چالش‌های اولیه مانند ساخت محصولی مناسب، جلب رضایت و ارائه تجربه موفق برای مشتریان، استخدام استعدادهای مناسب و تعیین استراتژی بازار اهمیت بسیار زیادی در آینده کسب‌وکار شما دارد پس باید توجه ویژه‌ای به نحوه عبور از این چالش‌ها داشته باشید. اما اغلب اوقات کارآفرینانی که در تلاشند تا کسب‌وکارهای خود را توسعه دهند، درگیر مشکلات بیشتری در طول راه می‌شوند. یکی از مهم‌ترین مشکلات، مربوط به کاغذ‌بازی‌هاست.

اگر شما یک کسب‌وکار فروش هستید، مشتریان زیادی دارید و سعی می‌کنید ماه به ماه رشد زیادی داشته باشید، بستن قرارداد‌های جدید آن‌ هم در بستری مانند سرویس‌های نرم‌افزاری ^[۱] B2B، مهم‌ترین اقدامی است که می‌توانید انجام دهید. امضا شدن قراردادها، هدف نهایی هر کسب‌وکاری است اما متاسفانه فرایندهای عقد یک قرارداد، حوزه‌ای است که کسب‌وکارها اغلب تجربه‌های بدی در آن دارند.

داده‌های بررسی شده نشان می‌دهد که ۸۳ درصد مردم از فرایند قراردادهای کسب‌وکار خود ناراضی هستند. از آن جا که ۸۰ درصد از درآمد معاملات B2B ناشی از همین قراردادهاست، نباید بگذارید قراردادها باعث شوند تیم فروش شما کندتر عمل کند بلکه باید این فرآیند وسیله‌ای برای رسیدن به هدف و پیشرفت باشد.

در ادامه به بررسی ۵ نکته که به کسب‌وکارهای بزرگ کمک کرده تا قراردادهای خود را پلی برای رسیدن به اهداف‌شان قرار دهند، می‌پردازیم.

۱- دیجیتال شدن همه فرآیندها

منظور ما از کاغذبازی، در واقع استفاده از کاغذ نیست. آیا هنوز اسناد جدید خود را پرینت، امضا و اسکن می‌کنید؟ آیا فکر می‌کنید این فرایند که به دهه ۸۰ میلادی برمی‌گردد برای کسب‌وکار فناورانه و پیشرفته شما مناسب است؟

سعی نکنید با تکنیک‌های قدیمی، قراردادهای بزرگ را با مشتریان جدید خود امضا کنید و بدانید که اگر هنوز هم همه کارها را به صورت دستی انجام می‌دهید، کارکنان بخش فروش‌تان شانس زیادی برای جذب مشتریان جدید ندارند. نرم‌افزار‌های مدیریت قرارداد زیادی وجود دارد و کافی است یکی از آن‌ها را که در دسترس و مناسب با نیازهای شماست انتخاب کنید. صرف نظر از سرعت و کارایی این نرم‌افزارها در عقد قراردادها، انواع مزایای امنیتی، امکان جستجو و… وجود دارد که با ابزارهای ابری مدیریت قرارداد ارائه می‌شود.

۲- قراردادها را در برنامه‌های ثبت اطلاعات خود ادغام کنید

دیجیتال شدن قراردادها به کاهش پیچیدگی‌ کاغذ بازی‌ها کمک می‌کند، اما تنها در صورتی که تیم فروش شما هم از این قراردادهای دیجیتال استقبال کنند. گاهی‌اوقات استفاده از یک فناوری جدید با شکست مواجه می‌شود، زیرا کارکنان از راه‌حل جدید استقبال نمی‌کنند و ترجیح می‌دهند از ابزارهایی که برایشان آشناست استفاده کنند.

برای جلوگیری از شکست پروژه دیجیتال کردن فرآیند‌ها، به یاد داشته باشید که اگر تیم شما نمی‌خواهد پلتفرمی را جایگزین پلتفرم آشنا و مورد علاقه خود کند، آنها را مجبور به این‌کار نکنید. اگر تیم فروش شما به کار با برنامه مشخصی عادت کرده است، راه‌حلی پیدا کنید که برنامه‌های جدید خود را با آن ادغام کند. اگر قراردادها به صورت یکپارچه در یک برنامه ثبت اطلاعات قرار بگیرند، فرصت بهتری برای بهینه‌سازی آنها خواهید داشت.

