همه می‌دانند که بسیاری از شرکت‌ها به‌صورت مخفیانه در روند کار کردن کارمندان خود تجسس می‌کنند.
یکی از مقالات اخیر نیویورک‌تایمزاعلام کرده که از هر ۱۰ شرکت، ۸ شرکت کارمندان‌شان را با نرم‌افزارهای ردیابی رصد می‌کنند. بر اساس مقاله واشنگتن‌پست، از سال ۲۰۱۹ تا ۲۰۲۲، تقاضای جهانی برای ابزارهای نظارت بر کارمندان ۶۵ درصد افزایش پیدا کرده است. ظهور دورکاری روسای شرکت‌ها را بدبین ساخته، به‌طوری که فکر می‌کنند باید بر هر اقدام دیجیتال کارمندان‌شان نظارت داشته باشند.
نرم‌افزارهای بهره‌وری کارمندان، اغلب معیارهای بی‌اهمیتی را اندازه‌گیری می‌کنند؛ مثلا تعداد ایمیل‌هایی که یک کارمند می‌فرستد، جلسات مجازی که در آنها شرکت کرده و زمانی که صرف تایپ‌کردن با کیبورد کامپیوتر می‌کند. این نرم‌‌افزارها کارهایی را که بدون کامپیوتر انجام می‌شود، اندازه‌گیری نمی‌کنند (مثلا زمانی را که صرف فکر کردن، خواندن و نوشتن روی کاغذ می‌شود در نظر نمی‌گیرند) و دستاوردها و نتایج را نیز نمی‌سنجند. حتی مدیران نرم‌افزارهای بهره‌وری نیز این مورد استفاده را برای اپلیکیشن‌های خود تایید نمی‌کنند.
«برایان الیوت»، معاون ارشد اسلک به واشنگتن‌پست گفته است: «سنجش بهره‌وری بر اساس فعالیت‌های سطحی مانند تعداد پیام‌های ارسال‌شده، دید بسیار محدودی از کمک‌هایی که فعالیت‌های یک نفر به سازمان می‌کند، به ما ارائه می‌دهد. این کار نه‌تنها غیرمنطقی، بلکه زیان‌بار است.»
زمانی که کارمندان می‌دانند قانون‌های نرم‌افزار بهره‌وری در حال ارزیابی عملکرد آنهاست، به این سمت تمایل پیدا می‌کنند که ارسال ایمیل و پیام بر کارهای اصلی‌شان ارجحیت داشته باشد. همان‌طور که «لسلی پرلو»، مشاور و استاد دانشگاه، در کتاب خود با عنوان «خوابیدن با تلفن هوشمند» می‌نویسد، این کار به یک «چرخه پاسخگویی» وحشتناک تداوم می‌بخشد. به گفته او این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که کارمندان باید خودشان را با «مطالبات محیط کار هماهنگ کنند (شیوه کار، حتی شیوه زندگی و تعامل با دوستان و خانواده را با آن سازگار سازند) تا بتوانند مطالبات فزاینده کاری را به‌موقع برطرف کنند.»
با اینکه ممکن است مدیران در تصمیم‌گیری برای استفاده از نرم‌افزارهای بهره‌وری در شرکت‌شان نقشی نداشته باشند، اما می‌توانند بررسی کنند و ببینند که آیا سبک مدیریتی آنها چنین پیامی را منتقل می‌کند یا خیر. بدین منظور باید سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
- آیا توقع دارید که ایمیل‌هایتان فورا پاسخ داده شود؟
- آیا دائما از کارمندان‌تان تقاضا می‌کنید که اخبار جدیدی را مربوط به روند پیشرفت کارها در اختیارتان قرار دهند یا پیوسته ایمیل‌هایی برایشان ارسال می‌کنید و در آنها می‌نویسید که «فقط می‌خواستم مطمئن شوم ایمیل قبلی‌ام به دست‌تان رسیده است یا خیر»؟
- آیا ساعات حضور کارمندان را طوری برنامه‌ریزی می‌کنید که با برنامه خودتان هماهنگ باشد و نیازهای کارمندان‌تان را در نظر نمی‌گیرید؟
- آیا جلسات ایده‌پردازی را بدون هیچ دستور جلسه‌ای پیش می‌برید؟
اگر پاسخ‌تان به هر یک از پرسش‌های بالا مثبت است، احتمالا به جای اینکه کارمندان‌تان را به بهره‌وری ترغیب کنید، حواس آنها را پرت می‌کنید. این چهار استراتژی می‌تواند به شما کمک کند که روش‌های خود را تغییر داده و محیط کاری‌ای ایجاد کنید که حواس کارمندان در آن پرت نمی‌شود.
