اگر یکی از کارمندان مستقیم شما در مدیریت زمان مشکل دارد، دانستن راه‌حل این مساله می‌تواند برای شما چالش‌برانگیز باشد. خوشبختانه شیوه‌هایی وجود دارد که شما به‌عنوان یک مدیر می‌توانید از طریق آنها به کارمندان‌تان کمک کنید. قبل از اینکه دلسرد شوید یا بازخورد خشنی را به شیوه‌ای بی‌حاصل بروز دهید، ابتدا به خودتان بیندیشید. احساسات‌تان و دلیل بروز آنها را شناسایی کرده و ببینید چه زمان‌هایی بوده که شما به این مشکل دامن زده‌اید. سپس استرس خود را به‌دقت مورد بررسی قرار داده و نیازهای خود را با آرامش به کارمند مستقیم‌تان انتقال دهید. به آنها یاری برسانید تا کارهایشان را اولویت‌بندی و رویدادهای مهم کاری را شناسایی کنند، به‌صورت روزانه درخواست گزارش جدید داشته باشید و غیره. حتما از پیشرفت آنها تقدیر به عمل آورید؛ به‌خصوص در ابتدای کار. در نهایت اگر فکر می‌کنید که به حمایت یک مربی از خارج سازمان نیاز دارند، حتما برای آنها مربی بگیرید.
نشانه‌ها گویای همه‌چیز هستند؛ کارها در دقیقه آخر انجام شده، دیر به اتمام می‌رسند یا حتی فراموش می‌شوند. جلسات با تاخیر آغاز شده، ایمیل‌ها بی‌پاسخ می‌مانند یا پاسخ آنها را در زمان‌های عجیبی دریافت می‌کنید؛ مثلا ساعت ۲ نیمه‌شب و همچنین کارمندان‌تان بیشتر توضیح می‌دهند که چرا این کارها انجام نشده‌اند و کمتر اقدامی جهت تکمیل آنها صورت گرفته است.
فرض کنید کارمندی دارید که در مدیریت زمان مشکل دارد. ممکن است برای شما به‌عنوان یک مدیر، دانستن شیوه پرداختن به این مشکل چالش‌برانگیز باشد. از یک سو نیاز دارید که او کارها را به سرانجام برساند و طبیعتا تمایل خواهید داشت که در برابر عدم پیگیری کارها با ناراحتی واکنش نشان دهید یا حتی کارمندتان را مورد انتقاد قرار دهید. از سوی دیگر، خواهان پیشرفت اعضای تیم‌تان هستید. ممکن است افراد بااستعدادی در تیم شما حضور داشته باشند که مطمئن هستید اگر می‌دانستند چگونه از زمان‌شان به بهترین نحو استفاده کنند، پتانسیل این را داشتند که کارمندانی استثنایی باشند.
من به‌عنوان مربی مدیریت زمان، هر روز با افرادی صحبت می‌کنم که در این حیطه مشکل دارند. می‌دانم که مغز آنها چگونه عمل می‌کند و به آنها کمک می‌کنم که به سطح بالاتری از بهره‌وری برسند.
اگر مدیری هستید که نمی‌دانید چگونه باید به آنها کمک کنید، در اینجا چند گام کاربردی وجود دارد که می‌توانید با استفاده از آنها از همین امروز شرایط را بهبود بخشید.
احساسات خود را بپذیرید
اگر مدت‌هاست که مدیر این کارمند هستید، احتمالا طیف گسترده‌ای از احساسات را تجربه کرده‌اید؛ از احساس ناراحتی متوسط گرفته تا احساس خشم و عصبانیت. بسته به میزان شدت مسائل، مخاطرات، شخصیت، انتظارات و میزان اضطراب‌تان، این احساسات متغیر هستند.
قبل از اینکه بازخوردی به کارمندتان بدهید، احساسات خودتان را بپذیرید. تمام افکار و احساسات‌تان را آزادانه یادداشت کنید. اندیشه‌های خام خود را (از طریق ایمیل یا روش‌های دیگر) با همکارتان در میان نگذارید. هدف از تمرینی که در اینجا وجود دارد، این است که شما از وضعیت درونی خود آگاه شوید.
