انعطاف‌پذیری در محل کار به خواسته مشترک عده‌ای از افراد تبدیل شده است. زمانی که پاندمی در محیط طبیعی کسب‌وکارها اختلال ایجاد کرد، کارمندان طعم انعطاف‌پذیری در محل کار را چشیدند و بسیاری از آنها نیز آن را به وضعیت قبلی ترجیح دادند. هرچه بیشتر پیش می‌رویم، این کارمندان تمایلی ندارند که پشت میزهایشان بازگردند.
دست‌کم بر اساس یک نظرسنجی که انجمن Future Forum انجام داده، به نظر می‌رسد که کارمندان و کارفرمایان بر سر این موضوع توافق دارند. عنوان این نظرسنجی این بود: «آینده کار کردن آینده‌ای انعطاف‌پذیر، فراگیر و یکپارچه است». آنها دریافتند که درصد کارمندانی که به‌صورت ترکیبی (هیبریدی) کار می‌کنند (یعنی مدلی که در آن بخشی از زمان کار در دفتر کار و بخشی در خانه یا یک مکان سوم سپری می‌شود) از ۴۶ درصد در ماه می سال ۲۰۲۱، به ۵۸ درصد رسیده است.
همچنین، یکی از نتایج این نظرسنجی که ۱۰ هزار کارمند از ایالات متحده، استرالیا، فرانسه، آلمان، ژاپن و انگلیس در آن شرکت کردند، این بود که «۷۲ درصد از کسانی که از میزان انعطاف‌پذیری در محل کار خود ناراضی هستند، اعلام کردند که احتمال دارد سال بعد به‌دنبال کار دیگری بگردند.» سازمان‌ها با استمرار وضعیت موجود، چگونه کارمندان را جذب و چگونه آنها را حفظ می‌کنند؟
انعطاف‌پذیری در محل کار چیست؟
انعطاف‌پذیری در محل کار به محیطی منعطف اشاره دارد که در آن کارمندان می‌توانند برای کار کردن به دفتر کار بروند، در خانه بمانند یا ترکیبی از این دو را انتخاب کنند. البته، همه انواع کارها نمی‌توانند از انعطاف‌پذیری در محل کار بهره ببرند. مثلا پزشکان و پرستاران باید همیشه در بیمارستان حضور داشته باشند، اما حتی در حوزه سلامت نیز، پزشکی و درمان از راه دور در حال پیشرفت است.
برنامه‌ریزی‌های کاری انعطاف‌پذیر نیز واکنشی به میل فزاینده کارمندان به ایجاد تعادل بین کار و زندگی آنهاست. در گذشته، کلید انعطاف‌پذیری در اختیار کارفرمایان بود، اما امروزه انعطاف‌پذیری هر روز اختیار بیشتری به کارمندان می‌دهد، ولی در حقیقت این موضوع می‌تواند به نفع هر دو طرف باشد.
چرا انعطاف‌پذیری در محل کار اهمیت دارد؟
مجله «بازنگری جامعه‌شناختی آمریکا» در مطالعه‌ای، دو گروه از کارمندان حوزه فناوری اطلاعات را بررسی کرد. یکی از این گروه‌ها در محل کاری منعطف کار می‌کردند و گروه دیگر در محیطی کار می‌کردند که در ساعات اداری، یعنی از ساعت ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر، مشغول به کار بودند. کسانی که در محل کار منعطف‌تر کار می‌کردند، افراد شادتری بودند و در مقایسه با گروه کنترل، با اطمینان بیشتری به اهداف خود دست می‌یافتند. بنابراین کارمندان شادتر بازدهی بیشتری دارند.
با فاصله‌گرفتن از اقدامات احتیاطی که توصیه می‌کردند از تجمع حضوری اجتناب کنیم، کارفرمایان متوجه شدند که کارمندان‌شان خواهان ساعات کاری شناورتری هستند؛ شاید حتی خواهان دورکاری هم باشند. بسیاری از کارمندان شغل خود را رها کرده تا تعادل بهتری بین زندگی شخصی و کاری خود ایجاد کنند و اصناف نیز در حال واکنش نشان‌دادن به این مساله‌‌اند که به آن استعفای بزرگ گفته می‌شود. کسب‌وکارها کارمندانی با حقوق بالاتر را جذب کرده‌اند و روزبهروز بیشتر پذیرای مدل کار کردن ترکیبی شده‌اند.
البته این روش دستاوردهایی هم برای کارفرمایان دارد. افراد شادتر نه‌تنها کارآمدتر هستند، بلکه در این صورت سبد استعداد بزرگ‌تری در دسترس کسب‌وکارها قرار خواهد داشت. اما بسیاری از سازمان‌ها نگران این موضوع هستند که در این شرایط شاهد افزایش کارآمدی کارمندان نباشند. آنها تردید دارند که عملکرد تیم‌هایی که از مکان‌های دیگر کار می‌کنند، درست به اندازه کسانی است که به‌صورت حضوری کار می‌کنند.
