برانگیختن خلاقیت بین کارکنان شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد اما آن‌قدرها هم آسان نیست. برای ایجاد محیطی که بتواند خلاقیت کارکنان را تحریک کند، تکنیک‌های متنوعی وجود دارد.  یکی از این تکنیک‌ها طوفان فکری (Brainstorm) است که نقش مهمی در افزایش خلاقیت اعضای یک تیم دارد و در یافتن بهترین راه‌حل‌ برای چالش‌هایی که با آن مواجه‌اند به آن‌ها کمک می‌کند.

طوفان فکری، یکی از روش‌های مطرح تولید ایده در راستای حل خلاقانه مسئله است. زمانی که اعضای یک تیم ایده‌های خود را در یک محیط آزاد بیان می‌کنند، ایده‌ها توسط دیگران بهبود می‌یابد و در نهایت بهترین ایده‌ها با هم ترکیب می‌شوند تا بهترین راه‌حل را بسازند. اما برخی اوقات این جلسات آن‌طور که باید پیش نمی‌رود و کمکی به افزایش خلاقیت تیم نمی‌کند.

اقدامات زیادی وجود دارد که مدیران می‌توانند برای بهبود هر چه بیشتر جلسات  طوفان فکری انجام دهند و اعضای تیم خود را به سمت خلاقیت بیشتر، تمرکز بالاتر و ایده‌های بهتر هدایت کنند. نکاتی که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم، برای برگزاری پربازده‌ترین جلسات تیمی به شما کمک می‌کند.

۱- مراقب مدت زمان جلسات باشید

هیچ‌کس جلسات طولانی و طاقت‌فرسا را ​​دوست ندارد و به همین دلیل است که باید جلسات را کوتاه اما موثر برگزار کنید. گاهی کارمندان برخی از بهترین راه‌حل‌های خود را در جلسات قبلی گفته‌اند و گاهی هم بهترین ایده‌ها در همان ابتدای جلسه مطرح می‌شود. همچنین تهیه فهرستی از فعالیت‌ها و تعیین زمانی که پروژه‌ها باید به سرانجام برسند باعث می‌شود همه روی انجام کارهای خود به بهترین روش و البته رعایت ضرب‌الاجل‌ها تمرکز کنند. اگر می‌خواهید برای یک پروژه بسیار بزرگ جلسه طوفان فکری برگزار کنید و می‌ترسید که پرداختن به زوایای مختلف پروژه وقت زیادی از شما بگیرد، می‌توانید آن پروژه را در جلسات مختلف، متعدد و کوتاه بررسی کنید. 

۲- پیشنهادات را ثبت کنید

نباید طوفان فکری را با یک مکالمه گروهی که در آن ایده‌های مطرح شده تا پایان جلسه به دست فراموشی سپرده می‌شوند، اشتباه گرفت. در یک جلسه طوفان فکری همه اعضای تیم باید پیشنهادات خود را یادداشت و ثبت کنند. بهترین راه برای گردآوری همه پیشنهادات در انتهای جلسه، تهیه تابلویی است که همه راه‌حل‌های پیشنهادی را در آن یادداشت کنید.

این تابلو از فراموش کردن ایده‌های ابتدای جلسه نیز جلوگیری می‌کند. سعی کنید آنچه به صورت گفتاری در جلسه مطرح می‌شود را به سرعت به کمک مولفه‌های بصری ثبت و اینگونه از فراموشی ایده‌ها جلوگیری کنید. این کار یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای رسیدن به هدف افزایش خلاقیت تیم است.

