ما انسان‌ها معمولا در موقعیت‌های سخت و ناخوشایند متزلزل می‌شویم. در این لحظات، روند تفکر ما از فرایندی استراتژیک به روندی برای حفظ بقا تبدیل می‌شود، اما مشکل‌بودن یک کار به معنای این نیست که راه درستی برای انجام آن وجود ندارد.
به‌عنوان مثال، زمانی که یکی از دوستان‌مان رفتار آزاردهنده‌ای دارد، یا سکوت می‌کنیم، یا آن‌قدر نارضایتی‌مان را درون خودمان نگه می‌داریم تا بالاخره به بدترین شکل ممکن آن را بروز دهیم. بدون داشتن استراتژی و همدلی لازم، این مداخله شما می‌تواند به‌سرعت به یک مشاجره تبدیل شود. یا زمانی که می‌خواهید رابطه‌تان را با شخصی تمام کنید، با یک مکالمه ساده صریح و دلسوزانه می‌توانید این کار را انجام دهید، اما معمولا حتی بدون اینکه حرفی بر زبان آورده باشیم، تعاملات بی‌دقتی با یکدیگر می‌کنیم که امیدواریم منظور ما را برسانند.
معمولا زمانی که یک مدیر می‌خواهد یکی از کارمندانش را اخراج کند نیز چنین اتفاقی رخ می‌دهد. بدون شک این کار یکی از سخت‌ترین کارهایی است که یک نفر باید در دنیای کسب‌وکار انجام دهد.
اگر روند اخراج یک کارمند با احتیاط لازم انجام شود، فقط به یک اتفاق تاسف‌بار در مسیر کلی شرکت شما تبدیل می‌شود، اما اگر این فرایند را به شکل نامناسبی پیش ببرید، این قابلیت را دارد که همه افراد درگیر در خود را به ویرانی بکشاند.
چه خوش‌تان بیاید، چه خوش‌تان نیاید، شیوه رفتار شما هنگام خاتمه‌دادن به همکاری با یکی از کارمندان تا حدودی شخصیت شما را تعریف می‌کند. این رفتارها به بخشی از فرهنگ شرکت‌تان تبدیل می‌شوند. همان‌طور که «مری کیت میلر» می‌گوید: «مجموعه‌ای از ارزش‌ها، اهداف، فعالیت‌ها و نگرش‌های مشترکی که یک کسب‌وکار آنها را ترویج داده، فرهنگ شرکت را تعیین می‌کنند. معمولا مدیران یک شرکت فرهنگ آن را تنظیم می‌کنند و بنیان‌گذاران سازمانی در ایجاد احساسی که افراد نسبت به شرکت دارند، کاری که انجام می‌دهند و دیدگاه‌شان در مورد آینده کسب‌وکار نقشی کلیدی دارند. هر سازمانی فرهنگی دارد؛ چه شما عامدانه آن را تعیین کنید، چه نه. ایجاد فرهنگ سازمانی با برنامه قبلی می‌تواند به معنای تفاوت میان یک فرهنگ قدرتمند و سالم سازمانی و یک فرهنگ سمی باشد؛ بنابراین بیایید برای آن برنامه‌ریزی کنیم.
چگونه از یک فرهنگ سمی اجتناب می‌کنید؟ این کار با شیوه مدیریت موقعیت‌هایی آغاز می‌شود که می‌توانند سمی باشند، مانند اخراج کارمندان.
چگونه یک نفر را اخراج کنیم، بدون اینکه به او آسیب بزنیم؟
هر کارمندی یک انسان منحصربه‌فرد است و داشتن برنامه‌ای یکسان که مناسب اخراج همه کارمندان باشد، غیرممکن است. بهترین رویکرد این است که دستورالعمل‌های یکپارچه‌ای برای خاتمه‌دادن به همکاری‌ها داشته باشید و سپس آنها را برای یک موقعیت به‌خصوص تنظیم کنید. چنین کاری شیوه مدبرانه شما برای مدیریت آن موقعیت را نشان داده و تضمین می‌کند که بهترین نتایج ممکن رخ خواهند داد.