مزایای محل کار انعطاف‌پذیر
ما در بازار کار فشرده‌ای فعالیت می‌کنیم و کارفرمایان نیز به‌دنبال راه‌هایی برای جذب استعداد هستند. اگر بتوانیم در جایی دورتر از مکان‌های نزدیک به دفتر کار که رفت‌وآمد از آن آسان‌تر است، به‌دنبال استعدادها بگردیم، یعنی استعدادهای بیشتری در دسترس ما خواهد بود، اما با وجود این چطور می‌توان این استعدادها را حفظ کرد؟
بر اساس گزارش وب‌سایت فلکس‌جابز که در وب‌سایت SHRM منتشر شده، ۵۲ درصد از پاسخ‌دهندگان تلاش کرده‌اند که مذاکراتی انجام دهند تا بتوانند زمان کاری شناوری داشته باشند. نکته جالب‌تر این است که ۲۵ درصد از افراد گفته‌اند که در ازای داشتن محل کاری منعطف، حاضرند حقوق‌شان ۱۰ تا ۲۰ درصد کاهش پیدا کند. ۸۰ درصد نیز اعلام کرده‌اند که داشتن محل کار منعطف باعث می‌شود نسبت به کارفرمایان‌شان وفادارتر باشند. این به معنای آن است که کسب‌وکارها در صورت داشتن محیط کاری منعطف، فقط کارمندانی کارآمدتر به دست نمی‌آورند، بلکه احتمال اینکه بتوانند آنها را حفظ کنند نیز بیشتر خواهد بود.
نرم‌افزار چگونه می‌تواند به محیط کاری منعطف کمک کند؟
بدون پیشرفت‌های نرم‌افزاری محیط کاری منعطف ممکن نمی‌شد. قبل از اینکه اینترنت ارتباط را ممکن سازد هم مردم از خانه کار می‌کردند. اما بیشتر این افراد کارمندان مستقل بودند و حتی در آن زمان هم تنها تعداد اندکی از شغل‌ها می‌توانستند از چنین شیوه کاری بهره ببرند. از آن زمان به بعد فناوری این امکان را برای بسیاری از تیم‌های مختلف فراهم کرد تا از هر جایی که می‌خواهند و حتی در هر زمانی که می‌خواهند، کار کنند.
ظهور نرم‌افزارهای مدیریت کار، امکان وجود محیط‌های کاری منعطف را ممکن کرده‌اند و در این امر موفق نیز بوده‌اند. این بدان خاطر است که نرم‌افزارها ابزارهای منعطفی ارائه می‌دهند که موجب پرورش روحیه همکاری، افزایش بازدهی و ردیابی روند کار می‌شوند تا مطمئن شویم همه‌چیز طبق برنامه انجام می‌شود؛ به‌موقع و در چهارچوب بودجه موجود.
ابزارهای لازم برای یک محیط کاری منعطف
اکثر شغل‌ها نیازمند سطحی از مهارت و پشتیبانی هستند. محیط کاری منعطف نیز از این امر مستثنی نیست. برای داشتن محیط کاری منعطف به ابزارهای نرم‌افزاری نیاز داریم که ارتباط تیم‌ها را با یکدیگر ممکن کنند؛ صرف‌نظر از اینکه کجا هستند، چه می‌کنند و چگونه کارشان را انجام می‌دهند.
نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری
بدون داشتن نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری که بتواند ارتباط تیم‌ها را میسر سازد، هیچ انعطافی در محیط کار وجود نخواهد داشت؛ بنابراین هر ابزاری که انتخاب می‌کنید، باید حداقل این قابلیت را داشته باشد.
پلتفرم مشارکتی
داشتن یک ابزار آنلاین فقط نقطه شروع کار است. این ابزار باید ارتباط تیم‌ها را ممکن کند و همچنین روند همکاری و مشارکت را نیز میسر سازد. این به معنای آن است که باید قابلیت چت‌کردن و به اشتراک گذاشتن فایل‌ها در این ابزار موجود باشد. همچنین باید روشی وجود داشته باشد تا اعضای تیم از طریق آن مطلع شوند که فهرست کارهای آنها به‌روز شده یا کسی نام آنها را در کامنت‌ها ذکر کرده است.
اپلیکیشن تلفن همراه
برای داشتن محیط کاری منعطف، آنلاین‌بودن امری بدیهی است، اما برای دستیابی به این هدف به اپلیکیشن تلفن همراه نیز نیاز داریم. تعجب‌آور است که بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نسخه اپلیکیشن تلفن همراه ندارند. تیم‌هایی که در محل کار فعالیت کرده یا سفر می‌کنند، یا کسانی که می‌خواهند در رفت‌وآمدهایشان به پروژه‌هایشان دسترسی داشته باشند، اغلب به اپلیکیشن تلفن همراه نیاز دارند.
برنامه‌ریزی
تابه‌حال بیشتر در مورد ارتباط صحبت کردیم، اما این فقط آغاز راه برای داشتن یک محیط کاری منعطف است. مدیران و تیم‌ها به روشی برای برنامه‌ریزی کارها، واگذاری مسئولیت‌ها، تعیین اولویت‌ها و توصیف اقدامات نیاز دارند.
نظارت و کنترل
مدیران باید بتوانند مراقب کارمندان خود باشند. باید بتوانند از کارهای در جریان و کارهای عقب‌افتاده آگاه شوند، ببینند که پول‌ها کجا هزینه می‌شوند و هر معیار ضروری دیگری را بررسی کنند تا طبق برنامه و مطابق با بودجه‌شان پیش بروند.
مدیریت منابع
مدیریت منابع امری دشوار است و زمانی که اعضای تیم‌تان در مکان‌های گوناگون پراکنده باشند، این کار به‌شدت سخت‌تر می‌شود. آنچه شما به آن نیاز دارید، نرم‌افزاری است که بتواند حجم کار را مشخص کند. اگر اعضای تیم شما کارهای بسیار زیادی داشته باشند، روند کار آهسته پیش می‌رود. در مقابل نیز اگر کارهای بسیار کمی داشته باشند، بازدهی لازم را نخواهید داشت. به همین خاطر است که به ابزاری نیازمندید که بتواند حجم کار را متعادل ساخته و بر آن نظارت کند.