در مورد حواس‌پرتی‌ها گفت‌وگو کنید
مشکل بزرگی که در مورد حواس‌پرتی‌های موجود در محیط کار وجود دارد، این است که کارمندان نمی‌توانند درباره آن حرف بزنند. اگر کارمندان از این بترسند که اظهارنظرهایشان عواقبی در پی داشته باشد، پرسیدن بازخورد آنها در مورد حواس‌پرتی‌ها بی‌فایده خواهد بود.
برای اینکه در جایگاه یک مدیر بتوانید فرهنگی ایجاد کنید که کارمندان در آن بهترین عملکردشان را داشته باشند، باید شرایطی فراهم آورید که روان‌شناسان به آن «امنیت روانی» می‌گویند، یا احساس امنیتی که از دانستن این موضوع ناشی می‌شود که بیان دغدغه‌ها عواقبی برای فرد نخواهد داشت. تنها زمانی کارمندان برای بیان مشکلات محیط کار احساس امنیت می‌کنند که شما توانایی رفع آن مشکلات را داشته باشید. این احتمال وجود دارد که اگر امکان گفت‌وگو در مورد سردرگمی‌ها در محیط کار وجود نداشته باشد، همه نوع اسرار مگوی دیگری نیز وجود خواهد داشت که نمی‌توانید در مورد آنها گفت‌وگو کنید.
برنامه خود را با کارمندان‌تان همگام کنید
بسیاری از مدیران اصلا خبر ندارند که کارمندان‌شان زمان خود را چگونه سپری می‌کنند و بعد زمانی که کارمندان بیش از حد انتظار زمان، صرف انجام کارها و پروژه‌ها می‌کنند، به این فکر می‌افتند که آنها قابلیت یا انگیزه کافی برای انجام کار را ندارند.
اما شاید مساله این نباشد. شاید وقفه‌های پیوسته، جلسات بی‌مورد و ایمیل‌های بی‌پایان (که ممکن است خود شما باعث بعضی از آنها باشید) حواس آنها را پرت کرده باشد.
همگام‌سازی برنامه‌ها با کارمندان می‌توانند به شما کمک کند که درک بهتری از این موضوع به دست آورید که کارمندان‌تان زمان خود را چگونه سپری می‌کنند. این کار را می‌توانید به طرق مختلفی انجام دهید.
یکی از گزینه‌ها این است که از کارمندان‌تان بخواهید تقویمی با محدوده‌های زمانی مشخص مربوط به برنامه‌هایشان را با شما به اشتراک بگذارند؛ مثلا قصد دارند چه زمانی ایمیل‌ها و پیام‌ها را پاسخ دهند، چه زمانی روی کار تمرکز کنند، یا چه زمانی می‌توانند تماس تلفنی یا جلسه داشته باشند. این کار دید خوبی از برنامه روزانه کارمندان به شما ارائه می‌دهد و با استفاده از آن می‌توانید از متوقف‌کردن روند کارها یا ایجاد مزاحمت در ساعات استراحت‌شان اجتناب کرده و اگر لازم بود بخواهید که اولویت کارهایشان را تغییر دهند. همچنین، می‌توانید تقویم‌تان را با کارمندان به اشتراک بگذارید تا بدانند چه زمانی می‌توانند –یا نمی‌توانند– با شما تماس بگیرند.