از سوی دیگر مدیران بی‌کفایت کلیشه‌های حاضر و آماده‌ای برای انجام این کار دارند. از دیدگاه آنها این روند هرچه فرمایشی‌تر باشد، بهتر است. اما این تعاملات تکراری موجب می‌شود که کارمندان احساس کنند در گذشته و حال افراد بی‌نام‌ونشانی بوده‌اند که شما فقط برای پیشبرد اهداف‌تان به آنها نیاز داشته‌اید.
برای اینکه روند اخراج یک کارمند تا حد ممکن همدلانه و اختصاصی باشد، این مراحل را طی کنید. این گام‌ها به شما کمک می‌کنند که به چالش کشیده نشوید و همچنین موجب می‌شوند که این تجربه واقعی و منحصربه‌فرد باشد.
برنامه داشته باشید
هیچ کارمندی نباید به‌طور ناگهانی اخراج شود. شما باید ابتدا سیاست‌های شرکت‌تان را در ارتباط با اخراج کارمندان مورد بررسی قرار دهید و مطمئن شوید که رویه‌های موجود را می‌فهمید. تصمیماتی که ممکن است لازم باشد در این مرحله اتخاذ کنید، عبارت‌اند از:
- آیا کارمندان اخراج‌شده اجازه دارند بعد از اتمام این جلسه پشت میزشان بازگردند؟
- آیا بعد از اتمام این جلسه دسترسی آنها به سیستم‌های شرکت قطع می‌شود؟
- آیا به آنها حقوق بیمه بیکاری تعلق می‌گیرد؟
- آیا به آنها توصیه‌نامه می‌دهید؟
احتمالا پاسخ دو پرسش اول منفی است، اما در حالت امیدوارانه پاسخ دو پرسش آخر مثبت خواهد بود. در هر صورت، برنامه شما باید هر چیزی را که ممکن است در صحبت بین شما و کارمندتان مطرح شود، پیش‌بینی کند.
جزئیات نهایی که باید از قبل آماده شوند، عبارت‌اند از:
- آنها باید کدام‌یک از اموال شرکت را بازگردانند؟
- تاریخ پایان همکاری با آنها چه زمانی است؟
- نحوه دریافت آخرین حقوق‌شان به چه صورت است؟
شخصا با آنها صحبت کنید
نگرانی شما در رابطه با این گفت‌وگو قابل درک است، اما هرگز نباید چنین پیام حساس و غیرمنتظره‌ای را در ایمیل، نرم‌افزارهای پیام‌رسان یا به‌صورت تلفنی به کارمندان انتقال دهید. در ادامه به چند دلیل برای داشتن مکالمه حضوری اشاره می‌کنیم:
- نشانه احترام شما به کارمند است و شأن آنها را حفظ می‌کند.
- این امکان را به آنها می‌دهد که زبان بدن شما را ببینند و همدلی شما را احساس کنند.
- ارتباط شما را شفاف‌تر کرده و از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند.
- محیطی ایجاد می‌کند که در آن کارمندان می‌توانند راحت‌تر سوال بپرسند.
مکانی مخصوص را برای این کار انتخاب کنید که کارمندان دیگر نتوانند ببینند چه اتفاقی در آنجا می‌افتد. اخراج‌شدن از کار تجربه دردناکی است که نیازمند پردازش ذهنی است؛ بنابراین کارمند شما باید به دور از هر گونه مزاحمت احساس امنیت کند.
زمان‌بندی درستی داشته باشید
هدف شما این است که عوامل غیرمنتظره و ناراحتی را تا حد ممکن کاهش دهید. زمانی که یک کارمند به خاطر مسائل مربوط به حوزه عملکرد خود در حال اخراج است، شما باید در گذشته همراه با خود آنها چندین بار عملکردشان را بررسی کرده باشید تا آنها از مشکلات‌شان آگاه شده و شانسی برای بهبود عملکردشان نیز به آنها داده شده باشد. به همین منوال، هر گونه تخلف در محیط کار نیز باید ثبت شود. اتخاذ چنین رویکرد کنش‌گرایانه‌ای این فرصت صادقانه را به آنها می‌دهد تا شغل‌شان را حفظ کرده و در عین حال راهی پیش پای شما می‌گذارد که آنها را برای احتمال اخراج‌شدن آماده کنید.