۳- جلسه را در محیط‌ متفاوتی برگزار کنید

بودن در یک محیط برای کل روز می‌تواند برای هر کسی خسته‌کننده باشد. پس برای تحریک خلاقیت تیم خود باید از یکنواختی در برگزاری جلسات اجتناب کنید. انتخاب یک مکان جدید، می‌تواند حرکتی شگفت‌انگیز برای برگزاری هرچه بهتر جلسات طوفان فکری آینده باشد. کارمندان پس از ساعت‌ها پشت میز نشینی و زل زدن به لپ‌تاپ یا کامپیوتر مقابلشان، از بودن در یک مکان جدید استقبال خواهند کرد. فرقی نمی‌کند این مکان، یک پارک محلی در کنار دفتر باشد یا یک رستوران آرام و یا یک فضای کار اشتراکی. عوض شدن محیط می‌تواند به طور موثری حال و هوای افراد را بهبود و با ایجاد انگیزه برای به اشتراک‌گذاری ایده‌هایشان، خلاقیت را در تیم افزایش دهد.

۴- برای شرکت‌کنندگان در جلسه، دعوت‌نامه ارسال کنید

پیش از برگزاری جلسات طوفان فکری، افرادی که بهتر است در جلسه باشند را به دقت انتخاب کنید. به یاد داشته باشید که همه کارمندان یک بخش به یک اندازه خوب نیستند و برای جلسات طوفان فکری بهتر است که افراد، متنوع و از بخش‌های مختلف شرکت باشند تا بتوانید به همه زوایای یک موضوع اشراف پیدا کنید.

نکته دیگری که باید در نظر گرفت، تعداد شرکت‌کنندگان در جلسه است. هرچه تعداد اعضا محدود‌تر باشد، بهره‌وری و خلاقیت افزایش پیدا می‌کند. هر چه جلسه شلوغ‌تر باشد، حاشیه‌های جلسه نیز افزایش می‌یابد و از هدف اصلی خود دورتر می‌شوید.

هنگامی که کارمندان برای شرکت در جلسه‌ای دعوت‌نامه دریافت می‌کنند، می‌توانند خود را از قبل برای آن آماده و ایده‌های  خلاقانه و شگفت‌انگیز خود را در روزهای پیش از برگزاری جلسه در ذهن مرور کنند. این آمادگی برای شرکت در جلسه باعث می‌شود افراد با ذهن باز و اعتماد‌به‌نفس بیشتر ظاهر شوند.

۵- از افراد حاضر در جلسه پذیرایی کنید

اگر می‌خواهید نتیجه خارق‌العاده‌ای از جلسه طوفان فکری خود بگیرید، نباید جلسه را در پایان وقت اداری و زمانی که جسم و فکر کارکنان خسته شده برگزار کنید. برای طرح ایده‌های خلاقانه، مغز ما نیاز به انرژی و گلوکز دارد. بهتر است در جلسات طوفان فکری برای تامین سوخت مغز اعضای جلسه، با تنقلات از آن‌ها پذیرایی کنید.

ساعت‌ها کار کردن می‌تواند بر خلاقیت افراد تاثیر منفی بگذارد. بنابراین تنقلات و نوشیدنی‌هایی مانند چای، قهوه یا آبمیوه می‌تواند خستگی را از ذهن و جسم افراد حاضر در جلسه دور کند. با این کار نه‌ تنها کارکنانی پرانرژی‌تر دارید؛ بلکه باعث ایجاد یک اتمسفر مثبت در فضای جلسه می‌شوید. لازم نیست حتما هزینه هنگفتی بابت پذیرایی بپردازید؛ حتی یک شکلات و یک فنجان قهوه گرم هم می‌تواند فضای جلسه را صمیمانه، گرم و سرشار از انرژی کند.

کلام آخر

با استفاده از تکنیک‌هایی که در بالا به آن اشاره کردیم می‌توانید جلسات طوفان فکری خود را به شیوه بهتری برگزار کنید، باعث بروز خلاقیت و بهره‌وری بیشتر در اعضای سازمان خود شوید، چالش‌های پیش روی خود را راحت‌تر پشت سر بگذارید و از بهترین ایده‌ها برای حل و مدیریت مسائل استفاده کنید.