وقتی نوبت به بایدها در برقراری ارتباط با ذی‌نفعان می‌رسد، شفافیت، دقت و ارتباطات جزء مولفه‌های کلیدی هستند. علاوه بر این ۳ جزء، شناسایی گروه‌های ذی‌نفع و تعامل با آنها پروژه را در مسیر موفقیت نگه می‌دارد.
اما ذی‌نفعان چه کسانی هستند؟
ذی‌نفعان به افرادی گفته می‌شود که نظرات و اقدامات آنها به طور مستقیم بر نتیجه پروژه و کسبوکار شما تاثیر می‌گذارد. ذی‌نفعان می‌توانند بازه‌ای از کارمندان شرکت تا مشتریانی که برای اولین بار از کسبوکار شما خرید می‌کنند را شامل شوند. درک نحوه برقراری ارتباط با آنها یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در مدیریت یک سازمان یا انجام موفقیت‌آمیز یک پروژه است. گروه‌های زیر بخشی از ذی‌نفعان شرکت شما هستند:
- کارمندان
- مالکان و مدیران عامل
- سهام‌داران
- سرمایه‌گذاران
- تامین‌کنندگان
- شرکا
- اتحادیه‌های کارگری
برقراری ارتباط با ذی‌نفعان یکی از چالش‌های پیش روی هر مدیر پروژه‌ای است. برخی از ذی‌نفعان (برای مثال مدیرعامل‌ها) باید بیش از سایرین در جریان اطلاعات پروژه‌ها باشند، برخی ارتباط از طریق ایمیل را ترجیح می‌دهند و برخی دیگر مایل به شرکت در جلسات حضوری هستند.
مهم‌ترین هدف یک مدیر پروژه در برقراری ارتباط با ذی‌نفعان، درگیر و متعهد نگه داشتن آنها در پروژه و در عین حال صرفه‌جویی در زمان است. با شناخت ذی‌نفعان و درک چگونگی برقراری ارتباط موثر، کارآمد و شفاف، بهتر می‌توان ارتباط برقرار کرد و پیام خود را با شفافیت بیشتری به آنها انتقال داد.
برقراری ارتباط موثر همچنین به ایجاد اعتماد بین شما و گروه‌های ذی‌نفع در پروژه کمک می‌کند و بر هیچکس پوشیده نیست که اعتماد جزء کلیدی در هرگونه ارتباط موثر با دیگران است. ذی‌نفعانی که شما را قابل اعتماد می‌یابند، در فرآیند اشتراک‌گذاری اطلاعات و پیش‌برد پروژه فعال‌تر عمل می‌کنند.
هنگام ساختن برنامه ارتباطی خود، ذی‌نفعان و رابطه خود را با آنها در نظر بگیرید. آیا آنها را می‌شناسید؟ آیا قبلا با آنها کار کرده‌اید؟ اگر قبلا با آنها کار کرده‌اید اما تعامل ضعیفی داشته‌اید، باید پیش از مشارکت دوباره در پروژه، به فکر ایجاد رابطه مجدد با آنها باشید؟ بله، این کار به زمان و تلاش شما نیاز دارد. بهترین مدیران پروژه در سراسر دنیا از ابتدای کار خود روی ایجاد ارتباط در سطوح مختلف سازمان و ذی‌نفعان بالقوه کار کرده‌اند.
اجزای اولیه طرح ارتباطی
اول از همه یک برنامه ارتباطی اولیه تهیه کنید. این برنامه باید شامل عناصر زیر باشد:
- با چه کسی ارتباط برقرار خواهید کرد؟ (به عنوان مثال تیم رهبری)
- چه چیزی در این ارتباط مطرح خواهد شد؟ (به عنوان مثال گزارش وضعیت پروژه)
- این ارتباط در چه بازه زمانی صورت خواهد گرفت؟ (به عنوان مثال ماهانه)
- این ارتباط کجا برقرار خواهد شد؟ (به عنوان مثال در جلسه رهبری)
- چه قالبی برای این ارتباطات در نظر گرفته‌اید؟ (به عنوان مثال ارائه در یک جلسه)
طرح ارتباطی اولیه، یک دید کلی از شرایط ارتباط شما با ذی‌نفعان فراهم می‌کند و با تمرکز بر گروه‌های ذی‌نفع (به عنوان مثال تیم رهبری)، ارتباطات شما موثرتر و کارآمد‌تر خواهد شد. شما می‌توانید ذی‌نفعان خود را به شکل گروهی طبقه‌بندی کنید تا ارتباط، بیشتر تحت کنترل شما باشد و زمان لازم برای صرف ارتباطات را کاهش دهید.
اجزای ثانویه طرح ارتباطی
برنامه ارتباطی ثانویه شما باید شامل اطلاعات بیشتر و دقیق‌تر در مورد ذی‌نفعان و ارتباطات شما با آنها، از جمله دستورالعمل‌هایی برای توزیع اطلاعات در مورد پروژه و نحوه جمع‌آوری اطلاعات از ذی‌نفعان باشد. عناصر زیر را در طرح ارتباطی ثانویه خود لحاظ کنید:
- فهرست همه ذی‌نفعان (اسامی افراد)، مسئولیت آنها در پروژه و اطلاعات تماس (همراه با تفاوت منطقه زمانی در جایی که وجود دارد)
- الزامات اطلاعاتی ذی‌نفعان به شکل گروهی یا فردی
- نحوه توزیع اطلاعات بین ذی‌نفعان از جمله:
- آنچه ابلاغ خواهد شد (به عنوان مثال گزارش وضعیت، بودجه پروژه)
- سررسید ارتباطات
- افرادی که در حال برقراری ارتباط با آنها هستید (به عنوان مثال گروه ذی‌نفعان یا فردی)
- عضوی از تیم که مسئول بخش ارتباط است.