احساسات خود را به‌تنهایی یا با یک فرد معتمد پردازش کرده و صادقانه ارزیابی کنید که چرا ناراحت هستید. آیا به خاطر نداشتن کنترل روی اوضاع است؟ یا به خاطر ترس؟ یا خجالت؟ یا استرس؟
این روند به شما کمک می‌کند پیش از اینکه بازخوردی بدهید، احساسات منفی فروخورده خود را هضم کنید و در نتیجه با تندخویی بیش از حد با کارمند مستقیم‌تان رفتار نکنید. این‌گونه، ضرر رفتار شما بیش از منفعتش نخواهد بود.
سهم خودتان را در این اتفاق ارزیابی کنید
شاید کارمند مستقیم شما عملکرد ضعیفی در مدیریت زمان داشته باشد، اما شما نیز باید بررسی کرده و ببینید آیا خودتان هم مهارت‌های ضعیفی در مدیریت زمان دارید یا خیر و اگر چنین است، چگونه به بروز این مشکل دامن زده‌اید.
اگر کارها را در آخرین لحظه به کارمندان‌تان محول می‌کنید، دستورالعمل واضح به آنها نمی‌دهید، اولویت‌ها را مشخص نمی‌کنید، سیستمی برای پیگیری کارها ندارید یا فراموش‌تان می‌شود که به کارمندان‌تان بازخورد بدهید، بنابراین در بروز این شرایط نقش دارید. اگر از کارمندان‌تان انتظار دارید که پیوسته از طریق ایمیل، چت یا سایر کانال‌های ارتباطی در دسترس شما باشند و در نتیجه آنها نمی‌توانند حد و حدودی برای به اتمام رساندن کارها تعیین کنند، شما نیز تا حدودی مقصر کشمکش‌هایی هستید که آنها با آن مواجه هستند.
با شناسایی این مسائل قبل از ارائه بازخورد، می‌توانید ببینید که در چه موقعیت‌هایی می‌توانستید عملکرد بهتری داشته باشید.
استرس خود را موشکافانه بررسی کنید
چندی پیش در ارتباط با یک پیمانکار خارجی در موقعیتی به‌شدت استرس‌زا قرار گرفته بودم. قراردادی بزرگ در میان بود که آنها باید به سرانجام می‌رساندند و در این امر بسیار تاخیر کرده بودند. یک روز که داشتم به این موضوع فکر می‌کردم، دریافتم که در این قرارداد بزرگ، تنها دو بخش مجزا وجود دارد که بیشترین اهمیت را دارند و به محض اینکه این دو بخش انجام شوند، سطح استرس من به‌طور چشم‌گیری کاهش می‌یابد و بخش‌های دیگر نیز می‌توانند دیرتر به اتمام برسند.
با مشخص‌کردن مهم‌ترین نیازها، احساس استرس من بسیار کمتر شد و توانستم آنچه را که با فوریت بیشتری به آن نیاز داشتم از آنها بخواهم؛ حتی اگر تمام پروژه انجام نمی‌شد.
زمان بگذارید و به این فکر کنید که دقیقا چه مسائلی برای توانایی مدیریت زمان کارمند مستقیم‌تان دردسرساز شده‌اند؛ آیا برای سخنرانی‌ها یا جلسات به‌روزرسانی، موارد مورد نیازتان را در اختیار ندارید؟ آیا از اینکه آنها لحظه آخر از شما می‌خواهند که مطالب را مرور کنید، استرس می‌گیرید؟ آیا وقتی اطلاعات مناسبی در مورد وضعیت فعلی وجود ندارد، مضطرب می‌شوید؟ زمانی که پاسخ این سوالات را بدانید، می‌توانید بحث‌های مربوط به بازخوردهایتان را متمرکز کنید.
نیازهای خود را به آنها بگویید
به محض اینکه فهمیدید چه چیزی اذیت‌تان می‌کند، با طمانینه به کارمندان‌تان اطلاع دهید که چه چیزی را، در چه زمانی و چرا می‌خواهید. همچنین می‌توانید از آنها بپرسید که برای اینکه موفق شوند، چه چیزی از شما می‌خواهند.
گرچه ممکن است وسوسه شوید، اما به خاطر استرسی که در وجود شما ایجاد کرده و مسائل و مشکلاتی که به وجود آورده‌اند، تمام دلسردی‌های خود را بر سر کارمندان خود خالی کنید، اما رویکرد تند و خشن معمولا نتیجه معکوس می‌دهد. عصبانیت شما آنچنان آنها را منقلب خواهد کرد که با مشکل روبه‌رو می‌شوند یا حالت تدافعی به خود گرفته و کارشکنی می‌کنند.