در رابطه با زمان‌بندی، هرگز کسی را در روز چهارشنبه یا روز قبل از تعطیلات اخراج نکنید. یک کارمند باید بعد از این اتفاق بتواند به خدمات مشاوره و خدمات حرفه‌ای و سایر منابعی که در روزهای آخر هفته یا تعطیلات بسته هستند، دسترسی داشته باشد. آخرین چیزی که شما در جایگاه یک مدیر می‌خواهید این است که آنها تک‌وتنها در خانه بمانند و از اتفاقی که افتاده، غصه بخورند.
کاری کنید که افراد مناسبی حضور داشته باشند
مهم است که تعداد افراد حاضر در جلسه معقول باشد. اگر تعداد زیادی از افراد حضور داشته باشند، شاید کارمندتان وحشت کند، اما حتما باید یک شاهد عینی در جلسه حضور داشته باشد تا از بروز مشکلات حقوقی احتمالی اجتناب کنید.
معمولا مدیر مستقیم کارمند گفت‌وگو را مدیریت می‌کند. این مدیران با کارمند ارتباط دارند و می‌توانند پیام شما را به شکل مناسبی انتقال دهند.
اصولا شاهد عینی از بخش منابع انسانی در جلسه حاضر می‌شود. نقش او این است که یادداشت بردارد، صورت‌جلسه بنویسد، پشتیبانی کند و به هر سوالی که مدیر جوابی برای آن ندارد، پاسخ دهد. همیشه صراحتا به کارمندتان اطلاع دهید که از جلسه یادداشت برمی‌دارید یا آن را ضبط می‌کنید. اگر چنین فرد حرفه‌ای و باتجربه‌ای در اتاق جلسه حضور داشته باشد، مسئولیت قانونی شما به‌شدت کاهش می‌یابد.
همچنین شاید بخواهید بعد از اتمام جلسه، پرسنل حراست آن فرد را تا کنار درب اتاق همراهی کنند. زمانی که احتمال می‌دهید واکنش غیرمنتظره‌ای بروز کند، این اقدام پیشنهاد می‌شود.
سعی کنید این فرایند ساده و مستقیم باشد
این جلسه جای خوبی برای مباحثات طولانی یا صحبت‌های فی‌البداهه نیست. اگر به مرحله اخراج رسیده‌اید، حتما کارمندتان قبلا فرصت‌های زیادی برای تصحیح عملکرد داشته است. شما باید پیام‌تان را تا حد ممکن به‌طور شفاف و دیپلماتیک به او انتقال دهید. خوب است که در صورت لزوم نمونه‌هایی از مسائل مربوط به عملکرد کارمندتان را در ذهن داشته باشید، اما بهتر است وارد جزئیات نشده و احتمال بروز مشاجره را بالا نبرید.
برای پاسخ‌دادن به سوالاتی که در ادامه می‌آید آماده باشید:
- آخرین حقوقم را چه زمانی دریافت خواهم کرد؟
- تکلیف مرخصی‌های باحقوقم چه می‌شود؟
- مدت بیمه سلامتم تا چه زمانی است؟
- آیا واجد شرایط بیمه بیکاری می‌شوم؟
اگر جواب این سوالات را نمی‌دانید، حتما پیش از شرکت در جلسه اطمینان حاصل کنید که نماینده منابع انسانی می‌تواند از پس پاسخ‌دادن به آنها برآید.
بعدا با اعضای تیم‌تان نیز صحبت کنید
به محض اینکه گردوخاک گفت‌وگویی که با کارمندتان داشتید، فرونشست، گفت‌وگوی مهم دیگری هست که باید در دفتر کار شما انجام شود. سایر اعضای تیم را جمع کنید و به آنها بگویید که چه اتفاقی رخ داده است. از ارائه جزئیات در مورد دلیل اخراج آن کارمند بپرهیزید؛ زیرا اینها مسائلی هستند که باید خصوصی بمانند. در حقیقت در موقعیت‌های این‌چنینی، اعضای تیم‌تان یادشان می‌ماند که شما چگونه برای کارمندان سابق خود احترام قائل می‌شوید.