- نحوه توزیع اطلاعات (به عنوان مثال ایمیل، ارائه یا از طریق یک پورتال)
- نحوه جمع‌آوری و گزارش‌دهی اطلاعات، از جمله:
- چه اطلاعاتی از ذی‌نفعان مورد نیاز است (به عنوان مثال اطلاعات مربوط به بودجه یا مهلت اجرای پروژه)
- ذی‌نفع مسئول برای جمع‌آوری و گزارش اطلاعات
- ذی‌نفع مسئول برقراری ارتباط یا اشتراک گذاری اطلاعات
- مهلت اجرای پروژه‌ها
- دستورالعمل‌های جمع‌آوری و توزیع اطلاعات
- چگونگی ذخیره اطلاعات پروژه
- روش‌ها و فناوری‌های ارتباطی مورد تایید
استفاده از طرح‌های ارتباطی ثانویه و دقیق نه تنها برای مدیریت پروژه‌های پیچیده مفید است، بلکه برای مدیریت ذی‌نفعان مختلفی که باید سهم قابل‌توجهی در پروژه داشته باشند یا رویکرد بسیار جزئیات محوری در اجرای پروژه دارند، کارآمد خواهد بود.
برنامه‌های ارتباطی باید به طور منظم به روز شوند. با تغییر و پیشرفت پروژه، جزئیات ارتباط شما باید تغییر کند. همچنین ممکن است ذی‌نفعان جدیدی را طی مسیر شناسایی کنید که نیازمند اتخاذ روشی متفاوت در برقراری ارتباط نسبت به ذی‌نفعان فعلی هستند.
روش‌های برقراری ارتباط با ذی‌نفعان
هنگام برقراری ارتباط با گروه گسترده‌ای از ذی‌نفعان، به ویژه در پروژه‌های پیچیده، باید از راه‌ها یا کانال‌های مختلفی برای برقراری ارتباط استفاده کنید. با پیچیده‌تر شدن هر پروژه، روش‌های برقراری ارتباط با ذی‌نفعان بیشتر خواهد شد. برای پروژه‌های ساده‌تر، ارتباطات از طریق چند جلسه یا از طریق ایمیل کفایت می‌کند.
روش‌ها یا کانال‌های برقراری ارتباط ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- جلسات انفرادی یا مکالمات گاه‌به‌گاه در راهرو برای آن دسته از ذی‌نفعانی که همکار شما هستند.
- جلسات گروهی.
- جلسات با تمام کارکنان.
- برگزاری دورهمی.
- وب سایت یا پورتال داخلی که به طور خاص برای انجام یک پروژه ایجاد شده است.
- ارسال ایمیل.
- خبرنامه‌های پروژه.
- جلسات مجازی.
هر چه روش‌های بیشتری برای برقراری ارتباط در مورد پروژه استفاده شود، تعامل و شدت درگیری ذی‌نفعان با پروژه افزایش می‌یابد. یکی از ایده‌آل‌ترین برنامه‌های ارتباطی، برگزاری یک جلسه حضوری با ذی‌نفعان قبل از شروع پروژه و یک جلسه دیگر در پایان پروژه است. در اولین ارتباط خود با ذی‌نفعان، انواع راه‌هایی را که برای برقراری ارتباط استفاده خواهید کرد مشخص کنید (مانند ایمیل‌های دو هفته‌ای، جلسات ماهانه و…) و از ذی‌نفعان خود بپرسید که آیا راه‌های دیگری را ترجیح می‌دهند یا نه. این امر به ویژه هنگام کار با ذی‌نفعان از کشورهای مختلف یا از راه دور (مجازی) اهمیت دارد.
جمع‌بندی
اگر در اوایل پروژه برای ارتباط با ذی‌نفعان خود برنامه‌ریزی نکنید، ریسک شکست را در پروژه‌های خود به جان می‌خرید. برای برنامه‌ریزی ارتباطات شما باید برای درک ذی‌نفعان خود و نحوه برقراری ارتباط با آنها وقت بگذارید تا بدین وسیله مشارکت آنها را در پروژه افزایش دهید.
هنگام کار با ذی‌نفعان مجازی با زمینه‌های فرهنگی مختلف، درک نیازها و انتظارات ارتباطی آنها برای موفقیت ضروری است. تفاوت‌های فرهنگی می‌توانند تاثیر منفی بر ارتباطات ما داشته باشند. وقت گذاشتن برای ایجاد روابط و درک ذی‌نفعان، باعث بهبود ارتباطات درون سازمانی می‌شود.
از انواع حالت‌های ارتباطی استفاده کنید تا با بیشترین تعداد ذی‌نفعان تعامل داشته باشید، آنها را درگیر نگه دارید و به گونه‌ای ارتباط برقرار کنید که برای آنها مفید باشد.
به عنوان بهترین روش، قبل از شروع رسمی یک پروژه، زمانی را به تدوین برنامه ارتباطی خود اختصاص دهید و راه‌ها و ابزارهای مورد استفاده برای ارتباطات را مشخص کنید. سپس این اطلاعات را با ذی‌نفعان خود به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که نیازهای آنها نیز برآورده می‌شود.
هرچه با ذی‌نفعان خود ارتباط موثرتری برقرار کنید، آنها نسبت به پروژه درگیر‌تر و متعهد‌تر خواهند بود که این امر موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد.