تاکتیک دیگری برای همگام‌سازی برنامه‌ها این است که از کارمندان بخواهید هر روز زمانی را تعیین کنند که می‌خواهند طی آن هیچ چیزی مزاحم‌شان نشود؛ نه پیامی، نه تماسی، نه ایمیلی، نه جلسه‌ای و نه هیچ مراجعی.
به کار بردن تاکتیک‌های همگام‌سازی برنامه‌ها به شما کمک می‌کند بدون اینکه تک‌تک کارمندان‌تان را زیر نظر بگیرید، درک بهتری از این موضوع داشته باشید که زمان‌شان را چگونه سپری می‌کنند.
بدون دستورجلسه هیچ جلسه‌ای برگزار نکنید
در طول هفته گذشته در چند جلسه شرکت کرده‌اید؟ حالا از خودتان بپرسید که چند مورد از این جلسات فقط وقت تلف‌کردن بود و می‌توانست از طریق یک ایمیل حل‌وفصل شود. بعد به این فکر کنید که چند مورد از این جلسات دستورجلسه داشت و یک نفر آن را سازمان‌دهی می‌کرد. حدس می‌زنم تعداد کمی بوده باشد.
دلیلی وجود داشته که دستورجلسه به وجود آمده است. با اینکه دانش‌آموزان عضو شوراهای دبیرستان‌ها به داشتن دستورجلسه پایبند هستند، اما زمانی که افراد وارد دنیای کسب‌وکار می‌شوند، آن را فراموش می‌کنند.
بسیاری از اوقات افراد جلساتی را برگزار می‌کنند، فقط به این خاطر که نمی‌خواهند مشکلی را خودشان به‌تنهایی حل کنند. همکاری می‌تواند ابزار حل مساله قدرتمندی باشد، اما نباید برای اجتناب از کار دشوار فکر کردن، از جلسه استفاده کنیم.
داشتن دستورجلسه همه افراد را در یک مسیر قرار می‌دهد و با افزودن اندکی زحمت اضافه به کارهای برگزارکننده جلسه، از برگزاری جلسات غیرضروری جلوگیری می‌کند.
سرمشق دیگران باشید
فرهنگ سازمانی مانند آبی که از کوه سرازیر می‌شود، در سراسر شرکت جاری است. کارمندان برای اینکه بدانند چه انتظاری از آنها می‌رود، به مدیران‌شان نگاه می‌کنند. اگر خودتان در جلسات دائما به صفحه تلفن همراه‌تان نگاه کنید یا نیمه‌شب‌ها ایمیل بفرستید، نمی‌توانید از کارمندان‌تان بخواهید که بدون حواس‌پرتی کار کنند.
بنابراین، خودتان نیز زمانی را به کار متمرکز اختصاص دهید. اجازه دهید افراد بدانند که چه زمانی در دسترس هستید و زمانی که دیگران روی کارشان متمرکز شده‌اند یا در حال استراحت هستند، مزاحم‌شان نشوید. مهم‌ترین گام در ایجاد محیط کاری بدون حواس‌پرتی این است که خودتان مایه حواس‌پرتی نباشید.
با اینکه رهبران فکر می‌کنند که اینستاگرام، تیک‌تاک یا نتفلیکس باعث حواس‌پرتی کارمندان می‌شود، اما در حقیقت این احتمال وجود دارد که شیوه کار کردن شما باعث این اتفاق شود. استراتژی‌های بالا (صحبت‌کردن در مورد مشکلات مربوط به حواس‌پرتی، همگام‌سازی برنامه‌ها، کاهش جلسات غیرضروری و بدون دستورجلسه و سرمشق دیگران بودن) می‌تواند به شما کمک کند تا با رسیدگی به دلایل اصلی حواس‌پرتی، موفقیت و بهره‌وری کارمندان‌تان را در محل کار بهبود بخشید.