در آغاز کار به آنها کمک کنید
در برخی موقعیت‌ها، فقط ارائه بازخورد در مورد آنچه می‌خواهید یا به آن نیاز دارید، می‌تواند موجب بهبود وضعیت شود؛ اما در سایر موقعیت‌ها، باید برای پیشبرد کارها، تلاش بیشتری بکنید.
برای شروع، در کنار کارمندان مستقیم خود اقدامات زیر را انجام دهید:
- با آنها همکاری کنید تا کارها را اولویت‌بندی کنند.
- در مورد مسیری که باید برگزینید، ایده‌پردازی کنید.
- درباره جزئیات کارهای کوچک‌تر صحبت کنید.
- مراحل مهم را تعیین کنید.
- در جلسات، بخشی از کارها را در کنار آنها انجام دهید.
- آنها را در تیم‌هایی در کنار کارمندان دیگر قرار دهید.
- در مورد برنامه‌ها و کارهایی که به سرانجام رسانده‌اند، به‌صورت روزانه از آنها آپدیت بخواهید.
ساختار دادن به موقعیت، به گونه‌ای که آنها بتوانند پویا باشند و پویایی خود را حفظ کنند، می‌تواند باعث ایجاد تفاوت‌های عظیمی بشود.
از پیشرفت تقدیر کنید
زمانی که تشخیص دادید کارمندان‌تان در مسیر درستی حرکت می‌کنند، از هر قدم آنها تقدیر کنید. شاید نگران باشید که زمانی که هنوز همه کارها را انجام نداده‌اند، اگر به‌سرعت بازخورد مثبت بدهید، آنها کمتر تلاش کنند، اما اغلب خلاف این موضوع صادق است. بازخورد مثبت به ایجاد اعتماد، احساس مثبت و انگیزه کمک می‌کند و می‌تواند آنها را به سمت نتایج بهتر و بهتر سوق دهد.
احتمالا کارمند شما خودش می‌داند که توانایی ضعیفی در مدیریت زمان دارد و شاید در مقایسه با شما خودش احساس بدتری نسبت به این موضوع داشته باشد. زخم زبان زدن به آنها زیان‌بار است؛ معمولا القای احساسات منفی به آنها در مورد کارشان به تاخیرهای بیشتر منجر می‌شود. به خاطر داشته باشید که شما همگی در یک گروه هستید. به جای تخریب آنها، در هر قدم اعتمادبه‌نفس آنها را تقویت کنید.
از حمایت افراد خارج از سازمان بهره ببرید
گاهی اوقات، شما بیش از اندازه به یک موقعیت نزدیک هستید. هر چقدر هم تلاش می‌کنید، در هر حال نمی‌توانید بازخوردی آرام و بی‌طرفانه ارائه دهید. یا اینکه شاید کارمند مستقیم شما نمی‌تواند شرایط را صادقانه برای شما توضیح دهد؛ مثلا اینکه هر روز ساعت‌ها از وقت خود را در تلفن همراه تلف می‌کند یا در خانه برایش اتفاقی افتاده که حواسش را پرت کرده است.
در این مواقع، آشنا کردن کارمندان با منابعی خارج از سازمان مانند دوره‌های مدیریت زمان، مربی داخلی یا مربی خارجی که بتواند در پرورش این مهارت‌ها به آنها کمک کند، می‌تواند سودمند باشد.
اغلب شخصی باتجربه که قبلا بارها به دیگران کمک کرده تا بر این‌گونه چالش‌ها فائق آیند و از لحاظ احساسی فاصله بیشتری با موقعیت دارد، موثرتر از فردی عمل می‌کند که قبلا از این شرایط دلسرد و ناامید شده است.
شما به‌عنوان یک مدیر نمی‌توانید کسی را مجبور کنید که مهارت‌های مدیریت زمان خود را تقویت کند، اما ارتباطات و اعمال شما می‌تواند در توانایی کارمندان مستقیم شما برای مقابله با کشمکش‌هایشان تفاوت چشم‌گیری ایجاد کند و بهره‌وری آنها را افزایش دهد.