۳- متن قراردادها را مختصر نگه‌دارید

یکی از راه‌های سرعت بخشیدن به روند فروش، کوتاه کردن اسناد قانونی است. مختصر شدن قراردادها به این معنا نیست که شما می‌توانید هر بخشی از قرارداد را به دلخواه حذف کنید. بسیاری از بندها و مقررات قانونی در متن قرارداد لازم‌الذکر است. اما اگر شرایط خود را ساده‌تر، مفهومی‌تر و با اختصار بیان کنید، به طور طبیعی مشتریان احتمالی سرعت بیشتری در تصمیم‌گیری آن هم در بازه زمانی مناسب برای هر دو طرف خواهند داشت. این امر در مورد قراردادهای کاری و همچنین قراردادهای فروش صدق می‌کند.

۴- از قالب‌های شخصی خود برای تنظیم یک قرارداد استفاده کنید

کنترل قراردادهایی که با استفاده از الگوهای شخصی شما تنظیم و مورد مذاکره قرار می‌گیرند، بسیار آسان‌تر و سریع‌تر از قرارداد‌هایی است که دیگران تنظیم کرده‌اند. مدیریت “قراردادهای شخص ثالث” به دلیل سیستم‌ها و فرایندهای متفاوتی که طرف دیگر قرارداد از آن استفاده می‌کند، پیچیده‌تر و دشوارتر خواهد بود.

اگر تجارت شما بر مبنای حجم بالایی از قراردادهای فروش استوار است، پس احتمالا تنظیم آن‌ها در قالب شخصی کسب‌وکارتان نباید دشوار باشد. اگر تنظیم قرارداد کاملا تحت کنترل شما باشد، حذف اصطکاک و رشد، آسان‌تر خواهد بود. اگر ابزار مناسبی را برای تنظیم قرارداد خود انتخاب کنید، مزیت کلیدی دیگری نیز وجود دارد و آن‌هم چیزی نیست جز پیگیری داده‌ها که در ادامه به آن می‌پردازیم.

۵- پیگیری و استفاده ازداده‌ها

به عنوان یک استارتاپ، بدون شک، شما جلساتی را برای بررسی آمار تولید و نرخ درآمد خود، تشکیل خواهید داد. در کنار این جلسات، مطمئن شوید که داده‌های مربوط به قراردادها را نیز پیگیری کنید. مهلت امضای قراردادها چقدر است؟ آیا شرایط تجاری شما قابل مذاکره است؟ کدام بندها بیشترین بازخورد را جذب کرده است؟ مشتریان معمولا با چه نرخی بر سر قیمت مذاکره می‌کنند؟ چگونه می‌توانید تنگناهای احتمالی را رفع کنید؟ ممکن است ظرفیت کسب‌وکار شما آنقدر زیاد نباشد که به همه این داده‌ها در حال حاضر نیاز داشته باشید، اما زمانی که به آن ظرفیت برسید، آرزو می‌کنید که کاش می‌توانستید داده‌های جزئی را در اسناد خود داشته باشید.

پس از ذخیره داده‌ها و به منظور بهینه‌سازی قرارداد‌ها، مطمئن شوید که از اطلاعات مفید آن‌ها استفاده می‌کنید. مانند هر چیز دیگری در فروش، شهود و احساسات ممکن است برای مدتی کار کند، اما وقتی می‌توانید آزمون و خطا را حذف کرده و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید، نباید بر شهود خود تکیه کنید. این بررسی داده‌ها باید یک فرایند مداوم باشد. همواره روی اطلاعات قراردادهای خود نظارت داشته باشید و در برابر ایجاد تغییرات لازم روی کاغذ از خود انعطاف نشان دهید.

کلام آخر

با حل مشکل کاغذبازی‌ها و قرارداد‌هایتان، می‌توانید توجه خود را به صدها چالش دیگر معطوف کنید که برای دستیابی به رشد سریع باید رفع شوند. قراردادها بخش غیرقابل حذفی از کسب‌وکارها هستند؛ پس باید مطمئن شوید که وسیله‌ای برای پیشرفت کسب‌وکارهای شما باشد، نه علت عقب‌گردتان.

^[۱]  Business to Business Software as a Service