. به این ترتیب ارائه جلسات آموزشی ارتباطی و برگزاری جلسات منظم تیمی یا اسکرام صبحگاهی، نقطه شروع خوبی برای جهت‌دهی به اعضای تیم برای کار گروهی است.
علاوه بر این، بسیاری از صاحبان کسب‌وکار شروع به سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزارهای کار مشترک کرده‌اند که به تیم‌ها اجازه می‌دهد از طریق یک پلتفرم مبتنی بر فضای ابری، روی پروژه‌ها با هم کار کنند. این امر انجام کارهای روزمره مانند اشتراک‌گذاری اسناد، برنامه‌ریزی تقویم و هماهنگی جلسات را آسان‌تر و چابک‌تر می‌کند. در نتیجه این کار تیم‌ها کارآمدتر و محدودیت‌های فیزیکی از میان برداشته می‌شوند.
همچنین بسیاری از پلتفرم‌ها دارای ابزاری برای تعامل با ذینفعان هستند که ارتباط بین تصمیم‌گیرندگان کلیدی کسب‌وکار را بهبود می‌دهد و در تمام مراحل پروژه، آنها را در جریان امور نگه می‌دارد.
این فضاهای کار مجازی در ذهن کارکنان باعث شکل‌گیری همکاری می‌شود و به کارمندان، شرکای شرکت و مشتریان اجازه می‌دهند از هر کجای دنیا و در هر زمان با هم ارتباط برقرار کنند.
۲- طراحی محل کار
محیطی که ما در آن مشغول به کار هستیم، نقش مهمی در نحوه انجام کارها ایفا می‌کند. به همین دلیل است که صاحبان کسب‌وکارهای هوشمند معمولا دفتری را انتخاب می‌کنند که به تیم‌های مختلف سازمان اجازه می‌دهد به طور موثر با هم ارتباط برقرار کنند.
دفترهایی با طراحی باز برای همکاری نسبت به دفترهای سنتی با طراحی بسته و اتاق‌های کاملا مجزا بهتر هستند. البته گاهی اوقات در دفترهای با طراحی باز حفظ حریم خصوصی، به خصوص در جلسات مهم مشتری یا جلسات آموزشی فردی، چالش‌برانگیز می‌شود. پس بهتر است در طراحی محل کار خود علاوه بر باز بودن اتاق‌ها، به فکر اتاق‌هایی مجزا برای جلسات مهم و ضروری هم باشید. در مواقعی که کارمندی به یک استراحت، قهوه یا یک جلسه سریع با یک همکار نیاز دارد، اتاق‌های مجزا می‌توانند به محلی آرام و امن تبدیل شود.
به همین ترتیب، برای شرکت‌ها یا افرادی که از یک فضای کار مشترک به جای یک دفتر سنتی استفاده می‌کنند، بسیار مهم است فضایی را داشته باشند که به همکاری موثر کمک کند. در حالت ایده‌آل، یک فضای مدرن و انعطاف‌پذیر، خلاقیت را تقویت می‌کند و به افراد اجازه می‌دهد تا شبکه‌سازی کنند و از دیگران بیاموزند.
۳- برقراری ارتباط
به طور متوسط کارمندان زمان زیادی را با همکاران خود می‌گذرانند و حتی گاهی همکاران خود را بیشتر از دوستان و خانواده می‌بینند. به همین دلیل تلاش برای ایجاد و حفظ روابط خوب در محل کار هم برای شما و هم برای خود آنها بسیار سودمند است.
صاحبان و مدیران کسب‌وکار می‌توانند با برگزاری منظم رویدادهای تیم‌سازی مانند صبحانه کارکنان، جلسات اجتماعی هنگام ناهار و تفریحات روزانه، تعاملات سالم کارکنان را افزایش دهند. انجام فعالیت‌های گروهی به افراد اجازه می‌دهد با همکاران خود خارج از محیط کار رسمی آشنا شوند و روحیه کار تیمی را بین آنها تقویت می‌کند. علاوه بر فعالیت‌های بالا، جلسات آموزشی در رابطه با نحوه برقراری ارتباط موثر نیز می‌تواند به کارکنان کمک کند تا علاوه بر افزایش روحیه کار تیمی بین خود، نحوه تعامل با مشتریان را نیز بهبود دهند.
۴- آگاهی بخشی به کارمندان
از آنجایی که کار گروهی یکی از مهارت‌های اساسی در محیط کار است، اکثر کارفرمایان هنگام استخدام یا تجدید قرارداد کارکنان به دنبال افراد با روحیه کار تیمی بالا هستند. از همین رو گنجاندن آموزش‌هایی برای افزایش روحیه همکاری در اهداف یادگیری و عملکرد مستمر کارکنان ارزشمند است. وقتی کارکنان آگاه باشند که مدیران آنها ارزش قابل‌توجهی برای کار تیمی قائل هستند، ممکن است تمایل بیشتری به ادامه پیشرفت و تلاش برای همکاری موثر با همکاران خود داشته باشند.
